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(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字； 二、要注意标点符号要正确。
2020/3/3
15
10. 使用正确的标点符号-错在哪里
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的，你知道吗？
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字； 二、要注意标点符号要正确。
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
2020/3/3
3
为什么需要电子邮件礼仪？
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： • 专业特性：
– 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的 形象，“我很专业！”
– 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的 唯一方法。
• 效率: – 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间
• 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook – 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”， 因为用另一软件打开它们可能导致文本不对齐 – 发给公司外部的邮件，避免使用上述不兼容的格式
2020/3/3
27
17. 附件-1
• 在邮件的正文中要提及所加附件的名称 – 杀毒软件可能删除带病毒的附件
• 主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮 件时，要根据邮件内容修改主题。 – 以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件
2020/3/3
10
6. 主题不是正文
• 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话 – 以下是不恰当的邮件主题
2020/3/3
11
7. 称呼
• 邮件要有称呼 • 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人
• 特别注意，当你使用别人的邮箱时，要写上发 件人(你自己)的姓名，避免收件人误会。
2020/3/3
23
14. 日期和时间格式
• 避免：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日 呢)
• 美国、台湾：2011年9月5日 • 英国、香港：2011年5月9日
• 避免：5/6’11, 5/6’11, 5/6’2011
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜 • 在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中
的“发送附件：”，不要出现“发送附件：XXXX”
2020/3/3
8
不要使用“万金油”邮件主题
• 主题的含义要具体且有意义
– 以下的主题不够具体，不方便收件人理解
2020/3/3
9
5. 回复邮件时注意：主题与内容相符
电子邮件礼仪
（Rev. 20130108)
大纲
13 电子邮件礼仪的目的 2 电子邮件的收件人和主题 3 电子邮件的内容、结尾、附件 4 电子邮件的回复、转发
2020/3/3
2
你会很惊讶地发现在当今这 个时代，一些管理者仍然没有意 识到电子邮件的交流是多么重要， 许多管理者不及时地回复电子邮 件或根本不回复，或者回复邮件 的时候并不是回答那些问到的问 题。非常专业地处理电子邮件会 使你成为一个更好的管理者，会 使你的公司很有竞争力。
2020/3/3
5
2. 收件人、抄送和密送注意事项
• 出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经 理），出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理
• 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 – 思考：内部讨论定价问题被客户知道了
• 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人， 以节省大家的时间
“会议时间：2/6, 11:00-12:00am” – 2月6日 还是 6月2日？ – 是半夜还是上午？(有时候与美国客户开会，中国是晚上， 对方正好是白天)
2020/3/3
25
15. 语气
• 使用“请求”的语气以示尊重，不要用“命令” 的语气。
请各事业部将XX表于明天报上来，谢谢。 不好 （你认为很客气？，其实存在着严重官僚）
• 除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用 群发邮件
• 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主 管负责传达(这是部门主管的责任)
• 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这 样，你出错的机会就多一次。
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送
2020/3/3
• 严肃性 – 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务 规范性
本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应
百度文库
用，必使您获益良多
2020/3/3
4
1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
• 收件人(To List) – 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
– 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。
Alice Liu Sales Engineer Marketing and Sales Department Shenzhen Deren Electronic Co., Ltd. Address: Deren Ind. Park, No.9, Road 33, Guangming Street, Guangming District, Shenzhen, GuangDong, China, 518107 Tel: +86-755-3326 0000 ext 8016, Fax: +86-755-3326 0333, Mobile: +86-13912345678 Email: Alice.liu@deren.com.cn
请各事业部将XX表于明天发给我，谢谢。 好
附件是XXX文件，请查收！ 不好 （除了“你好！”“谢谢！”再不要用感叹号）
附件是XXX文件，请查收，谢谢！ 好
2020/3/3
26
16. 字体、颜色、缩进
• 商务邮件具有其严肃性 – 不要采用不同的字体，除非很必要 – 不要使用不同的颜色，除非你想用不同的颜色强调 某些东西
2020/3/3
17
英文邮件中的标点符号
Punctuation
– Period (.), comma (,), colon (:), semicolon (;), question mark (?), exclamation mark (!): no space before, one space after (Exception: no space after if followed by the ending parenthesis.)
