紫晶文档一体化管理系统_
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紫晶文档一体化管理系统
二、升级到ver2011版本
1、查看自己紫晶的版本。在紫晶登录界面右上角查看。如下图
登录界面右上 角查看版本
2、升级补丁。将“补丁标准版（ver2011）”文件夹中的所有文件 复制粘贴到D:\Program Files\紫晶档案\thams\bin\下，选择全 部替换。升级对原有数据不造成影响。
2、案卷检索。根据档号信息，输入关键字进行查询。如：要查询永 久2011年的档案盒，可以输入“永久2011”查询。
3、文件检索。根据归档文件的文件编号、责任者、题名等信息来进 入数据查询。（方式同上）
4、数据的统计。查询出数据后，界面左上角会统计查询出来的数据 盒数和件数。
八、城乡统筹
1、城乡统筹档案模块的作用：
a、新建一个文件夹（如D盘下新建）。 b、点击“案卷（盒）选择”，选择需要导出的数据。一般以档号 作为查询关键字，如：需要导出2012年的城乡统筹档案，可以
关键字选 择“档号”
运算符选 择“类似”
检索
条件值在两个%之间 输入“2012统筹文书”
点击红色 箭头按钮
c、点击“数据转出”，转出目录选择为a中新建的文件夹。
1、进入“人工归档”，输入档号，点击回车键
。
档号格式：全宗号-保管期限年度-盒号
例如：010-永久2012-0001
2、归档。
a、收/发文直接进行归档。
未归档收/发 文库切换
未归档收文库
选择需要 归档的收文
归档按钮
取消归档
点击保存
五、档案著录
b、其它归档文件的手工著录。点击“归档文件目录”，进入盒内 文件录入界面，点击“添加”，输入每件文件的重要信息（包括： 文件编号、责任者、题名、文件日期、页数、保管期限），点击 保存。
点击备份
九、数据备份
b、数据还原。关闭紫晶，将备份文件夹中的thamssig文件夹复制 粘贴到D:\Program Files\紫晶档案\ 下，选择全部替换，可以还 原数据。 2、备份数据的保存方式。
a、存放于移动硬盘 b、刻入光盘
十、数据交换
进入“数据交换/网上发布”下的“数据交换”功能。 1、数据转出
3、全文挂接（同收/发文全文挂接）
4、件号修改与顺序调整。如下图进行调整，调整完成后保存。
选中需要调 整位置的文件
选择向上或者 向下调整位置
点击修改件号，输 入本盒的最好件号 （如：本盒件号是 5-11，那么输入5）
五、档案著录
5、归档文件目录打印。依次点击“归档文件目录”、“目录打印”、 “打印”。
八、城乡统筹
4、汇集。首先将要汇集的盒查询出来，然后如下图进行操作。
选中包含城乡 统筹文件的档号
选择城乡 统筹文件
点击汇集按钮，逐条
该年度城乡统筹文件 汇集或者汇全集部完汇成集的文件，
全部汇集完成后，点
可以通过右边框上
击“当前汇集卷入库”，
的功能键进行位置
结束汇集
调整和删除操作
八、城乡统筹
5、城乡统筹专题目录打印。选择需要打印的档号（ctrl+鼠标左键可 多选），点击“打印”按钮，出现下图所示界面
பைடு நூலகம்
三、登录及保管期限设置
1、系统默认帐号为：
用户编号：root
口 令：12345678
2、保管期限设置。
进入“系统”下的“库参数设置”
,
选中“保管期限”卡片，点击“添加”，输入保管期限。
点击“确定”。
四、公文管理
1、收/发文年度设置。著录哪一年的收发文，年度就设置成哪一年，例如， 2012年著录2011年的收/发文，年度就设置成2011年。
选择需要打印 的报表名称
选择打印范围
打印
6、归档文件目录中，由于题名或者责任者过长导致打印不完整的， 可以在上述界面中选择“归档文件目录（行数自增）”打印。
九、数据备份
1、数据备份和还原的操作。 a、数据备份。进入“系统管理”下的“系统硬盘备份”，可以对 现有紫晶数据进行备份操作。
选择D盘
生成的备份 文件夹名称
文件夹内选择当前文件对应的全文文件（多个全文使用ctrl+鼠标 左键选择），选择完成后点击“选中退出”。 3、全文级别。全文挂接完成后必须在“全文级别”一栏中选择级别， 否则无法保存。
