科技档案管理规定范文

科技档案管理规定

为加强和规范科技档案管理工作，确保科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《江苏省国信集团档案管理办法》等有关规定。

1 管理内容与方法

1.1本公司在基建、生产、施工、检修、科研、技术管理等各项工作中形成的具有保存价值的科技文件材料。（归档范围见“公司文件材料归档范围”）

1.2 科技档案人员必须参加重要的生产技术调度会、科研成果鉴定会、设备开箱验收、基建工程(基改扩建、工程改造、各类小型基建)竣工验收，如文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，则不能进行鉴定、验收。

1.3为了确保科技文件材料能够准确地反映本公司各项活动的真实内容和历史过程并且长久地提供利用，归档材料要求按公司档案管理制度第十八、十九条执行。

1.4 设备检修资料归档工作管理规定

1.4.1 机组大修资料归档范围

- 大修项目进度表、施工计划、技术措施、解体分析报告；

- 规范性大修管理实施细则；

- 重大、特殊检修项目的施工计划、技术措施、施工总结；

- 改变系统和设备结构的设计资料及图纸；

- 大修技术记录和技术经验专题总结；

- 大修工时，材料消耗统计资料；

- 大修前后的机组热效率试验报告；

- 设备（或系统）异动申请及竣工报告；

- 各专业的大修总结报告、大修总体验收卡；

- 冷态、热态整体验收记录及整体总结报告；

- 汽轮机叶片频率试验报告；

- 汽轮机大修前后调速系统特性试验报告；

- 重要部件材料的焊接试验鉴定报告；

- 九项技术监督总结性材料；

- 监督、监察项目的检查、试验、调校报告；

- 全面质量管理总结。

1.4.2 机组大修资料归档工作，列入大修管理范围，作为机组大修评优的一个条件，加以考核。

1.4.3 机组大修结束后，各有关部门在一个月内应按规定将大修资料收集齐全后交专业工程师审查，大修后两个月内，由生产技术管理部门列好移交清单，经生产技术管理部门负责人签字后，集中交档案管理部门。

1.4.4 设备（或系统）异动管理

1.4.4.1 每份设备异动申请报告，应填写编号和被异动设备（系统）的原图号。已执行的设备异动申请报告，应手续齐全，经总工师（或副总工）签字后，向档案管理部门移交。

1.4.4.2 设备（或系统）异动后，两个月内由实施单位工程技术人员到档案管理部门办理对原图的修改补充工作。

1.4.4.3 对系统进行的异动，如变动较小可直接在图面上“杠改”或“刮改”，并在改动部分旁标注异动报告号，修改内容较多，应另出新图。

1.4.4.4 对经多次修改已不符合存档要求的图纸，应由责任检修专业根据档案管理规定重新出图，竣工图必须是蓝图或CAD图纸，（须盖竣工图章）要做到图物相符，数据准确，签字手续完备，然后经生产技术部门审核，总工程师批准后交档案管理部门。

1.4.4.5 对设备进行的异动，在制造厂的设备图上修改补充。

1.4.4.6 设备异动报告表编号以专业为单位进行统一编号，括号内填写专业。例如：锅炉专业为：编号（炉）2000----01----XX

即：编号（专业）年代----顺序号。

1.5 基本建设档案资料管理规定

1.5.1 归档的文件材料必须齐全。大中型和重点工程项目永久、长期保管的档案完整率要达到百分之百。

1.5.2 归档的材料必须准确反应基本建设活动的历史过程和工程的真实情况。

1.5.3 基本建设档案的收集整理要求按公司工程档案管理规定执行。

1.6 设备仪器开箱档案资料管理规定

1.6.1 设备仪器文件材料归档范围；

1) 申请外购的报告、批复；

2) 外购合同、协议；

3）随机图样及文字材料；

4) 设备仪器开箱记录；

5）安装调试记录、总结、检测验收报告等；

6）运行记录及重大事故分析处理报告；

7）申请引进设备仪器报告、批复；

8）产品样本、说明书装单、质量保证书；

9）技术经济调查报告；

10）与外商谈判、洽谈记录、纪要、合同、协议和来往函件；

11）随机全套图样及方案材料（原文和译文）；

12）设备仪器安装、调试记录、总结、竣工图样、检测验收报告；

13）技术、质量上的异议和处理结果材料；

14）设备运行记录及重要事故分析处理报告。

1.6.2 凡是本公司购买的生产设备仪器到货后由采购部门通知有关专业技术人员和档案管理人员共同参加设备开箱验收，工程设备由工程管理部门专职、施工单位、设备购进部门会同工程部档案人员共同参加验收。禁止在无档案人员在场情况下开箱验收。

1.6.3 因特殊原因设备开箱时未通知档案管理部门，采购部门事后必须到档案管理部门补办资料移交及开箱验收手续。

1.6.4 设备仪器进厂开箱验收时，箱内一切文件资料、清单等原始材料由档案管理部门收集、验收、登记，工程设备根据总工程师的意见分发到有关单位，如图纸、资料份数满足不了的，由需要单位自行复印。

1.6.5 设备仪器安装调试验收后，负责安装调试的主管人员应将设备仪器安装、调试中形成、积累的文件材料及时整理归档。

1.6.6 本公司自行设计制造的设备仪器，在设计制造工作结束时，由主管设计人员负责将设备仪器文件材料组成保管单位，由本部门负责人审定后，移交档案管理部门归档。

1.6.7 凡是订购设备的申请、合同、协议，由合同管理部门负责集中将资料交档案管理部门。

1.6.8 开箱验收后发现缺少的出厂文件资料等，应由设备购置部门负责索取补齐。

1.6.9 档案管理人员参加设备开箱验收时，必须认真做好记录，并由设备购置主管单位及有关参加验收的人员共同签字。

1.6.10 邮寄或捎回的技术资料，有关部室或个人在收件后一周内将原件资料向档案管理部门移交归档，任何部门或个人不得将资料丢失、损坏或截留。

1.7 科技档案的整理、编目和保管：

1.7.1 科技档案的整理，就是按其形成规律，保持各种档案材料之间的有机联系以及便于保管和利用的原则，对科技档案进行系统整理、编目和保管。

1.7.2 公司科技档案的分类原则、分类方法、类目标识和类目设置依照公司档案分类规则。

1.7.3 科技档案接收后，应及时登记、分类、划定保管期限、编写案卷标题、页号、将每份文件逐一录入计算机并编制卷内目录、备考表、装订整齐，组成案卷后方可入库，并编制各种检索工具，以便迅速查找。

1.7.4 科技档案按保管单位组卷的卷盒、卷皮、卷内各项内容规格，按照国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》的格式制订，排架方法按照工各程代码、机组和专业类目相结合的办法进行。

1.7.5 对破损的图纸资料应采取措施，及时复制和修补。