• 抄送( CC List) – 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管 都要了解你做的事
• 密送（BCC List) – 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知
道
• 思考： – 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管 已经审核过了，而实际上你的主管并不知情
2020/3/3
16
10. 使用正确的标点符号-正确的标点
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下是修改后正确的标点符号，你知道吗？
(1) 会议时间：9:00~10:00 (2) 日期：2011.7.12 2.3.1 2.3.2 一. 要注意不要出现错别字； 二. 要注意标点符号要正确。
• 当收件人为多人时，称呼可用：
– 各位： – 各位领导： – 各位同事： – Dear all,(如为英文邮件，要用逗号)
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12
8. 邮件正文
• 正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。 • 按逻辑顺序安排邮件内容
– 首先：开门见山，点明问题 – 其次：细节描述，背景说明 – 接着：提供支持性材料或附件 – 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后 • 6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，时因法） – 清楚表达你的观点 – 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 • 注意 – 邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中
• 有的人甚至用一个感叹号还觉得不够，还用三 个！！！，这是非常强烈的咆哮。
2020/3/3
19
12. 结尾
• Best Regards. • 祝 工作顺利，身体健康！ • 注意：
– 尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾，这显得不严 肃。如：
2020/3/3
20
13. 落款签名
• 让别人知道您是谁或如何找到您
• 虽然表明是2011年，却不清楚是5月6日还是6月5日
• 避免：5/6, 6/5
• 您谁能说清这是哪一天？
• 正确的写法：2011年4月7日，2011-03-25
• 或用英文：April 21st, 2011
2011、3、25
2020/3/3
2011.3.25 24
日期和时间格式
• 时间格式 – 12小时格式: 上午9:00，下午 2:00；9:00am， 2:00pm – 24小时格式: 9:00，14:00; – 注意：12:00am指午夜；12:00pm指中午， – 所以不要写：
• 不建议使用密送 BCC有可能看不到TO&CC的人，BCC的回复有可能
让TO&CC的人看到 • 回复邮件时注意
– 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单， – 不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”
2020/3/3
6
3. 禁止使用“群发邮件”
• 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡 见不鲜
• 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对 方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更 不要按自己的喜欢来写)
– 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青 菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛
2020/3/3
14
10. 使用正确的标点符号
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的，你知道吗？
– 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室 电话、传真、手机(紧急时别人可以联系你)、电子邮 件地址。对外联系的人员，也可以加上公司地址。例 如：
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21
13. 落款签名
• 发到国外的邮件
– 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公 室电话、传真、手机、电子邮件地址、公司地址。
7
4. 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义
– 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、
“Re”、“Fw”等，你要适当删除，保留最多两个。这样 的例子就没有意义，如：
2020/3/3
18
11. 特别注意不要使用感叹号
感叹号：主要用在感叹句的句末，表示强烈的感情。感叹句 是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、 愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感叹号。
《百度百科》
• 除了“您好！”、“谢谢！”之外，都不要使用 感叹号。
• 在书面沟通和电子邮件沟通中，使用感叹号就表 示拍桌子、大声吼叫、挥舞拳头、用中指指人
Parentheses
– No space on either side of the text within the parentheses, one space on either side before and after. (Exception: no space after the ending parenthesis if followed by a punctuation.)