七、编目检索
1、收发文检索。根据输入的收/发文目录信息，输入关键字进行查 询。如：要查询2012年成都市档案局发的文件，可以输入“2011 成都市档案局”查询。
十、数据交换
2、数据转入。
点击“数据转入”，双击选中存放转入数据的文件夹，确定。
注意事项：
a、如果提示头文件读取失败
，那么说明你
没有正确的选择文件夹路径或者你转出的数据不完整。只需要重
新选择路径或者重新数据转出一次。
b、如果提示有档号重复 实，然后删掉重复的档号，再进行数据转入。
，请认真核
十一、数据信息修改
六、全文
1、全文入库 a、存放路径。 D:\Program Files\紫晶档案\thamssig\data\。 b、管理格式。在data文件夹下新建文件夹，并以年度进行命名。 将全文文件按年度分别复制粘贴到不同年度的文件夹中。
2、全文挂接 将对应的目录和全文进行挂接。点击“全文挂接”，在data
2、收/发文著录。 a、直接从党政网上接收数据。进入党政网“公文交换箱”，选择已
收/发文，选择需要接收的收/发文，点击鼠标右键，选择“从 档案网上接收：收文/发文”
b、手工著录。进入“收文管理/发文管理”，输入收/发文重要信息 （包括：来文单位、来/发文字号、题目、文件日期、页数），点击保存。
五、档案著录
1、收发文修改。 进入收文管理/发文管理，通过“检索”，
找到需要修改的收/发文，直接进行信息修改， 修改完成后点击保存即可。 2、归档文件修改。
进入“人工归档”，输入需要修改的文件 所在的档号。调出该盒，对相应信息修改，修 改完成后保存。
十二、结束
谢谢大家！
将已归档文件中，属于城乡统筹的档案选取出来，然后另行 单独的进行组盒归档，不需要改变实体档案的存放位置。
2、进入“系统”下的“城乡统筹档案”，点击“新档号”，输入城
乡统筹档号并确认
。城乡统筹档号格式：
全宗号-年度统筹文书-盒号 例如：010-2012统筹文书-0001 3、汇集方式。 a、汇集方式一（案卷级）。可同时对盒和件进行汇集（推荐） b、汇集方式二（文件级）。以件进行汇集
二、升级到ver2011版本
1、查看自己紫晶的版本。在紫晶登录界面右上角查看。如下图
登录界面右上 角查看版本
2、升级补丁。将“补丁标准版（ver2011）”文件夹中的所有文件 复制粘贴到D:\Program Files\紫晶档案\thams\bin\下，选择全 部替换。升级对原有数据不造成影响。
2、案卷检索。根据档号信息，输入关键字进行查询。如：要查询永 久2011年的档案盒，可以输入“永久2011”查询。
3、文件检索。根据归档文件的文件编号、责任者、题名等信息来进 入数据查询。（方式同上）
4、数据的统计。查询出数据后，界面左上角会统计查询出来的数据 盒数和件数。
八、城乡统筹
1、城乡统筹档案模块的作用：
a、新建一个文件夹（如D盘下新建）。 b、点击“案卷（盒）选择”，选择需要导出的数据。一般以档号 作为查询关键字，如：需要导出2012年的城乡统筹档案，可以
关键字选 择“档号”
运算符选 择“类似”
检索
条件值在两个%之间 输入“2012统筹文书”
点击红色 箭头按钮
c、点击“数据转出”，转出目录选择为a中新建的文件夹。
1、进入“人工归档”，输入档号，点击回车键
。
档号格式：全宗号-保管期限年度-盒号
例如：010-永久2012-0001
2、归档。
a、收/发文直接进行归档。
未归档收/发 文库切换
未归档收文库
选择需要 归档的收文
归档按钮
取消归档
点击保存
五、档案著录
b、其它归档文件的手工著录。点击“归档文件目录”，进入盒内 文件录入界面，点击“添加”，输入每件文件的重要信息（包括： 文件编号、责任者、题名、文件日期、页数、保管期限），点击 保存。
点击备份
九、数据备份
b、数据还原。关闭紫晶，将备份文件夹中的thamssig文件夹复制 粘贴到D:\Program Files\紫晶档案\ 下，选择全部替换，可以还 原数据。 2、备份数据的保存方式。
a、存放于移动硬盘 b、刻入光盘
十、数据交换
