工程项目档案信息化建设的措施与保障分析

工程项目档案信息化建设的措施与保障分析

发表时间：2019-07-19T15:14:45.170Z 来源：《基层建设》2019年第12期作者：方建玲

[导读] 摘要：近几年来，在工程建设中文件归档的质量已经取得了不断提高，档案的内在质量也不断提升，这与档案的信息化建设是密切相关的，只有将档案建设立足于全过程，多方面，才可以推动其建设水平的提高。

云霄县城镇建设档案室福建漳州 363300

摘要：近几年来，在工程建设中文件归档的质量已经取得了不断提高，档案的内在质量也不断提升，这与档案的信息化建设是密切相关的，只有将档案建设立足于全过程，多方面，才可以推动其建设水平的提高。

关键词：工程项目；档案；信息化建设；措施

1将工程档案进行信息化管理具有重要意义

在如今信息化的时代，评价一个施工企业的现代化管理能力的标准就是企业档案信息化管理的质量，推动企业档案管理朝着信息化方向发展有利于规范施工企业的管理，进而推动企业管理质量的提升。此之外，随着现代工程的不断发展，在工程施工过程中所运用的先进设备和技术也变得越来越多，同时也愈加的专业化和科技化，如果施工设备出现了故障，需要相关部门进行维修，这时候就需要档案资料来给相关的维修人员进行参考。其次，企业实现档案信息化管理也可以推动施工企业能够朝着良好的方向发展。如今的新形势下，做好档案的信息化管理，可以推动档案资源的相关开发，培育高素质高科技的人才，组建一支新队伍。

2如今档案管理工作面临的现状

从整体结构方面分析，我国的工程档案管理工作仍然处于发展中阶段，相关的管理机制并不完善，主要存在一些问题：第一，相关的工作人员没有及时记录档案，这就造成了一些施工过程或者是活动，缺少记录，没有一些真凭实据。第二，档案交接的手续并不完善，在档案交接的过程中，相关的管理工作并没有做好，这就造成了一些原始记录内容或者是资料并不完整，工程技术也残缺不全，这对于今后施工参考是十分不利的。第三，没有对档案进行科学分类，这一工作没有做好是不利于工作人员利用或者是查找档案的。第四，企业没有安排专门人员来管理档案，这就造成了档案资料的分类标准并不统一，存放也不够确切，甚至会出现档案遗失或者是损坏的情况。第五，没有科学的保存档案，这很容易造成档案资料的严重受损，进而对档案使用的期限和效果造成影响。第六，在档案管理工作中，归档以前的过程没有严格的要求，归档以后档案的利用率也不高。

3项目工程档案信息化建设措施

3.1对档案信息化的制度进行完善

为了保证项目工程能够顺利进行，相关的企业部门应当注意做好档案管理工作，而要将档案的信息化建设好，就需要有关部门制定完善的管理制度。通过制定完善制度来约束工作人员，使其可以充分认识到档案建设具有的重要作用。所以，为了使档案信息化的建设得到保证，制定出完善的法律制度是最根本的途径，同时也是参建单位和业主进行档案管理的重要依据。

3.2对档案进行数字化建设分析

第一，要构建软件平台。各个企业可以利用大监理，小业主的管理方式，对档案实行现代化管理，业主，设计，施工和监理部门，可以充分的使用局域网将档案信息化的网络平台建立出来，进而使其管理效率提高。第二，要建设软件平台。公司采用 J2EE 架构的档案管理信息平台，建立一个覆盖集团化企业总部及下属各级单位、各级单位间互联互通、能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台。实现系统内集中统一的档案业务平台，使得各单位档案业务规范、数据格式统一、信息展示统一，系统内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到安全控制、档案利用方式更加简单方便。第三，保证档案数字化工作的顺利进行。数字化工作的主要内容就是建设档案目录的数据库以及电子全文，这也是信息资源建设的一项基本工作，选择数据库技术展开现有非数字化内容的记录。随后，将其转成结构化、共享的数字化目录数据库的过程。

3.3培育出一大批高素质高水平的档案管理人才

对于档案信息化管理方面，为了提高其管理质量，就需要一大批人才的鼎力支持，相关等部分企业应当对于培育青年精英给予高度重视，对于档案馆里的一些干部职位要进行合理分配，在对其进行培训的过程中，应当依照按需培训的原则，帮助那些青年人员可以很快的进入本职工作，达到信息时代的发展要求，在具体的工作过程中树立创新意识，使档案的机密得到保证，将一些有价值有潜力的档案资源挖掘出来，推动档案管理朝着高效化，规范化，现代化以及信息化的方向发展。

3.4要做好档案安全的建设工作

档案的信息安全主要包含了文件，储存环境以及网络安全。相关的管理部门应当把档案安全当做日常工作的内容，把安全工作和自身岗位的责任连接在一起，开展安全责任制。除此之外，相关的工作人员还要将紧急应对的措施制定出来，防止一些突发情况的出现，尽可能的降低档案信息的损失。对于信息网络相关的部门可以使用物理隔离，安装一些正版的防护软件，专人运维管理或者是水印管理等方法，签订信息安全相关的保密协议，对于网络系统要进行定期检查，把信息朝着安全方向引导，进而推动档案朝着信息化方向持续发展。

3.5要将制度能够充分落实到位

在管理档案的工作中，将相关的制度落实到位是重要的基础和前提，同时为了保证制度的有效性，相关的部门应当落实监督管理工作，对档案进行科学有效的管理，可以促进其管理水平的不断提升。工程项目的档案管理涉及的内容比较多，比如设计，施工，业主和监理等，这都和建设单位的联系十分密切。而档案管理部门所要做的工作就是，把文件进行信息分类，归档时间以及技术标准制定出来，进而使档案的全面性，准确性和系统性得到保证。除此之外，相关的部门还应当让，工作人员在项目工程中充分的认识到档案管理以及档案制度具有的重要作用，对工作人员的分工进行优化，保证每个工作人员能够做好本职工作。把制度管理落实到位有利于促进档案的信息化管理，作出科学决策，进而达到相关标准的要求。

3.6做好档案的利用服务工作

在档案工作中，对档案进行资源开发也是一项重要内容，工作人员应当重视企业发展以及工程建设，进而提高档案的利用率。所以在档案管理工作中，利用档案也是十分重要的，发挥着不可替代的作用。使用档案信息管理的系统，可以开放案卷级文件的目录信息，之后再通过相关的批准流程，对档案的电子文件加以利用。以此同时，要将档案终端相关的利用服务开发出来，这可以在一定程度上提高档案