科学技术档案管理规定

科学技术档案管理规定 Prepared on 22 November 2020
中铁二院工程集团有限责任公司文件
中铁二院档〔2008〕264号
关于印发《科学技术档案管理办法》的通知
公司所属各单位：
为加强公司科技档案管理，更好地为生产服务，现将新修订的《科学技术档案管理办法》印发给你们，请各单位组织员工认真学习、贯彻执行。

附件：《科学技术档案管理办法》
二○○八年七月五日
中铁二院档〔2008〕264号附件
科学技术档案管理办法
中铁二院工程集团有限责任公司
二零零八年七月
目录
1、科学技术档案管理办法 (1)
2、科技文件纸介质材料整理细则 (9)
3、科技档案纸介质编号方法 (17)
4、科技文件材料归档范围及保管期限表 (30)
5、附件 (43)
科学技术档案管理办法
第一章总则
第一条为加强科学技术档案（以下简称科技档案）管理，开发利用科技档案信息资源，依据《中国中铁股份有限公司档案管理办法》和《中国中铁股份有限公司科学技术档案管理规则》（中铁股份办[2007]158号），结合中铁二院工程集团有限责任公司（以下简称公司）实际，制定本办法。

第二条科技档案是指我公司在基本建设、科学研究、技术管理等活动中形成的，具有利用价值、按照制度归档保存的，各种形式的科技文件材料。

其档案种类包括基本建设档案、科研档案、标准档案、设备档案、综合档案。

第三条科技档案工作实行统一领导、分级管理。

第二章职责
第四条职责
一、公司档案馆
1、根据国家法律法规和上级的规定，制定公司科技档案管理办法和制度。

2、规划、指导、督促检查公司范围内开展的科技档案工作。

3、负责公司直管项目的科技档案管理。

二、公司所属单位档案资料室
1、根据公司规定，制定本单位档案资料管理规章制度，规划、指导、督促检查本单位范围内开展的科技档案工作。

2、负责本单位自管项目的科技档案管理。

三、公司生产项目管理部负责向档案馆传递公司直管项目的阶段完成信息，并将档案馆返回的归档完成情况纳入产值清算。

四、公司技术中心负责向档案馆传递标准设计项目、科研项目的完成信息，并将档案馆返回的归档完成情况纳入产值（费用）清算。

五、项目部、生产单位负责检查督促所属项目、专业按时完成科技文件材料的归档。

六、项目总体负责人（项目总工程师）负责组织实施本项目科技文件材料的归档。

七、项目专业负责人（课题负责人）负责完成本专业（课题）科技文件材料的归档工作，并负责确认归档内容是否准确、完整。

八、航测档案资料由测绘分院管理。

九、设备档案由设备所在单位档案资料室保管。

第三章科技文件材料的形成与归档
第五条为了保证档案的归档质量，应贯彻专业人员组卷制度。

第六条档案工作应与勘察设计、科研等各项工作“四同步”（即：下达计划任务与提出文件材料归档同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；评审鉴定成果与验收档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步）进行管理。

科技文件材料的形成、积累、整理和归档应纳入各单位、各项目部、各指挥部生产计划管理，纳入有关人员岗位责任制，任何人都不得将档案材料据为己有或拒绝归档。

第七条公司在对工程项目、科研成果、重要设备的开箱以及其他工作进行鉴定、验收时，档案部门人员应参加对归档科技文件材料的验收，没有形成完整、准确、系统的科技文件归档材料项目，不能验收。

第八条生产项目管理部和技术中心根据项目完成情况实时向档案馆提供“项目、课题阶段完成通知单”（附件1）。

第九条档案馆根据生产项目管理部和技术中心提供的项目（课题）完成信息，制定“科技文件材料归档通知单”（附件2），明确归档项目（课题）名称、设计阶段、专业、归档时限和其他要求，发放至归档单位。

第十条档案馆根据“科技文件材料归档通知单”中归档时限的要求，到期分别向生产项目管理部、技术中心提交“科技文件材料归档完成情况清单”（附件3）。

第十一条勘察设计项目总体、总包单位应负责各勘察、设计责任方形成科技文件材料的收集归档工作。

第十二条相关专业合册编制的文件由归口汇总专业负责归档。

第十三条委托外单位为我公司项目设计而完成的勘察材料，归入原始保存。

第十四条归档要求
一、归档份数：正式印制的文字材料2份，蓝图、原始、蜡底图、电子文件、声像材料各1份。

二、归档时间：
1、国内勘察设计科技文件材料应在该项目阶段完成后，文件发送有关单位的同时进行归档，其原始、蜡底、电子文件在6个月内归档；
2、海外勘察设计科技文件材料应在该项目阶段完成后，6个月内归档；
3、建设工程监理材料在该项目竣工验收后、咨询材料在该项目阶段完成后6个月内整理归档。

