公文的基本写法

八种公文的基本写法

一：批示

1、批示的概念

批示，是除批复之外的一种答复性文书，其作用与批复相同，常常用于转发或者批转下级机关送来的一些对全局有普遍意义的报告、工作总结或者请求批转下发的请示。

批示具有批复作用，不仅可以主送请示单位，而且还可以主送给其他应该遵照执行、办理的各有关单位和部门。

2、批示的写法

批示应针对转发或批转的文件内容，表明肯定性的态度，然后希望各有关单位和部门执行或参照执行。除肯定性的意见外，还可强调有关问题的典型意义，指出贯彻执行中应该注意的问题，或者扼要的重复来文的重点以引起受文者的重视。

批示与批复一样，针对性要强，开门见山表明态度，行文简法，措词得当，语句周密，表达准确。

二、指示

1、指示的概念

指示，是上级领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。

2、指示的特点

指示具有以下特点：

⑴原则性。必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法令，并具有连续性。

⑵权威性。一般使用指令性语言，不能含糊其词或模棱两可。

⑶可操作性。政策界限要规定明确，便于掌握和执行。

⑷时效性，指示要求的时间性很强，规定期限要达到的目标必须能够完成。经努力达到的目标必须能够完成。经努力达不到的目标，不要勉强写上去。

⑸准确性。文字表述准确，根除空话、套话。

指示这一文种，我国目前党群系统的机关使用较多，行政领导机关使用频率较低。

“指示”不能滥用；一般日常工作应该用“通知”，对下级布置重要工作，同时要阐明工作活动的原则时，才能用“指示”。

3、指示的组成

指示在结构上，由标题和正文两部分组成。标题包括三部分内容：

⑴发布指示的机关；

⑵指示的中心内容（概括性的）；

⑶文种（指示）。如果指示的内容比较急切，或有时间限制，还要在标题的“指示”前面写上“紧急”二字。作为紧急指示发布。在标题的下面，要注明指示发布的时间或者文号。

指示的正文之前，先写明受文的机关名称，正文一般由两部分内容组成，一是发布本指示的根据或原因；二是本指示的具体事项而重点是放在指示的事项上。指示事项一般多采用分条分项的办法撰写。这样做不但层次清晰，易于理解，而且便于贯彻和落实。正文两部分的内容如何安排。要视具体的指示而定。一般分三个层次。第一层，简要阐述发布本指示的依据和主旨。如果是贯彻性指示，还要阐明贯彻有关政策、法规的意义和有关政策、法规的主要内容。以及应着重在哪些方面进行贯彻。第二层，详细写明本指示的内容。这是正文的重点部分。一般先用“特作如下指示”或“为此，特发本指示”来过渡到正文。然后展开，一般是分项写明指示的具体条款；完成指示的办法、措施等。这部分内容，要求具有很强的现实针对性和明确的工作指导思想，文字表达要讲究简练、准确。第三层，指出落实指示的几点要求。然后，一般用“以上各项，希即研究推行”或“以上诸点，望结合本地实际情况，具体组织实施”作结。

4、指示的写作要点

撰写指示，要注意以下几点。⑴要熟悉上情。正确了解和掌握党和国家的有关方针政策、法律规章，以避免所拟写的指示，出现政策性的偏差或与现行法规相矛盾的现象。

⑵要熟悉下情。了解下面共和国存在的重大问题，以使所拟写的指示能“对症下药”。切忌泛泛而谈，言之无物。

⑶要留有余地。所拟写指示，要合理适当，兼顾其他工作的开展。

三、函

1、函的的概念

函，指公函，亦即公务信件，用于平行或者不相隶属机关相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等，函具有以下特点：

（1）灵活简便。

（2）种类多，使用的频率高。

（3）具有公文的法定效用。

2、函的结构函的结构包括：

（1）标题通常要求写明发文机关、内容与文种，如：《××××关于联系临时借房问题的函》。如属回复问题的函，则多在“函”字前加“复”字。如《关于建设单位为动迁户建房问题的复函》。

（2）主送机关即对函负办理或答复责任的机关。除普发性的函以外，一般要求一个主送机关。

（3）正文需写明下述三部分内容：

①制发函的根据与理由。如“根据国务院国发[19××]×××号文件关于凡新建（包括统建和自建）、扩建宿舍，都应把必须的生活服务设施包括进去，商业服务网点应占新建扩建面积的7%左右的规定，请你局……。”

②商洽或询问（答复）以及请求批准的具体事项。要求中心明确、内容具体、方便对方办理或答复。

③结尾通常适宜使用致意性的词语，如“致以敬礼”、“谨致谢忱”、或以“特此函告”、“特此申请”、“为盼”、“为荷”等专用语结束上文。

3、函的写作要求

（1）以简要的文字，将需要商洽、询问（答复）、申请、知照的事项（问题）明确、具体地交待清楚。

（2）用语谦和，讲究分寸函，应用于平行机关之间相互协商，配合与互通信息。因此，用语要讲究礼节，不使用告诫、命令性的词语，语气应委婉得体。涉外公函或不相隶属机关之间的公函，必要时还要使用尊称与致意性词语。但是公函与私人信件有严格的区别，机关之间的诚恳致意是必要的，但不要形成客套；尊重对方是应当的，但不可过分，形成恭维奉迎。用语应当适度，掌握分寸。

（3）函主要用于说明有关事项与提出要求。

（4）函是正式公文的文种，必须行文郑重必须具备正式公文的规范格式，使用印有发文机关名称的信纸，拟定标题，编制发文字号，结构要求完整。

4、函的分类与各类函的撰写要点

（1）商洽公务的函这种函，应当在正文中首先写明制发函的根据和理由，即说明来函的意图，而后陈述需要商洽的具体事项，要求观点明确、意见具体、词语得体、清楚，方便对方理解与答复。在下文的结尾处可以提出予以复函或予以尽快办理的具体要求，如“上述要求，请予答复”或“烦请尽快函复为盼”、“请予大力协助为盼。”

（2）询问与答复问题的函询问问题的函，亦称问函，要求集中询问一个问题，方便对方尽快答复。所询问的内容应属本机关职责范围内应当予以解决或回答的但又确实无据可查难以回答（解决）的问题。不要把本属自己可以解决（回答）的问题不经认真调查或思考随意加给对方，徒增对方的负担。复函，要求针对来函内容给予确切答复，首先应表明是否同意的明确意见，然后说明理由，或提出具体的处理办法，切忌发表无针对性的空说议论。要求用语准确、对策明确可行。结尾处，可以写“特此复函”或“此复”。

（3）请求批准的函请求批准的函，主要用于向平行或不相隶属的主管机关请求批准有关经费、物资、人员编制、机构设置、调配干部、税收、营业执照、招生、专业增减等事项。属于平行文。撰写这种公文，要求理由充分，请求批准的事项明确清楚；一事一文，即一份公函集中请求批准一件事情；用语应简明得体，力求争得对方的支持。在结尾还应进一步明确行文目的。表明“请予批准”、“请予回复”或“请予协调解决”的具体要求。

四、通知

1、通知的概念

通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部和一种公文。

2、通知和特点

（1）适用范围的广泛性。在所有的公文中，通知的适用范围最为广泛，上