进入“数据交换/网上发布”下的“数据交换”功能。 1、数据转出
3、全文挂接（同收/发文全文挂接）
4、件号修改与顺序调整。如下图进行调整，调整完成后保存。
选中需要调 整位置的文件
选择向上或者 向下调整位置
点击修改件号，输 入本盒的最好件号 （如：本盒件号是 5-11，那么输入5）
五、档案著录
5、归档文件目录打印。依次点击“归档文件目录”、“目录打印”、 “打印”。
八、城乡统筹
4、汇集。首先将要汇集的盒查询出来，然后如下图进行操作。
选中包含城乡 统筹文件的档号
选择城乡 统筹文件
点击汇集按钮，逐条
该年度城乡统筹文件 汇集或者汇全集部完汇成集的文件，
全部汇集完成后，点
可以通过右边框上
击“当前汇集卷入库”，
的功能键进行位置
结束汇集
调整和删除操作
八、城乡统筹
5、城乡统筹专题目录打印。选择需要打印的档号（ctrl+鼠标左键可 多选），点击“打印”按钮，出现下图所示界面
பைடு நூலகம்
三、登录及保管期限设置
1、系统默认帐号为：
用户编号：root
口 令：12345678
2、保管期限设置。
进入“系统”下的“库参数设置”
,
选中“保管期限”卡片，点击“添加”，输入保管期限。
点击“确定”。
四、公文管理
1、收/发文年度设置。著录哪一年的收发文，年度就设置成哪一年，例如， 2012年著录2011年的收/发文，年度就设置成2011年。
选择需要打印 的报表名称
选择打印范围
打印
6、归档文件目录中，由于题名或者责任者过长导致打印不完整的， 可以在上述界面中选择“归档文件目录（行数自增）”打印。
九、数据备份
1、数据备份和还原的操作。 a、数据备份。进入“系统管理”下的“系统硬盘备份”，可以对 现有紫晶数据进行备份操作。
选择D盘
生成的备份 文件夹名称
文件夹内选择当前文件对应的全文文件（多个全文使用ctrl+鼠标 左键选择），选择完成后点击“选中退出”。 3、全文级别。全文挂接完成后必须在“全文级别”一栏中选择级别， 否则无法保存。
七、编目检索
1、收发文检索。根据输入的收/发文目录信息，输入关键字进行查 询。如：要查询2012年成都市档案局发的文件，可以输入“2011 成都市档案局”查询。
十、数据交换
2、数据转入。
点击“数据转入”，双击选中存放转入数据的文件夹，确定。
注意事项：
a、如果提示头文件读取失败
，那么说明你
没有正确的选择文件夹路径或者你转出的数据不完整。只需要重
新选择路径或者重新数据转出一次。
b、如果提示有档号重复 实，然后删掉重复的档号，再进行数据转入。
，请认真核
十一、数据信息修改
六、全文
1、全文入库 a、存放路径。 D:\Program Files\紫晶档案\thamssig\data\。 b、管理格式。在data文件夹下新建文件夹，并以年度进行命名。 将全文文件按年度分别复制粘贴到不同年度的文件夹中。
2、全文挂接 将对应的目录和全文进行挂接。点击“全文挂接”，在data
2、收/发文著录。 a、直接从党政网上接收数据。进入党政网“公文交换箱”，选择已
收/发文，选择需要接收的收/发文，点击鼠标右键，选择“从 档案网上接收：收文/发文”
b、手工著录。进入“收文管理/发文管理”，输入收/发文重要信息 （包括：来文单位、来/发文字号、题目、文件日期、页数），点击保存。
五、档案著录
1、收发文修改。 进入收文管理/发文管理，通过“检索”，
找到需要修改的收/发文，直接进行信息修改， 修改完成后点击保存即可。 2、归档文件修改。
进入“人工归档”，输入需要修改的文件 所在的档号。调出该盒，对相应信息修改，修 改完成后保存。
十二、结束
谢谢大家！
将已归档文件中，属于城乡统筹的档案选取出来，然后另行 单独的进行组盒归档，不需要改变实体档案的存放位置。
2、进入“系统”下的“城乡统筹档案”，点击“新档号”，输入城
乡统筹档号并确认
。城乡统筹档号格式：
全宗号-年度统筹文书-盒号 例如：010-2012统筹文书-0001 3、汇集方式。 a、汇集方式一（案卷级）。可同时对盒和件进行汇集（推荐） b、汇集方式二（文件级）。以件进行汇集