2020/3/3
13
9. 避免错别字
• 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个 团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万 上千万订单的损失
• 如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如 果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语 法检查
2020/3/3
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13. 落款签名
思考：
– 你发给对方一个邮件，但没有署名。对方收到时， 不知道是谁发的邮件，还要去猜“这是谁啊”
– 对方收到你的邮件，你却没有留联系电话，对方 想打电话给你，还要去翻通讯录，多麻烦啊。甚 至还没有你的通讯录
• 落款位置
– 电子化邮件，落款签名直接居左对齐，不必靠右
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10. 使用正确的标点符号-错在哪里
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的，你知道吗？
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (2)、日期：2011、7、12 2.3.1. 2.3.2. 一、要注意不要出现错别字； 二、要注意标点符号要正确。
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
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为什么需要电子邮件礼仪？
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： • 专业特性：
– 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的 形象，“我很专业！”
– 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的 唯一方法。
• 效率: – 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间
• 电子邮件软件可能互不兼容，例如Notes 和 Outlook – 例如“删除线”，在另一邮件系统中可能不显示 – 在邮件中不要使用“缩进式”和“制表符(Tab)”， 因为用另一软件打开它们可能导致文本不对齐 – 发给公司外部的邮件，避免使用上述不兼容的格式
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17. 附件-1
• 在邮件的正文中要提及所加附件的名称 – 杀毒软件可能删除带病毒的附件
• 主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮 件时，要根据邮件内容修改主题。 – 以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件
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6. 主题不是正文
• 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话 – 以下是不恰当的邮件主题
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7. 称呼
• 邮件要有称呼 • 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人
• 特别注意，当你使用别人的邮箱时，要写上发 件人(你自己)的姓名，避免收件人误会。
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14. 日期和时间格式
• 避免：09/05/11, 09-05-11 (究竟是哪年哪月哪日 呢)
• 美国、台湾：2011年9月5日 • 英国、香港：2011年5月9日
• 避免：5/6’11, 5/6’11, 5/6’2011
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜 • 在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中
的“发送附件：”，不要出现“发送附件：XXXX”
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不要使用“万金油”邮件主题
• 主题的含义要具体且有意义
– 以下的主题不够具体，不方便收件人理解
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5. 回复邮件时注意：主题与内容相符
电子邮件礼仪
（Rev. 20130108)
大纲
13 电子邮件礼仪的目的 2 电子邮件的收件人和主题 3 电子邮件的内容、结尾、附件 4 电子邮件的回复、转发
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你会很惊讶地发现在当今这 个时代，一些管理者仍然没有意 识到电子邮件的交流是多么重要， 许多管理者不及时地回复电子邮 件或根本不回复，或者回复邮件 的时候并不是回答那些问到的问 题。非常专业地处理电子邮件会 使你成为一个更好的管理者，会 使你的公司很有竞争力。
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2. 收件人、抄送和密送注意事项
• 出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经 理），出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理
• 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 – 思考：内部讨论定价问题被客户知道了
• 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人， 以节省大家的时间
“会议时间：2/6, 11:00-12:00am” – 2月6日 还是 6月2日？ – 是半夜还是上午？(有时候与美国客户开会，中国是晚上， 对方正好是白天)
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15. 语气
• 使用“请求”的语气以示尊重，不要用“命令” 的语气。
请各事业部将XX表于明天报上来，谢谢。 不好 （你认为很客气？，其实存在着严重官僚）
• 除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用 群发邮件
• 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主 管负责传达(这是部门主管的责任)
• 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这 样，你出错的机会就多一次。
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送
2020/3/3
• 严肃性 – 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务 规范性
本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应
百度文库
用，必使您获益良多
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1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
• 收件人(To List) – 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
– 注意：电话、手机前加86，且书写要正确。
Alice Liu Sales Engineer Marketing and Sales Department Shenzhen Deren Electronic Co., Ltd. Address: Deren Ind. Park, No.9, Road 33, Guangming Street, Guangming District, Shenzhen, GuangDong, China, 518107 Tel: +86-755-3326 0000 ext 8016, Fax: +86-755-3326 0333, Mobile: +86-13912345678 Email: Alice.liu@deren.com.cn
请各事业部将XX表于明天发给我，谢谢。 好
附件是XXX文件，请查收！ 不好 （除了“你好！”“谢谢！”再不要用感叹号）
附件是XXX文件，请查收，谢谢！ 好
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16. 字体、颜色、缩进
• 商务邮件具有其严肃性 – 不要采用不同的字体，除非很必要 – 不要使用不同的颜色，除非你想用不同的颜色强调 某些东西
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英文邮件中的标点符号
Punctuation
– Period (.), comma (,), colon (:), semicolon (;), question mark (?), exclamation mark (!): no space before, one space after (Exception: no space after if followed by the ending parenthesis.)
