海运出口操作部调度操作规范及岗位职责

海运出口操作部调度操作规范及岗位职责一、操作规范：１.客户服务制作装箱单一定要正确，并尽量填全面，如数据不明确的请在装箱单上注明大约吨位，以便安排车辆。

２.如客户有特殊要求，请客户服务在装箱单上注明，反之如发生额外费用由客户承担。

３．如有更改，请客户服务用书面形式确认，调度不接受口头通知，并及时对电脑数据作相应调整。

４．门——门集卡运费原则上以操作部公布的运价为准，如有特殊情况要求协商运价的请客户服务出工作联系单，待确认后在装箱单上注明。

装箱单上不注明运价的以操作部公布运价为准。

５．门——门装箱以客户服务装箱单上规定的时间到达(正常计划)，如有迟到按运价协议规定在运费内扣除；因客户原因产生的待时按运价协议规定确认待时费。

６．如由于客户原因而造成额外费用的，应在二个工作日内与客户服务确认，便于客户服务及时向客户收取。

７．若需提前做箱的（如：监装、薰蒸等）特殊情况，客务服务必须及时以书面形式通知调度。

８．对于用退关箱子，请客户服务在流程卡上注明并须注明箱号，以便调度在下达计划时及时通知仓库、车队，避免造成重复提箱及用错箱子。

９．各客户服务在电脑输入时资料必须输齐全，（如：必须选择陆运服务或仓储服务，两者都不选择则作自理；箱落港区需在备注栏注明；自拼箱；订舱员等），对退关、重托等需在电脑中及时调整。

１０．门——门计划：调度在接到客务服务提供的装箱单后再安排计划，装箱单需在装箱前一天１３：００之前交于调度，调度在客户服务留底装箱单上确认，１３：００之后的装箱计划属于加急计划，原则上由调度联系车队及根据放箱情况后决定装箱时间。

１１．内装：调度根据船期提前４天安排提箱计划、外高桥根据船期提前４——５天安排提箱计划，内装箱装箱单客户服务应在装箱前一天１５：００前交于调度安排装箱计划。

若遇退关的箱子以书面退关单为准。

１３．对于要求改配的箱子，客户服务应在截关前提供装箱单、联系单，便于操作部现场及时改配。

周六、周日二天无改配。

二、岗位职责：１．认真审核上道环节移交的单证，发现问题及时指出，并要求更正。

２．对下道环节所指出的不规范操作积极整改。

３．根据船期每天作好出仓计划，门到门调度凭装箱单安排计划。

保持与仓库、车队的联系，并及时把仓库、车队反馈的信息通知客户服务等有关人员。

４．掌握船舶动态和货源情况，及时调整计划。

５．协调操作过程中产生的各类问题，力争使各种问题迎刃而解。

６．调度及时把进港箱号以书面形式报报关部，使报关工作能顺利完成。

７．遇箱子冲关、退关、更改等，及时与现场、仓库、车队有关人员联系，重箱进港后，及时与现场联系。

８．根据公司的收费标准，仔细审核帐单，并登记在“调度工作大表”上备查。

９．发现有非正常费用，及时与客户服务或有关人员联系待确认后，通知财务补收。

１０．根据“调度工作大表”按船公司、仓库、车队、销售部门进行分类统计每月的箱量及报关票数。

１１．对每月归档工作做到及时完整，有案可查。

一般货运代理公司的各部门职责与考核办法近来，随着市场逐渐转向货方市场，越来越多的国内货代企业，开始注意修炼内功，采取各种措施，以提升公司的的运做效率，增强公司的凝聚力和竞争力。

