探讨如何做好项目竣工资料整理工作

探讨如何做好项目竣工资料整理工作

摘要：水利工程竣工资料反映了工程竣工情况，是工程竣工的书面凭证，也是将来对工程进行维修加固和安全鉴定的重要依据。建设单位要对水利工程竣工资料负全责，其他有关单位也要各负其责。只要监理、建设、设计和施工单位提高对规范化管理的认识，紧密配合，通力合作，就一定能做好竣工资料的规范化整编与管理工作。本文分析了竣工资料质量控制现状，探讨了如何做好项目竣工资料整理工作的措施。

关键词：项目竣工资料整理现状措施

中图分类号：tv 文献标识码：a 文章编号：

水利工程档案工作是水利基本建设工作的重要组成部分，是基本建设项目管理工作的全过程，伴随着工程建设整个过程。竣工资料的编制在工程项目的全过程中处于首要地位。在日新月异、经济高速发展的现代，对竣工资料的要求不断提升，竣工资料也不仅仅只是一种记录，而其重要性也越发体现在工程实施过程中。这就要求竣工资料的编制人员有较高的职业责任感和敬业精神，从方向和细节上把握重点和要点，以便于更好的完成工作,为项目的顺利通过保驾护航。

一、竣工资料质量控制现状

1、原件不齐全

施工中部分设计变更单、原材料合格证、试验报告等, 因原单位提供即为复印件, 或施工单位需整理多份施工资料等原因, 资料

中经常存在原件不齐全现象。复印件既无原发放单位盖章, 也无原件存放处及存放单位盖章, 难以满足工程质量标准中规定的“竣工资料中不允许出现复印件”的要求。

2、签证资料不齐全

单位(子单位) 工程质量竣工验收, 必须确保《分部( 子分部)工程质量验收资料》《工程质量控制资料》《工程安全、功能检测资料》和《单位工程观感质量检查记录》这4 份资料内容完整、签字齐全。但施工单位为了急于满足施工进度要求, 往往是在各分项、分部现场验收后, 没有办理书面签字手续或虽然进行了签字,但签字不齐全、不规范等。

3、资料未按单位工程进行组卷

按照施工资料管理规程, 一个建设工程由多个单位工程组成时, 施工资料应按单位工程组卷。但在实际工作中, 由于一个建设工程的多项单位工程有时由一个施工单位进行施工, 许多施工资料为

多个工地所共有, 资料员更是同时兼多个工地资料的整理工作。为了减少工作量, 经常出现建设工程不按单位工程进行组卷的情况。

4、施工原始资料书写不规范

在竣工前对施工单位竣工资料的审查中, 经常发现一些资料为

圆珠笔、铅笔填写和记录, 一些试验报告为复写纸书写。施工过程中的原始签证资料更是五花八门, 不仅验收项目中常有空白栏出现, 而且签字各种笔迹都有, 龙飞凤舞、随意涂改。这些都与竣工资料归档要求不符。

二、如何做好项目竣工资料整理工作的措施

1、资料员要专业化

在水利工程项目建设过程中，一般来讲各参建单位只重视工程进度、工程质量、工程投资等关系到企业经济利益的问题，不注意对负责资料工作的人员进行培养。水利工程项目工期长，但管理资料的人员却多数为临时聘用，谈不上专业性，更谈不上长期性。资料管理不连续，常常造成资料丢失、不完整、填写不规范等现象发生。资料员的专业性是做好资料整编工作的重要前提。一名懂得水利专业的资料员能够更好地理解资料整编的重要性，能够对资料的分类、填写等工作进行更好的处理，以便于后期资料的查阅、整理及移交。

2、项目划分是资料填写的依据

由于水利工程项目复杂，工程项目划分应由建设(监理)单位牵头组织，设计、施工单位参加。应根据初步设计的工程项目、设计方案、施工部署等划分单位工程和分部工程，结合各施工单位的施工部署、设计结构、质量考核、工种工序以及现场条件等划分单元工程，并报送工程质量监督部门或上级主管部门审定。

工程项目划分是后期工程质评资料填写的依据，是分部工程、单位工程验收的依据。在进行资料填写时，要依据质量监督部门审批通过的项目划分的各级工程项目名称进行认真填写。单元工程要按项目划分要求进行质量检测、评定，并按项目划分的分部工程进行存放，以便于工程数据的统计与查找。

在进行项目划分时应注意三个问题：一是做到项目划分中分部（单位）工程名称与施工合同名称一致，避免检测、评定资料和总结报告中出现一个项目多个名称现象的发生。二是做到一个分部工程由一家施工单位完成。三是在施工过程中，新增分部工程项目应及时进行项目划分的补充及完善。

3、要重视原始资料的收集与积累

原始资料包括监理日记、施工日记、测量记录本、检测报告单、出厂合格证等。这些内容都是竣工资料填写及质量评价的依据，也是竣工资料的一部分。因此，在工程项目开工后，各单位应注重原始资料的收集和积累。各种日记的记录应详尽，包括当日的天气情况、施工人员、施工部位、施工机械、出现问题及解决情况等均应填写详实，检测报告单应记录清楚取样部位的桩号、高程等。这些记录是日后发现问题时进行追溯的依据。

4、资料整理要规范

竣工资料一般由各参建单位进行整理，统一由业主归档或移交上级主管部门。在工程项目开工后，业主方应派专人负责制定资料整编的统一规范，包括详细说明竣工资料的工程项目名称、档案盒的规格、卷内目录字体的大小等。各参建单位应以此为依据进行资料的整理及装订，以避免工作的重复及资源的浪费。

5、资料整编要有序

从实践经验看，完整的工程竣工资料应包括：施工单位的质量保证资料、质量评定资料、管理文件资料；监理单位的质量控制检测

资料、管理文件资料；业主方的初设资料、立项资料、施工阶段管理文件。

各工程资料的整编一定要有序，事前要制定详细的资料整编类别，各项类别还要再细分为小类，并细化到各种资料的指定表格。在实际操作时，要根据不同的表格进行存档分类，以减化后期资料的分捡、整理工作。如施工单位的质量评定资料整理时就应以项目划分为依据，制定施工质量评定资料整理树状图。日常工作时要从工序入手，以倒序法进行资料整理、装订。以有序的方式整理工程资料，查阅资料时才会方便快捷。

6、资料填写要真实

各参建单位在整编资料时一定要注意资料填写的真实性，尤其是质量评定资料的真实性尤为重要。作为监理人员在进行各工序的质量评定时，应认真检查施工单位填写内容的逻辑性和合理性。填写内容的逻辑性与合理性可反映出填写资料人员的专业性及资料的真实性。

为了保证资料的真实性，资料填写一定要及时，负责各工序验收的监理人员一定要在有了完整的工序报验资料后方可进行工序验收，一道工序验收合格后，才可进入下一道工序。否则，监理程序混乱，工程资料不能真实反映施工质量，工程质量无法保证，出现问题无法追究责任人，后果不堪设想。

总之, 竣工资料整理工作是一项系统工程, 是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作, 要保证工程竣工档案资料的完整、准