4、房地产开发科技文件材料和基地建设科技文件材料应在该项目竣工验收后6个月内完成归档。

5、综合档案中的技术公文在次年6月底前归档，技术文字材料完成后实时归档。

6、科研、标准、设备档案的文件材料分别应在该课题、项目、设备购置（自制）完成后6个月内归档。

三、科技文件材料的移交：科技文件材料组卷完毕，填写移交目录一式两份，专业负责人（课题负责人）审查签字认可后向档案馆归档，双方点收，移交目录长期保存备查。

第十五条科技档案中的电子科技档案、声像档案的管理分别按公司“电子档案管理办法”、“声像档案管理办法”执行。

第四章科技文件材料的归档范围与质量要求
第十六条科技文件材料应包括其形成中重要的输入文件、重要的过程文件，全部设计输出文件（包括设计变更文件）。

一、海外工程项目中形成的，有保存价值的中外文材料均应归档。

二、投标科技文件材料归档应包含中标和未中标项目，招标项目只归档中标部分的科技文件材料。

三、科技文件材料原件按照规定需向外单位提交时，应将其完整复制并归档。

第十七条科技文件材料归档范围
一、基本建设：在铁路、城市轨道、公路交通、独立工程、规划工程，以及在基地建设、房地产开发等勘察设计、监理咨询工作中形成的，具有保存利用价值的招投标、预可行性研究、可行性研究、初步设计、技术设计、施工设计（包括施工变更设计）、竣工阶段的文字、图纸、表格等科技文件材料。

其中：
1、铁路勘察设计归档内容应含《铁路建设项目预可行性研究、可行性研究和设计文件编制办法》及公司《铁路勘察细则》中要求形成的科技文件材料。

2、城市轨道交通设计归档内容应含公司发文件编制统一规定、文件组成与内容，勘察细则中要求形成的科技文件材料。

3、公路设计归档内容应含《公路工程基本建设项目设计文件编制办法》及勘察细则中要求形成的科技文件材料。

二、科研：在科学研究、技术革新、发明创造、专利申请等工作中形成的、具有保存利用价值的科技文件材料。

三、标准：在标准设计与标准制定过程中形成的、有保存利用价值的科技文件材料。

四、设备：购置、自制的高、精、尖仪器设备中所形成的、有保存利用价值的科技文件材料。

五、综合：在专业技术业务建设和针对工程项目技术管理性质来往公文中形成的、有保存利用价值的科技文件材料。

第十八条质量要求
一、归档的各类科技文件材料须准确反映出其真实内容和历史过程，符合其形成规律。

二、科技文件材料归档须及时、系统、完整。

三、科技文件纸质材料应采用耐久性强的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。

不得使用易褪色的红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、铅笔（外业勘察记录本可使用铅笔记录）、复写纸书写等。