个人也非常赞同这种做法，现将本公司的海运业务的各部门职责与考核办法列举出来，以期大家共勉，也欢迎各同行朋友给出宝贵意见：（1）、海运销售部本部门为海运销售部。

以下就部门的本职、职责与工作任务、部门的权力、工作协调关系及考核指标这几个方面做一个简要说明。

一、本职负责海运进出口航线、客户的开发、洽谈及维护。

负责航线价格的采集，确定对外报价。

分析市场发展动态、分析公司的市场占有率。

开发经济增长点。

二、职责与工作任务（一）海运出口销售职责。

工作任务有以下十三项：1、负责整箱、拼箱及海空联运业务的销售及客户维护。

2、负责船公司航线、价格、舱位的销售及维护。

3、负责与船公司航线销售建立协作关系，获取航线最底价格。

4、根据船公司的航线价格，建立对外《海运整箱报价表》。

5、根据《海运整箱报价表》及《委托书》，对外报价及确认价格。

6、了解并向市场拓展部反馈船公司的价格、实力规模、船名航次的舱位、共用舱位、航程时间、船公司间的竞争能力等信息，为客户合理选择船公司提供信息。

7、根据不同类型的客户，通过《委托书》或其他书面通知，提出特别价格或特别服务策略，报总经理室海运经理批准后实施。

8、协助信息技术部建立和完善海运、内陆、仓储的对外报价系统。

9、根据市场拓展部对我司市场占有率、市场发展动态的分析信息，通过网络或其他途径寻找国家或企业的工程项目等货源。

10、定期向总经理室海运经理汇报销售结果，制定海运出口销售方向与指标。

11、开发新航线或服务项目、了解客户需求，寻找新的经济增长点。

12、向市场拓展部提供新销售客户名单，为编制三字代码提供条件。

13、掌握客户丢失情况，定期分析原因并负责拜访活动，争取客户。

（二）海运进口销售职责。

工作任务有以下九项：1、负责整箱、分拨及转关业务的销售及客户维护。

2、负责与客户建立协作关系。

3、协助信息技术部建立和完善定额、代收代付、费用详细栏目的对外报价系统。

4、根据市场拓展部对我司市场占有率、市场发展动态的分析信息，通过网络或其他途径寻找国家或企业的工程项目等货源。

5、根据不同类型的客户，通过《委托书》或其他书面通知，提出特别价格或特别服务策略，报总经理室海运经理批准实施。

6、定期向总经理室海运经理汇报销售结果，制定海运进口销售方向与指标。

7、开发新航线或服务项目、了解客户需求，寻找新的经济增长点。

8、向市场拓展部提供新销售客户名单，为编制三字代码提供条件。

9、掌握客户丢失情况，定期分析原因并负责拜访询问，争取客户。

三、本部门的权力有权获取船公司对我司的各航线底价及我司对外报价等信息。

有权获取公司客户档案、价格等信息。

有权获得与业务有关的各类操作信息。

有权向业务部门经理推荐海运、内陆（河）运输公司。

针对特别客户，有权提出特殊服务建议，并指导操作部门实施。

有权对本部门员工的素质，工作能力提出要求或进行考核。

有权根据业务操作状况，提出资源配置建议。

有权对上下部门的差错提出批评并提出限期改进要求。

四、工作协调关系内部协调关系：协调业务操作部门、管理部门关系；外部协调关系：协调船公司销售部门关系；协调企业销售管理部门关系。

五、考核指标1、熟悉各船公司、航线的价格。

2、了解同行采集的航线最底价格及原因。

3、了解同行的货源、拼箱或整箱的操作方式、销售方式、航线、货量。

4、了解同行的利润状况。

5、客户投诉率小于/月0.04%。

6、公司各项规章制度的执行情况。

（2）、海运操作部本部门为海运操作部，以下就部门的本职、职责与工作任务、部门的权力、工协调关系及考核指标这几个方面做一个简要说明。

一、本职1、负责制作与船公司（船代）有关的业务单证。

2、负责与船公司（船代）的业务联系。

3、负责与车队、仓库的业务联系。

4、接受业务咨询、业务委托。

5、负责《委托书》的合同评审。

