文件的管理制度

1 目的

对与安全生产标准化有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本，保存相关的安全管理记录，以证明本公司职业健康安全管理处于受控状态。

2 适用范围

适用于本公司安全标准化管理体系有关文件的控制。

3 引用标准和相关文件参考文件

《机械制造企业安全生产标准化规范》（AQ7009-2013）

4 职责

4.1 安全生产标准化管理手册由安环部负责组织编写，由总经理审批。

4.2 程序文件由安环部负责组织编写，由安全总监审核，总经理批准。

4.3 各职能部门负责组织编写与职能有关的作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格，由各职能部门负责人审核，由总经理审批。

4.4 附件文件由各部门相关人员负责编制，由部门负责人或其指定人员负责审批。

4.5 行政人事部负责文件分发回收管理、文件正本的保管和维持《文件一览表》的最新状态。

4.6 各部门负责本部门与安全生产标准化系统有关的文件的收集、整理和归档。

5 内容和要求

5.1 文件分类及保管

5.1.1 公司安全标准化管理体系文件分为五种，其结构和文件类别如下：

a）一级文件管理手册；

b）二级文件程序文件；

c）三级文件①管理制度、作业指导书、操作规程等；

②技术图纸等；

③技术类文件，包括标准、工艺参数等；

d）附件文件表格、报告和记录等；

e）外来文件标准、上级文件、法律法规等。

5.1.2 管理手册、程序文件、三级文件①管理制度、作业指导书、操作规程、检验规范等，由人事行政部保管。

5.1.3 三级文件②技术图纸；③技术类文件，包括技术图纸、标准、工艺参数等，由人事行政部保管。

5.1.4 各种附件、记录、表格由各相应部门自行保管。

5.1.5 公司级行政管理类文件，如各种行政管理制度，外来的管理性文件包括政策、法规等文件由相应职能部门负责管理。

5.2 文件的编号与编写

AQ-YDSP-1.3-007

文件顺序号

文件的要素编号

企业代码

安全文件

5.3 文件的编写、审批

文件发放前应得到批准，以确保文件是适宜的；

5.3.1 安全标准化管理手册由安全部负责组织编写，由总经理审批。

5.3.2 程序文件由安全部负责组织编写，由安全总监审核，总经理批准。

5.3.3 三级文件由各职能部门编写，由部门负责人审核，总经理批准。

5.4 文件的受控情况

5.4.1文损文件需交回，由文件管理部门负责销毁。

5.5.4 为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文件管理部门应按文件类别建立《文件一览表》，并在制定、变更文件时，更新为最新内容。

5.5.5 文件管理部门应在每份纸质的受控文件上加盖红色“受控”章后分发。使用部门应在《文件发放/回收记录表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文件管理部门在《文件发放/回收记录表》上签收过时无效的文件。

5.6 文件的保存、作废与销毁

5.6.1 与安全标准化体系有关的纸质文件都必须分类存放在清洁、通风、干燥、安全的室内。并将其电子档上传于公共系统中。

5.6.2 各部门文件应指定专人保管，不准私自外借。

5.6.3 任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索。

5.6.4 所有失效或作废文件由文件管理部门及时从所有发放或使用场所收回，并将公共系统中的电子文档删掉，确保防止作废文件的非预期使用。

5.6.5 原版的手册作废后仍由品管部保存，保存期为三年。

5.6.6 失效或作废文件若不需加以保存时，由文件管理部门统一回收后，根据文件是否具有机密性，立即销毁或盖“作废”章或于文件正文上用圆珠笔或钢笔画大“×”表示作废后再作回收利用纸张。

5.7 文件的更改

5.7.1 当现行的文件有内容变更的需求，或文件需要废止时，由提议人填写《文件变更申请单》，提出变更理由、文件项次编号、建议变更内容等，由权责部门审批签字后，转文件管理部门处理。

5.7.2 文件每次修改均应更改修订号，当修订号超过“9”后，如需再次对文件进行修改则需同时更改版本号；当安全标准化体系文件进行大幅度修改时，为方便管理，可以统一修订版本/修订号。文件更改并经批准后，原文件作废，换发新版本/修订号文件。

5.7.3 文件变更后，需回收并作废旧版文件，并发放新版文件。同时，于公共系统中删减旧版文件，再上传新版文件。

5.8 文件的借阅

5.8.1 临时需借阅受控文件资料的人员，经文件管理部门负责人同意后方可借阅，借阅时填写《文件借阅登记表》，借阅者应在预定的归还日期归还所借的文件资料。如借阅电子档文件，由借阅人提出申请，经审批后开设查看文件权限，在使用完后再取消其查看权限。

5.8.2 原版文件一律不外借，以防止原版文件丢失和损坏。

4.9 外来文件的控制

5.9.1 安全部负责收集、识别相关的国际、国家、行业标准的最新版本，以及客户提供的技术标准和检验标准；其它部门收集各自相关的法律、法规、标准等外来文件并识别其适用性。按本文4.5管理、分发。

5.9.2 外来文件需登记《外来文件接收记录表》，对适合本公司的外来文件建立《文件一览表》，盖“外来文件”章，按本文5.5管理、分发。

5.9.3 当外来文件需要转换成内部文件时应按《文件编号与编写格式规定》的规定进行控制。

5.9.3 外来文件的保存、作废与销毁、发放等，参照5.4、5.5、5.6进行。

5.10 各部门结合平时使用情况进行适时评审。必要时按4.7进行更改。

5.11 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。