案卷内须无任何金属物。

四、归档纸介质材料案卷内容签署必须齐全，且成册文件幅面应不大于A3。

五、科技文件纸介质材料按照《科技文件纸介质材料整理细则》的规定进行组卷整理。

第五章科技档案的分类编号
第十九条分类编号原则：遵循科技文件材料自然形成规律，保持科技文件材料的有机联系，便于保管和利用。

第二十条档案编号中的工程项目代号由档案馆规定，文件、原始、蜡底纸介质档案编号按照《科技档案纸介质编号方法》执行。

原已采用汉字和阿拉伯数字进行编号的勘察设计项目，分类编号仍按原方法继续执行；其他档案采用汉语拼音和阿拉伯数字组成的档案编号。

第六章科技档案的保管
第二十一条档案保管必须专人负责，实物与帐目须清楚、完整，档案交接严格执行签字制度。

第二十二条科技档案库房保管采取分类、分项目存放。

排架采取自左而右、自上而下，专业中分阶段。

第二十三条科技档案归档后需要修改时，应履行与设计签署同级审批手续，原图保留。

第二十四条科技档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（15年）三种。

档案密级按照形成单位划定密级进行管理。

第二十五条档案库房温度应控制在14℃～24℃，湿度保持在45%～60%。

切实做好防火、防日光及紫外线照射、防盗、防潮、防尘、防有害生物（微生物、虫、鼠）、防水、防有害气体污染。

第二十六条库房应根据存放档案的种类，分别配备防磁柜、铁制密集架或其他铁制柜子等档案装具。

第七章科技档案的鉴定、销毁、统计
第二十七条科技档案中已失去保存价值或超过保管期限的案卷，经鉴定审批后可剔出销毁。

第二十八条鉴定工作完成后，将装订成册的档案销毁目录、销毁报告同时报单位总工程师批准。

科技档案鉴定销毁目录（附件10）、销毁报告归入档案全宗卷保存。

第二十九条各级档案部门要建立科技档案统计制度，对档案的接收、库存、鉴定销毁、利用等情况要做出准确的记录和统计。

第八章科技档案的利用
第三十条档案部门应建立健全借阅制度，做好提供利用工作。

第三十一条公司正式员工工作证号为计算机检索查询、办理借阅的唯一证件号。

第三十二条档案资料一次借阅期限为半年，到期仍需使用，须办理续借手续。

第三十三条公司外人员查阅科技档案，必须持该利用者单位介绍信，经公司总（副总）工程师签字同意后，档案馆方能提供阅览，但档案资料不得借出。

第三十四条公司员工退休、调出（包括辞职）时，公司人力资源部门应依据还清所借档案资料签字证明，办理该员工的人事手续。

第三十五条档案管理人员和档案资料利用者，应遵守保密条例，维护档案的安全。

第三十六条利用者所借档案资料必须妥善保管，不得擅自涂改、裁剪、复制、拆卷。

第三十七条档案部门应根据管理发展的需要编制相应检索工具。

第九章奖励与处罚
第三十八条奖励
一、对按期归档，并且归档内容齐全，归档质量符合要求，工作较突出的项目（专业），公司可给予项目（专业）所在单位相应设计阶段应得产值的1%奖励。

二、对在档案工作中做出显着成绩的个人，给予表彰奖励。

第三十九条处罚
一、对不按期归档的项目（专业），公司对项目（专业）所在单位按相应设计阶段应得产值的1%进行扣罚，并限期完成归档。

二、未按时完成归档任务的个人，所在单位应给予处罚，限期归档。

三、损毁、丢失档案资料者，本人应写出书面材料报公司保密办处理，同时交档案馆备案。

第十章附则
第四十条本办法自印发之日起执行。

本办法发布后，二设档案发[2000]179号同时废止。

第四十一条本办法解释权归公司档案馆。

科技文件纸介质材料整理细则
科技文件材料整理工作是科技档案工作的中心环节，是档案保管、鉴定、统计、利用工作的基础。

为使整理规范化，根据中铁二院工程集团有限责任公司《科学技术档案管理办法》制定本细则。

1 术语
科技文件材料：在勘察设计、监理咨询、科学研究、标准管理、设备购买与制造、基地建设、房地产开发、综合技术管理等活动中形成的材料。

整理：将一组具有有机联系的科技文件材料，整理组成一个完整的保管单位。

案卷：若干具有有机联系的科技文件材料档案保管单位。

归档：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件材料整理组卷后，按规定移交至档案部门的活动。

文件：正式印制的文字材料、蓝图、白图、设计诸表。

原始：是任务书、有关意见、文电、纪要、协议合同、勘察记录本、调查材料，钻探、物探、试验材料、说明书底稿、计算材料、互提资料单、变更设计通知单等的总称。

蜡底：正式绘制的蜡纸底图。

2 组卷归档工作流程
归档的科技文件纸介质材料，按照本细则进行系统整理，工作流程为材料收集、材料分类、组成保管单位（册、卷）、加工整理和编号、填写移交目录、专业（课题）负责人审查签署、归档。

