Outlook2010 使用技巧培训

编辑签名档
第一步：依次点击“文件”—“选项”—“邮件”按键，跳出Outlook选项菜单， 如下图所示：
点击：“签名”
编辑签名栏
第二步：在“签名与信纸”对话框里点击“新建”，用户可以在此输入 自己的用户名，如下图：
输入用户名
编辑签名栏
第三步：输入“用户名”点击“确定”后，即可编辑自己喜欢的签名， 举例如下图：
Outlook2010-通讯录管理
输入通讯组列表ห้องสมุดไป่ตู้ 称，点击“选择 成员”，确定成 员后点击“确 定”，单击“保 存并关闭”，通 讯组列表新建完 成。
Outlook2010-通讯录管理
三、管理邮件
邮件管理
邮件众多 阅读繁琐 查找困难 类别混乱
邮件的分类 整理
简单
高效
及时 大量会议邀请
收件人列表散乱 最佳的发送时机 准确
点击“发送与接收”
自动收发
第二步：在弹出的对话框里将“安排自动发送/接收的时间间隔为……”选项勾 上，并设置间隔时间为3分钟
最后点击“关闭”即可
来信提示
在“文件”标签下选择“选项”按钮，弹出“Outlook 选项”对话框，在对话框 左侧选择“邮件”选项，右侧弹出具体的设置，如下图：
在“Outlook 选项”对话 框中有很多选项可以供我 们进行设置，而且这些设 置浅显易懂，读者可以自 己试试。
Outlook2010-日程、日历
Outlook2010-日程、日历
我们可以在提醒列表窗口中空白处右键，点击“新建任 务”。
Outlook2010-日程、日历
在“新建任务”页 面中，填入“主 题”，设置开始 及截止日期，勾 选“提醒”以设 置提醒时间。最 后点击“保存并 关闭”。
Outlook2010-日程、日历
输入文件夹名称
创建规则
第一步：规则和通知设置的窗口在同一地方，“文件”-》“信息”下的“管理 规则和通知”按钮，点击此按钮弹出“规则和通知”对话框，如下图：
创建规则
第二步：在“规则和通知”对话框中，点击“新建规则…”按钮，弹出“规 则向导”对话框，如下图所示：
创建规则
第三步：在“规则向导”对话框中的“步骤1：选择模板”下选择“将某人发来 的邮件移植文件夹”选项，然后在“步骤2：编辑规则说明（单击带下划线的 值）”下先点击“个人或公用组”项，弹出“规则地址”对话框，如下图：
过滤规则的使用
前奏：在创建规则前，我们先做一下准备工作。在我们的收件箱中为我们每个联 系人创建一个文件夹，存放该联系人发送的邮件，创建方法是在“收件箱”文件 夹上点击鼠标右键选择“新建文件夹…”选项，弹出“新建文件夹”对话框，输 入文件名（为了方便查看通常为联系人名如：王宪/荆磊），然后点击“确定”按 钮，如下图：
3、发送邮件 与OA邮件使用基本相同，在“邮件”界面中，点击“新 建”，就会出现发送邮件界面。
Outlook2010-管理邮件
点击“收件人”，进入“选择收件人”界面。首先在 “通讯簿”下拉菜单中选择收件人所在的联系人列表， 如“综合部”，选择收件人，也可以选择通讯组列表 群发邮件，如我们建立的“综合部群发”。
Outlook2010-管理邮件
2、接收邮件 Outlook1010启动后将会自动到服务器下载收件箱的邮 件，而且每隔30分钟就会检查是否有新邮件。（注： 这个时间是我们设定的，可以改）。 Outlook2010软件界面友好，它与我们OA邮箱界面、格 局基本相同。
Outlook2010-管理邮件
Outlook 2010 新增功能预览
Outlook 2010 新增功能预览
Outlook 2010 新增功能预览
• 扩展的功能区 现在，在处理邮 件时可使用经过改 进的对话视图。此 视图改进了跟踪和 管理相关邮件的方 式，而不考虑包含 这些邮件的文件夹。
Outlook2010-新建邮件账户
建立提醒任务后，在提醒列表中 就会出现我们设定的提醒内容。 在运行Outlook2010的前提下， 软件将会在设定时间弹出提示框。
Outlook2010-日程、日历
我们也可以在“日历”界面中选择相应的时间段新建提醒。
Outlook2010-日程、日历
我们还可以在“日历”界面中选择某天的日历或是日程提 醒任务作为邮件发送给其他人。
一、新建邮件账户
Outlook2010-新建邮件账户
1、启动Outlook2010 安装Outlook2010后，我们可以在“开始”-“所有程 序”-“Microsoft Office”中点击“Microsoft Office Outlook 2010”图标来启动Outlook。 我们还可以在图标上单击鼠标右键点击“发送到”“桌面快捷方式”来创建桌面快捷方式。
Outlook2010-管理邮件
四、日程、日历
Outlook2010-日程、日历
Outlook2010的一个很实用的功能就是日程、日历的管 理。我们可以用Outlook2010的日程管理功能记录下我 们待办的工作、会议及约会等。Outlook2010将会在我 们设定的时间弹出提醒。这个贴心的功能可以方便我 们更合理的管理时间，避免遗忘重要的工作内容。 Outlook2010的日程提醒界面位于主窗口的右侧。名为 “待办事项栏”。下图中箭头所指窗口即为提醒列表。
Outlook2010-新建邮件账户
一、添加账户 第一步： 选择“文件”-》 “信息”下的 “添加账户” 按钮，如下图 ：会弹出“添 加新账户”对 话框，如图
Outlook2010-新建邮件账户
第二步：选择“手动配置服务器设置或其他服务类型(M)”选 项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项：
