商务电子邮件撰写礼仪.ppt.pptx
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《电子邮件礼仪》PPT课件
6.釐清建議或意見 若要表達對某一事情的看法,可先簡要地描述事情緣起,再陳述自己的意見；若是想引發行動, 則應針對事情可能的發展提出看法與建議.有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚,收信對象可 能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見,因而造成不必要的誤解或行動.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器 因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自 己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷 到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別 在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道 回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見 面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非 自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性 電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼 續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相 關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件 在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹 慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過 著自己正常而理性的生活.
商务E-mail写作PPT课件
第34企业文化概述第一章第34第二章第三章第四章第五章第六章常用的回复句式yourlettermarch23rd?根据您3月23日的来信yourphonecalltoday?根据您今天的来电thanksyouyourletterperyourrequest?yourrequest根据您的要求perourconversation?接着我们上次的谈话followup?第一章第二章第三章第四章第五章第六章第35企业文化概述第一章第35第二章第三章第四章第五章第六章常用的回复句式agreeingrequests接受对方要求amhonored我很荣幸??givingbadnews传达坏消息unfortunatelyamafraid恐怕??enclosingdocuments加附件amenclosing?随信附上??pleasefindenclosed请参见附件pleasefindattachment请参见附件attachedenclosedenclosedyoufind请参见附件第一章第二章第三章第四章第五章第六章第36企业文化概述第一章第36第二章第三章第四章第五章第六章常用的回复句式showinggratitudedelight表示高兴感谢weweredelightedlearnabout?我们非常高兴地获知weverymuchappreciate?我们非常感谢urgingrequesting催促和要求earlyconfirmationappointmentwouldmuchappreciated如能尽早确认我将不胜感谢promptreplaywouldhighlyappreciated如能及时回复将非常感谢hopeyoucangiveyourimmediateattentionso希望您能尽快关注此事以便我们??pleaseletmeknowwhattimewouldconvenient请告知我们您什么时候方便youwould?如果您??我将非常感谢couldyoupossibly?您能否??attachedenclosedenclosedyoufind请参见附件第一章第二章第三章第四章第五章第六章第37企业文化概述第一章第37第二章第三章第四章第五章第六章常用的回复句式apologizing道歉myapologiestrulyregretanyinconveniencetroublemaycauseyou非常抱歉给
邮件礼仪PPT课件
隐私保护与数据安全
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
电子邮件往来的礼仪要求.pptx
• 2. 不要来，
签名档应进行简化。过于正式的签名档会让与对 方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档 ，灵活调用。
• 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁 体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正 文字体小一些。
六、回复邮件的技巧
项目三
司法秘书工作交往礼仪
任务七 工作联络礼仪 知识点 电子邮件往来的礼仪要求
一、邮件主题写作的礼仪要求
• 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信 笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字 概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的 轻重缓急，分别处理。
➢ 一定不要空白标题，这是最失礼的。 ➢ 标题要简短，不宜冗长。 ➢ 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于
三、撰写正文的礼仪要求
• 2. 注意Email的论述语气
➢ 根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系；邮件是对 内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述， 以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句 要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别 人意见的评论必须谨慎而客观。
三、撰写正文的礼仪要求
• 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个 附件时
• 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一 个文件
• 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方 式，以免影响使用
• 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文 件分别发送。
五、结尾签名的礼仪要求
• 每封邮件在结尾可以使用签名，这样对方可以清 楚的知道发件人信息。
• 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 • 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进
签名档应进行简化。过于正式的签名档会让与对 方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档 ，灵活调用。
• 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁 体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正 文字体小一些。
六、回复邮件的技巧
项目三
司法秘书工作交往礼仪
任务七 工作联络礼仪 知识点 电子邮件往来的礼仪要求
一、邮件主题写作的礼仪要求
• 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信 笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字 概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的 轻重缓急，分别处理。
➢ 一定不要空白标题，这是最失礼的。 ➢ 标题要简短，不宜冗长。 ➢ 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于
三、撰写正文的礼仪要求
• 2. 注意Email的论述语气
➢ 根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系；邮件是对 内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述， 以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句 要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别 人意见的评论必须谨慎而客观。
三、撰写正文的礼仪要求
• 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个 附件时
• 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一 个文件
• 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方 式，以免影响使用
• 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文 件分别发送。
五、结尾签名的礼仪要求
• 每封邮件在结尾可以使用签名，这样对方可以清 楚的知道发件人信息。
• 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 • 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进
《电子邮件礼仪》PPT课件
3.考量他人電腦的容量 為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有 系統的限制。有太大的附件也請記得可刪除時要刪除.