3 组卷要求
组卷原则
3.1.1遵循科技文件材料的自然形成规律，保持科技文件材料的有机联系，便于保管和利用。

3.1.2根据科技文件材料的价值，不同的保管期限应分别组卷。

3.1.3保密的科技文件材料应单独组卷。

组卷分类
3.2.1招投标阶段、枢纽总图等科技文件材料放入该项目预可研阶段进行管理。

3.2.2相应阶段变更设计或补充设计所形成的科技文件材料，仍归入原设计阶段。

3.2.3配合施工阶段形成的科技文件材料归入施工设计阶段管理。

3.2.4工程照片按要求装入专用像册归档，并注释，归入该项工程档案中保管。

3.2.5迁改与重点大型临时工程的材料、节约能源的材料作为综合类管理。

3.2.6上阶段有关材料做为下阶段的设计依据时，放入下阶段进行管理。

3.2.7相关专业合册编制的文件放入该文件封面所列第一个专业中进行管理。

3.2.8技术引进和出国考察活动中形成的有价值文件材料，归入技术文字材料类管理。

组卷方式
根据科技文件材料形成的特点，按照下列要求进行组卷。

3.3.1文件按照内容进行组卷。

3.3.2原始
⑴设计依据性的重要文字材料（含任务委托书、审批鉴定意见以及来往文电、协议、技术会议纪要等）单独组卷。

⑵说明书底稿、记录本、经济调查报告、特大桥、大桥、隧道的勘察设计材料应分别单独组卷。

⑶内容联系密切的材料应分别组在一起，如线路诸表、地质钻孔柱状图。

⑷按里程顺序组卷。

如小桥、涵洞、路基。

⑸按工点或项目进行组卷。

如路基特殊工点、车站、科研等。

⑹按方案分别组卷。

⑺变更设计材料应按工点进行组卷，依照变更通知、会议纪要、工程数量表、变更设计图及其他材料的顺序进行排列。

⑻技术公文案卷按照年代以发文单位进行组卷，案卷内文件按照发文单位的文号顺序由小到大进行排列。

3.3.3蜡底图按照设计成册图为单位组卷。

组卷要求
3.4.1归档科技文件材料必须签署齐全、字迹清楚、图表清晰、反差良好，符合档案管理要求。

3.4.2材料保管期限划分准确，分类组卷科学合理，案卷标引简练、确切，书写工整。

3.4.3案卷折叠、排列整齐，装订牢固。

3.4.4以下材料不归档：
⑴没有签署，或者签署不齐全的材料
⑵路基横断面记录本及勘察质量检查记录本
⑶磅底图、草图
⑷其它无保存价值的材料
4 科技文件材料的整理
为了便于保管和提供利用，归档的各类科技文件材料，须按照以下要求进行加工整理。

每个案卷需采用戳记标注。

文件、蜡底采用长方形图章（戳记1），原始采用小圆章（戳记2）。

蜡底材料戳记标注由组卷人员完成。

戳记1
戳记2
归档文件、原始材料凡用金属物装订的，都应改为棉线（双线）装订。

具体方法为：每册文件、原始材料（不包括勘察记录本）以下端及右侧取齐，在卷的左边均匀穿四孔，两端的孔眼距封面的上、下边线为25～30毫米，孔眼距封面左边的边线为15～20毫米。

每孔均需横绕册边订牢，结头打在背面。

案卷封面、卷内目录、备考表应根据要求填写。

4.3.1案卷封面（附件5、附件6）
⑴封面案卷标题应概括卷内文件材料的全部内容，一般应包括项目名称（线路枢纽名称、课题名称、设备名称等）、段别、设计阶段、里程、工点名称或起止点地名等。

⑵封面1中的形成日期为该材料完成的最后时间，填写时按年4位，月2位。

如：200701
⑶封面1中的形成单位填写各子公司、生产院名称。

⑷保管期限为归档案卷的保管期限（永久、长期、短期）。

⑸密级是文件材料形成时确定的密级。

4.3.2卷内目录（附件7）
⑴顺序号:填写卷内文件排列顺序号。

⑵图号或文件号:填写卷内文件的图号或文件号。

⑶名称:填写卷内文字材料或图的名称。

⑷页次:填写该内容的首页号和末页号。

4.3.3备考表（附件8）
填写备考表时，应注明本案卷文字材料、图纸等的张数，并分别由组卷人、专业负责人签字。

归档以后发生变更时，由档案管理人员注明。

档案盒上的备考表由档案管理人员填写，注明本盒中的卷数。

文件
4.4.1归档设计图纸幅面为不超过420×297毫米（A3幅面），设计图尺寸大于A3幅面的，设计图纸文整时，归档部分应按要求折叠装订成册，图标必须外露。

4.4.2设计文件卷内材料按图号顺序排列。

原始
4.5.1案卷内材料排列的顺序采取综合性的材料在前，具体的在后；勘察材料在前，设计计算在后。

里程由小到大排列；文字和图表混装的文字在前，图表在后；来往公文，先排来文，后排复文，先排正文，后排附件。

4.5.2原始材料装订厚度不超过20毫米，幅面为（A4）210×297毫米。

4.5.3原始材料页面须盖上红色圆圈编写页号，凡有书写内容的页面均应编页号，正面页编在右下角，反面页编在左下角，其中封面、卷内目录、备考表（封底）不编写页号。

4.5.4成册勘察记录本应加档案馆印制的案卷封面、卷内目录、备考表（封底）。

蜡底图
4.6.1正式蜡底图按保管单位成卷管理，套上纸筒封套，封套用较厚的白色纸张制成，长度与蜡底图相同，封套的直径大小以放入、取出合适为宜，每卷直径不超过40毫米。