高阶邮件发 送技巧
轻松
邮件是否发送成功
Outlook2010-管理邮件
1、导入已有邮件 Outlook2010支持向下兼容。我们可以将Outlook2003、 2007或Outlook Express中的邮件导入到Outlook2010 中。点击菜单栏“文件”-“导入和导出”，选择 “Outlook Express 4.x……”或“个人文件夹文件 (.pst)”导入。
在“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击 “设置”。
Outlook2010-数据安全
在“个人文件夹”界面，点击“更改密码” 。
Outlook2010-数据安全
在“更改密码”界面，输入新密码，点击“确定”。 注：旧密码默认为空。
Outlook2010-数据安全
设置密码后，以后启动Outlook2010时，会提示输入密码。 如下图示：
Outlook2010-数据安全
创建新路径完成后，在“工具”-“账户设置”界面中，点 击“数据文件”选项卡。这时会出现两个存储路径，选中 新的存储路径点击“设为默认值”，再次启动程序新的存 储路径生效。这时可以把原来存储路径中的数据文件复制 到新的路径中，邮件等信息就存在了新目录下。
答疑！
在“名称”处输入想要建立的联系人列表名称，如“综 合部”，点击“确定”。
Outlook2010-通讯录管理
这样就建立了一个新的联系人列表，如图所示。然后我 们可以将“联系人”中的相关联系人名片拖到新建的 联系人列表中。
Outlook2010-通讯录管理
3、新建通讯组列表 新建通讯组列表可用来群发邮件。点击“新建”下拉菜 单中的“通讯组列表”，如图。
Outlook2010-数据安全
2、更改数据文件路径 在“工具”-“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡， 点击“添加”。在弹出的“新建Outlook数据文件”界面 中，点击“确定”。
Outlook2010-数据安全
在出现的“创建或打开Outlook数据文件”界面中，选择新 的存储路径点击“确定”。
Outlook2010-新建邮件账户
第三步：选择“Internet 电子邮件(T)”选项，并点击“下一 步”按钮。其中另外两个选项： 第四步：输入用户信息、服务器信息、登陆信息，然后可以 点击“测试账户设置…”按钮进行测试，如下图
Outlook2010-新建邮件账户
如果不成功（前提是用户信息、服务器信息、登陆信息正确 ），点击“其他设置”按钮，弹出“Internet 电子邮件设置” 对话框，在“Internet 电子邮件设置”对话框中选择“发送服 务器”标签页，把“我的发送服务器（SMPT）要求验证”选 项打上勾，点击“确定”按钮，完成账户设置。如下图：
创建规则
第四步：在“规则地址”对话框的“通讯簿”下选择“建议的联系人”，然后 就能看到我们之前创建的联系人，然后双击联系人，在图的下方“收件人->” 旁边会显示出来，点击“确定”按钮，返回“规则向导”对话框，如下图：
创建规则
第五步：勾选“启用此规则”
邮件自动收发设置
第一步：依次点击“文件”—“选项”—“高级”按键，跳出Outlook选项菜单， 如下图所示：
Outlook2010-通讯录管理
选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”。
Outlook2010-通讯录管理
选择“Microsoft Excel 97-2003”，点击“下一步”。
Outlook2010-通讯录管理
点击“浏览”，选择想要导入的文件，点击“下一步”。 注：图中“选项”处可使用默认设置，也可以根据个人 需要更改。
Outlook2010-数据安全
五、数据安全
Outlook2010-数据安全
1、为Outlook2010加密 为防止他人未经同意浏览我们的邮件，保证我们的邮件及 联系人等信息的安全，Outlook2010可以对我们的个人数 据加密。点击菜单栏“文件”-“账户设置”。
Outlook2010-数据安全
Outlook2010-通讯录管理
点击“下一步”。
Outlook2010-通讯录管理
点击“完成”。
Outlook2010-通讯录管理
2、新建联系人列表 导入联系人后，进入“联系人”界面，在页面左侧“我 的联系人”窗口中，右键“联系人”栏，在弹出的菜 单中选择“新建文件夹”。
Outlook2010-通讯录管理
Outlook2010-通讯录管理
二、通讯录管理
Outlook2010-通讯录管理
1、导入联系人信息 Outlook2010可以方便的 新建联系人、创建通讯 组列表。还可以导入 、导出联系人信息，功能 完善。 为了方便大家的使用，我 做了公司拥有OA账户的 员工联系人数据文件。 我们点击菜单栏 “文件”-“打开” - “导 入”如图所示。
Outlook 2010 使用技巧
真的熟悉Outlook吗？
邮件管理 日历管理 任务管理
联系人管理
课程安排
一．Outlook 2010新增功能预览
二．邮件帐户配置
三．通讯录管理
四．邮件信息的使用和管理
五．日程规划与时间管理 六．数据信息的存档与备份
Outlook 2010 新增功能预览
• 扩展的功能区 在Outlook 2010 中，功能区已替换 了以前在Outlook主 窗口中使用的菜单。 另外，还可以对功 能区进行自定义， 您还可以个性化的 自定义选项卡，以 便更好地符合您的 工作风格。