• 抄送( CC List) – 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管 都要了解你做的事
• 密送（BCC List) – 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知
道
• 思考： – 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管 已经审核过了，而实际上你的主管并不知情
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10. 使用正确的标点符号-正确的标点
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下是修改后正确的标点符号，你知道吗？
(1) 会议时间：9:00~10:00 (2) 日期：2011.7.12 2.3.1 2.3.2 一. 要注意不要出现错别字； 二. 要注意标点符号要正确。
• 当收件人为多人时，称呼可用：
– 各位： – 各位领导： – 各位同事： – Dear all,(如为英文邮件，要用逗号)
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8. 邮件正文
• 正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。 • 按逻辑顺序安排邮件内容
– 首先：开门见山，点明问题 – 其次：细节描述，背景说明 – 接着：提供支持性材料或附件 – 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后 • 6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，时因法） – 清楚表达你的观点 – 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 • 注意 – 邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中
• 有的人甚至用一个感叹号还觉得不够，还用三 个！！！，这是非常强烈的咆哮。
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12. 结尾
• Best Regards. • 祝 工作顺利，身体健康！ • 注意：
– 尽量不要用花花绿绿的各种图案做结尾，这显得不严 肃。如：
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13. 落款签名
• 让别人知道您是谁或如何找到您
• 虽然表明是2011年，却不清楚是5月6日还是6月5日
• 避免：5/6, 6/5
• 您谁能说清这是哪一天？
• 正确的写法：2011年4月7日，2011-03-25
• 或用英文：April 21st, 2011
2011、3、25
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2011.3.25 24
日期和时间格式
• 时间格式 – 12小时格式: 上午9:00，下午 2:00；9:00am， 2:00pm – 24小时格式: 9:00，14:00; – 注意：12:00am指午夜；12:00pm指中午， – 所以不要写：
• 不建议使用密送 BCC有可能看不到TO&CC的人，BCC的回复有可能
让TO&CC的人看到 • 回复邮件时注意
– 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单， – 不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”
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3. 禁止使用“群发邮件”
• 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡 见不鲜
• 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对 方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是错的”，更 不要按自己的喜欢来写)
– 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青 菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛
2020/3/3
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10. 使用正确的标点符号
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。以 下的标点符号是不正确的，你知道吗？
– 包括: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公室 电话、传真、手机(紧急时别人可以联系你)、电子邮 件地址。对外联系的人员，也可以加上公司地址。例 如：
2020/3/3
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13. 落款签名
• 发到国外的邮件
– 用英语写: 您的姓名、职称或职务、部门、公司、办公 室电话、传真、手机、电子邮件地址、公司地址。
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4. 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义
– 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、
“Re”、“Fw”等，你要适当删除，保留最多两个。这样 的例子就没有意义，如：
2020/3/3
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11. 特别注意不要使用感叹号
感叹号：主要用在感叹句的句末，表示强烈的感情。感叹句 是以抒发感情为主的句子，它所抒发的感情有赞颂、喜悦、 愤怒、叹息、惊讶、伤悼等，句末都要用感叹号。
《百度百科》
• 除了“您好！”、“谢谢！”之外，都不要使用 感叹号。
• 在书面沟通和电子邮件沟通中，使用感叹号就表 示拍桌子、大声吼叫、挥舞拳头、用中指指人
Parentheses
– No space on either side of the text within the parentheses, one space on either side before and after. (Exception: no space after the ending parenthesis if followed by a punctuation.)
2020/3/3
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9. 避免错别字
• 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个 团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万 上千万订单的损失
• 如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如 果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语 法检查
2020/3/3
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13. 落款签名
思考：
– 你发给对方一个邮件，但没有署名。对方收到时， 不知道是谁发的邮件，还要去猜“这是谁啊”
– 对方收到你的邮件，你却没有留联系电话，对方 想打电话给你，还要去翻通讯录，多麻烦啊。甚 至还没有你的通讯录
• 落款位置
– 电子化邮件，落款签名直接居左对齐，不必靠右