4.6.2封套上应标注包括工程名称、段别、设计阶段、案卷名称（含里程、起止地名、工点名）、图号、张数、设计日期等内容。

4.6.3 蜡底图一律由左向右卷。

数张蜡底图一卷时，应按设计图号顺序排列，其右侧和下边应对齐，以便查图。

4.6.4绘制标准设计蜡底图时，须考虑在图纸边框线外予留不小于20毫米的边，以利踏边平放保管。

档案的文件、原始案卷采用盒装。

5 科技文件材料编号
同一专业相同设计阶段案卷应按勘察设计里程、内容联系等特征进行排列。

编号方法
5.1.1档案号由代字代号及流水号组成，汉语拼音编号中代字采用汉语拼音字母，代号采用阿拉伯数字；汉字编号中代字采用汉字，代号采用阿拉伯数字。

5.1.2一个文件、原始保管单位的档案材料太多时可分册，编号方法为：在同一档案号后加分号。

如：、、。

5.1.3一个蜡底保管单位的档案材料张数太多，超过规定直径大小时，可分多卷，在同一个档案号后，按照图号顺序加本卷起止分号。

5.1.4归档原始和蜡底图材料由组卷者编写临时档案号，代字代号用黑色钢笔书写，流水号（含分号）一律用黑色软铅笔书写。

编号位置
5.2.1文件：封面右上角盖红色编号专用章并编号。

5.2.2原始材料：汉语拼音编号应填写在每册封面左上角档案号栏目内；汉字编号应填写在每册封面右上角档案号栏目内。

5.2.3蜡底图：每张图正面的右下角图标上方（图纸空白处）或者图标左侧（图纸空白处）由组卷者盖兰色戳记1并编号，单张长图（2米或以上）左下角还需另加盖兰色编号章并编号，图内和封套编号应一致。

封套上的编号章盖在距离端口20毫米处。

6 科技文件材料的移交
科技文件材料归档时，须填写科技文件材料移交目录（附件9）一式二份。

案卷符合归档要求后，归档方与接收方移交签字确认，双方各存一份备查。

移交目录书写应规范，填写内容须与移交科技文件材料一致，其中蜡底移交目录还应反映出设计图号。

7 附则
本细则由公司档案馆负责解释。

本细则公布之日起执行，原细则同时作废。

科技档案纸介质编号方法
科技档案纸介质编号方法分为两类，即汉语拼音编号和汉字编号。

基本建设项目档案编号，可根据其组成情况，增加阿拉伯数字表示该项目的分项工程。

战备、特种工程档案（包括迂回线设计、军用设施、战时抢修预案报告及设计）放入相应工程项目中管理，顺序排列，并在案卷号后加注A。

Ⅰ、汉语拼音编号：
汉语拼音和阿拉伯数字组成的编号，由种类、分类（包括一级分类与二级分类）、属类和案卷流水号组成。

案卷流水号前加Y、L分别表示原始、蜡底，不加字母为文件。

一、基本建设档案种类用J表示
勘察设计阶段代号、档案类型代号、铁路专业代号、城市轨道专业系统代号分别见表一、二、三、四。

表一：勘察设计阶段代号
5-竣工阶段
1、铁路干线、支线项目代号和公路项目代号采用其项目名称表示，取其每字的第一个字母结合而成。

若重复，则增加字母，直到不重复。

2、铁路干线项目档案编号中分类部分用项目代号表示，属类部分由设计阶段、专业组成。

铁路支线项目编号采用二级分类，第一级表示档案工程类型，第二级表示项目代号，属类部分由设计阶段、专业组成。

3、铁路枢纽、地铁、轻轨档案编号中分类部分采用二级分类，第一级表示档案工程类型、第二级为工程所在地名。

属类部分由设计阶段、专业组成。

4、公路档案编号中分类部分采用二级分类，第一级表示档案工程类型、第二级为项目代号，属类部分为设计阶段，不分专业。

5、专用线、独立工程档案编号中分类部分采用二级分类，第一级表示档案类型，第二级是用阿拉伯数字表示的工程代号，属类部分为设计阶段。

6、基地建设档案编号中分类部分用档案类型表示，属类部分是基地所在城市的代号。

7、房地产档案编号中分类部分用档案类型表示，属类部分是阿拉伯数字表示的项目代号。

8、规划档案编号中分类部分用档案类型表示。

9、海外项目档案编号应在国内项目相应档案类型的分类中加“HW”以示区别，二级分类中以项目所在国名的拼音和阿拉伯数字组合表示，阿拉伯数字为该类工程的序号。

10、监理档案用JJ表示，咨询档案用JZ表示。

监理、咨询档案的案卷编号由种类、一级分类、二级分类、属类及案卷号组成。