6、建立业务委托、更改、帐单的网络信息。

二、职责与工作任务（一）出口订舱职责。

工作任务有以下五项：1、根据《委托书》中船公司（船代）、航线要求，发放订舱“提单号”。

2、负责与船公司（船代）建立业务协作关系，提高订舱预配速度。

3、根据我司与船公司的直接订舱协议，负责在《配舱回单》场站收据联盖船公司章、船代联盖我司业务章。

4、根据《配舱回单》制作部分船公司需要的订舱《预配清单》。

5、负责将直接订舱的《配舱回单》船代及三四联、或非直接订舱的全套《配舱回单》与《预配清单》一起送船公司（船代）订舱。

6、全套《配舱回单》与《预配清单》一起送船公司（船代）订舱。

7、负责建立订舱网络信息。

（二）出口制单职责。

工作任务有以下五项：1、根据《委托书》制作《配舱回单》。

2、负责审核《配舱回单》与《委托书》内容是否相符。

3、负责将《配舱回单》货主联与《委托书》一起返回客户服务作为计划单证。

4、负责将《配舱回单》其余各联交出口订舱。

5、负责建立制单网络信息。

（三）客户服务职责。

工作任务有以下十一项：1、根据海运出口报价系统、操作系统及服务项目，接受客户咨询。

2、负责接受业务委托、报关单证及业务更改。

3、根据海关、检验检疫、港务局的规定，及航线、船期、运价形式、到预付、陆运方式等重要项目，对客户《委托书》的各项委托内容、特殊要求进行合同评审。

4、负责将客户委托、更改信息输入网络系统。

5、根据业务内容，负责对订舱、装箱运输、计划、商检、报关查验、现场跟踪、提单签发、报关退单下达操作、更改或特殊操作指令。

6、根据业务委托，负责了解各业务环节的操作状况，了解、解决突发事件并与客户保持密切沟通，及时反馈操作现状；确认各类更改。

7、负责制作非直接订舱的《配舱回单》及订舱工作。

8、负责在报关前确认进港箱号并输入网络系统，并负责输入报关《配舱回单》联。

9、了解各操作环节可能发生的各类额外费用，并负责与客户确认。

10、负责按规定时效开具包括额外费用的应收帐单。

11、任何帐单更改都必须经过总经理室、海运部经理的批准。

（四）海外代理客户服务职责。

工作任务有以下三项：1、根据海运报价系统、操作系统及服务项目，接受海外代理咨询。

2、负责接受业务委托、根据整箱或拼箱业务，将委托业务、单证移交相关客户服务操作。

3、负责与海外代理的操作、更改、额外费用、帐单确认。

（五）计划职责。

工作任务有以下七项：1、根据《配舱回单》货主联与《委托书》内装或门-门要求，制作相应的《预配清单》及《装箱单》。

2、负责了解车队、仓库的装卸、仓储能力及服务质量，并定期向部门主管汇报。

3、根据《配舱回单》货主联与《委托书》门-门要求制作《门-门运输计划及提箱/装箱跟踪清单》并传真至相应车队，作为操作指令。

4、将门-门《装箱单》交口岸办事处转相应车队。

5、根据《配舱回单》货主联与《委托书》内装要求，将相应《装箱单》传真至内装仓库，作为操作指令。

6、负责督促和接受门-门车队或仓库的进港《装箱单》传真件，负责将集装箱号输入操作系统。

7、负责建立计划网络信息。

（六）口岸报关查验职责。

工作任务有以下九项：1、负责海关查验、查验单证放行、退税及更改工作。

2、负责与口岸海关、检验检疫建立业务协作关系，提高查验、通关速度。

3、负责检验检疫的查验工作。

4、负责出口加急报关单证的申报、放行、退税及更改工作。

5、协助客户服务、港区解决查验、报关的疑难问题。

6、负责定期向领导反馈报关单证发生的质量问题。

7、负责建立口岸申报、查验、退税等业务台帐。

8、负责向客户服务、财务室反馈查验等额外费用。

9、负责建立报关、查验、额外费用的网络信息。

三、本部门的权力1、有权获取船期等业务信息。

2、有权获得与部门业务有关的各类操作信息。

3、有权对本部门的操作系统提出改进建议。