5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存 儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久 被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱 所撰寫的字句，以免他日落人把柄。
電子郵件禮儀
課 程 大 綱
一、電子郵件 • 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 • 回覆電子郵件的禮儀與規範
一、電子郵件 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範
（一）慎重選擇發信對象 1.確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低 傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將 信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最 低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃 圾」。
5.將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回覆自己的意見 在回覆某一特定信函之前，請先閱讀所有已回覆該信的內容，也許你原定的回覆 內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重 複大家已覺厭煩的意見。
6.切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者 若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯期盼他人會立即回覆你的信件 發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要 對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.情緒高漲時避免立即回覆訊息 人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電 子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語 溝通時並不會冒犯他人，例如有人以「三字經」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫 入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時， 此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
商务礼仪之发邮件 ppt课件
PPT课件
17
三、关于正文
6、合理提示重要信息 • 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、
加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点， 影响阅度。
PPT课件
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三、关于正文
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 • 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯
• 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开 方式，以免影响使用
• 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，
PPT课件
23
语言的选择和 汉字编码
PPT课件
24
五、语言的选择和汉字编码
1、只在必要的时候才使用英文邮件 • 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻
炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该 使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地 区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编 码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成 为乱码天书。
• 称呼是第一行顶格写
PPT课件
9
二、关于称呼与问候
2、Email开头结尾最好要有问候语
• 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好” 或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
• 结尾常写Best Regards，中文写“祝您顺利”之
类，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非
常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”
PPT课件
5
一、关于主题
• 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不 通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检 查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之 又慎。
PPT课件
6
关于称呼与问候
商务邮件礼仪ppt课件
3
1、关于主题-电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.
一定不要出现空白标题，这是最失礼的。
2.
标题要简短，不宜冗长，不要只有打开浏览页面时，才能显示完你的标题。
最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动
7
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
不要随意使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
8
Business Email （商务邮件）不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合， 比如现在－:) 。
6
3、正文-关乎成败的主干部分
1
Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，首先应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最 好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，得拉到最后看才知道你是 谁。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email开头结尾最好要有问候语
2.1最简单的开头是写一个“HI”，中文可写“你好” 或者“您好”，开头问候语是在称呼换行空两格写。 2.2结尾常见的写个Best Regards，中文可写“祝您顺 利” ，若对方是尊长应使用“此致敬礼”。注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝” 和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格， 而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 2.3俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是 好的，这样即便邮件内容中有些地方不妥，对方也 能平静的看待 。
1、关于主题-电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.
一定不要出现空白标题，这是最失礼的。
2.
标题要简短，不宜冗长，不要只有打开浏览页面时，才能显示完你的标题。
最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动
7
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
不要随意使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
8
Business Email （商务邮件）不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合， 比如现在－:) 。
6
3、正文-关乎成败的主干部分
1
Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，首先应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最 好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，得拉到最后看才知道你是 谁。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email开头结尾最好要有问候语
2.1最简单的开头是写一个“HI”，中文可写“你好” 或者“您好”，开头问候语是在称呼换行空两格写。 2.2结尾常见的写个Best Regards，中文可写“祝您顺 利” ，若对方是尊长应使用“此致敬礼”。注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝” 和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格， 而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 2.3俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是 好的，这样即便邮件内容中有些地方不妥，对方也 能平静的看待 。
商务信函礼仪课件.pptx
第五章 商务信函礼仪
2020/12/2
0
第一节 商务信函
一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明
2020/12/2
1
二、商务信函的内容
一封信写得是否完整， 建议用五个“Ｗ”来检验：
“Who，What，Where， When 及Why(包括How)”
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。
为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629785，或电话联系0755-83632248，联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍 2、富士高性能断路器介绍 3、富士新型马达保护断路器介绍 4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍 5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司 协会：深圳市自动化学会 支持媒体：《变频器世界》杂志社 2004年3月12日
2020/12/2
7
五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速
2020/12/2
8
你知道书信的折叠礼仪吗？
2020/12/2
9
第二节 商务信函分类
一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信
2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信
2020/12/2
0
第一节 商务信函
一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明
2020/12/2
1
二、商务信函的内容
一封信写得是否完整， 建议用五个“Ｗ”来检验：
“Who，What，Where， When 及Why(包括How)”
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。
为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629785，或电话联系0755-83632248，联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍 2、富士高性能断路器介绍 3、富士新型马达保护断路器介绍 4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍 5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司 协会：深圳市自动化学会 支持媒体：《变频器世界》杂志社 2004年3月12日
2020/12/2
7
五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速
2020/12/2
8
你知道书信的折叠礼仪吗？
2020/12/2
9
第二节 商务信函分类
一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信
2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信
商务礼仪之发邮件ppt课件
可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ !”等） 来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是 不要随便就用“紧急”之类的字眼。
回复邮件时应根据内容更改标题不要RE一大串
一、关于主题
最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通 顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主 题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
七、回复技巧
5、要区分Reply和Reply All 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一
个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该
replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这 件事情
七、回复技巧
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的 意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的 面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论 好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结 果的邮件。
如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和 汉字编码
五、语言的选择和汉字编码
1、只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼
英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用 英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华 人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题 ，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书 。
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务 对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然 可以回Email
BCC是密送，即收信人是不知道你发给了BCC的人 了的。这个可能用在非常规场合
八、正确使用发送、抄送和密送
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高 都可以。适当的规则有助于提升你的形象
回复邮件时应根据内容更改标题不要RE一大串
一、关于主题
最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通 顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主 题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
七、回复技巧
5、要区分Reply和Reply All 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一
个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该
replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这 件事情
七、回复技巧
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的 意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的 面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论 好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结 果的邮件。
如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和 汉字编码
五、语言的选择和汉字编码
1、只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼
英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用 英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华 人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题 ，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书 。
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务 对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然 可以回Email
BCC是密送，即收信人是不知道你发给了BCC的人 了的。这个可能用在非常规场合
八、正确使用发送、抄送和密送
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高 都可以。适当的规则有助于提升你的形象
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