安全文件和记录档案管理规定

文件、记录和档案管理制度

1 目的

规范公司文件的发放，明确各环节在文件使用过程中的职责，确保各环节普及并正确使用文件，保证安全管理体系在各环节正常运行。

2 适用范围

适用于本公司对文件的发布、发放、使用及管理。

3 职责

3.1人事人事行政部负责对文件的发放、发布方式、范围进行规范；并负责保管受控文件、表单的管理，对现有的文件和表单进行适时的备份和更新；同时对外来标准进行实时跟进；

3.2人事人事行政部负责上传文件，技术支持服务

3.3人事人事行政部负责接收、收集、整理、立卷、保管，并监督各部门的安全生产档案管理工作

3.4各部门负责对接收到的文件进行正确的使用及保管。

3.5各部门负责人负责在文件执行过程中的传达、监督和指导工作；

3.6技术部负责对技术资料的编制和管理；

3.7非发放范围人员应按本文相关规定使用文件。

4 具体内容

4.1文件运行流程图：

人事人事行政部安管人事人事行政部

人事人事行政

部职能部门

人事人事行政

部

4.2文件的发放与回收：批

准

文

件

管

理

发

布

执

行

收

集

、

立

卷

、

归

档

更改、订修文件文件新增

4.2.1文件在修订或新增后，人事人事行政部统一对文件进行发放与回收。

4.2.2发放方式：现场作业指导类文件采用纸质形式发放到工作现场，记录表单在公司的共享上共享使用。

4.2.3发放范围：人事人事行政部持有完整的体系文件，公司助理主任级以上人员、部门体系接口人等根据工作需要，查阅范围人事人事行政部可根据阅读需求设定相应权限予以控制；纸质文件根据需要发放到各部门或人员。

4.2.4体系文件均应受控，纸质文件加盖“文件受控章”；

4.2.5文件发放和回收由人事人事行政部负责，发放的纸质文件需加盖蓝色“文件受控章”，并记录于《文件、规章制度发放借阅登记表》。空白表单不需要加盖本文4.3.4中所提到的印章。

4.3印章管理：

4.3.1所有印章由人事人事行政部负责订制和管理，各部门根据需求向人事人事行政部提出相关申请。

4.3.2为确保修订的文件在相关环节的充分性和适用性。在文件执行前应将修订的文件得到领导小组副主任审核和领导小组组长批准后方可执行。

4.4文件的使用关键管控点说明：

4.4.1文件被批准生效后方可使用，所有文件的使用首先应得到审核和批准，各部门应按照体系文件的规定执行业务和管理工作。

4.4.2部门负责人有责任以适当的方式向下属传达公司安全管理体系的内容，并在职责规定的范围内对安全管理体系的执行负有检查、指导的责任。

4.4.3非发放范围人员需领用文件时，经人事人事行政部同意后方可领用。

4.5文件的保管关键管控点说明：

4.5.1文件得到批准生效下发至各部门后，受文者应对接受文件进行确认，并有责任选择适宜的场所以适合的方式妥善保管。

4.5.2公司任何人不得对体系受控文件以及空白表单随意增删和涂改文件内容；工作现场不得使用纸质的未盖受控章的受控文件；严禁擅自将公司文件对外

公开、复制和借出。

4.5.3受控文件原件不加盖任何印章并由人事人事行政部保存。

4.5.4电子文件备份：人事人事行政部应该对现有电子档体系文件进行适时的备份和更新。

4.5.5外来文件由各部门根据部门的需要和标准的要求进行收集和保管；人事人事行政部、控中心对外来标准每年进行评审并保证其为最新有效版本。

4.5.6外来技术资料由使用部门接收和保管。

4.5.7技术资料由技术环节编制和管理。

5.关联表单

5.1《文件、规章制度发放借阅登记表》

6 附则

6.1本制度由人事人事行政部负责解释。

6.2本制度自发布之日起执行。