数字档案管理系统

数字档案管理系统1、局域网档案资源管理系统档案资源管理系统部署在局域网中，以建立档案核心资源总库为目标，涵盖信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程规范化管理，由此建立档案数字化综合应用平台，提高档案馆业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足利用者和档案管理者需求。

1）档案整理应实现对档案的录入整理、电子档案元数据项进行补录与修改、对著录目录和相应的档案数字资源进行自动挂接处理（逐条挂接、批量上载挂接）、整编等功能。

2）鉴定处理系统应提供建立鉴定任务、拟写鉴定意见、鉴定审批流程，并对于通过鉴定的档案，系统自动保存档案的鉴定结果等主要功能。

3）专题管理系统应提供专题管理功能，可以根据某一主题，建立档案专题库并对专题库进行维护。

4）档案利用系统应提供对档案数字资源的检索和阅览功能。

支持分类导航检索、模糊检索、高级组合检索、跨库跨类检索、关联检索、全文检索等方式，对检索结果可进行排序、导出、打印以及在结果中再次检索操作。

支持txt、Office、PDF、HTML、图像、音频、视频等文件的在线阅览。

系统应提供接口与档案馆内查档服务大厅的自助查询一体机进行数据对接，为自助查询一体机提供可公开发布的档案数据。

5）档案统计系统应提供对档案数据的统计功能，包括馆藏档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计等，通过自定义统计公式和表格样式，最终形成统计报表。

6）系统管理系统应提供用户管理、权限管理、日志管理、元数据管理、代码管理、格式转换、介质管理等功能，对系统中数据和使用进行配置。

7）档案实体保管系统应实现对档案库房和档案实体进行准确、实时、高效的全面动态管理，提高实体库房的安全性、管理效率和准确性，实现库房管理方式无纸化、档案存储位置图形化和数字化、进出库手续自动化的现代化档案库房管理工作。

系统应提供库房配置、虚拟库房展示、对实体档案在库房中的保存位置信息进行维护及库房设备管理等功能。

系统应提供档案出入库、接收入库、永久出库等相关功能。

系统应提供对档案库房各项防范技术，对档案原件保护和利用安全的监督检查、对档案数据安全保管、对档案库房数据消毒、记录库房维修等工作日常台账记录，与库房温湿度监控系统接口，对档案库房的温度和湿度状态进行登记并对所记录数据进行分析等功能。

系统应与智能密集架集成联动，实现密集架移动、合架、通风等功能。

电子阅览室，主要是部署在局域网中，为来馆查询人员服务。

8）利用登记要求通过对二代身份证识别，实现对来访人员身份的验证，并进行登记。

包括登记的证件类型、证件号码、姓名、利用类型等信息。

9）利用服务来馆人员进行登记后，对来访登记分配来访人员的权限以及所使用计算机的终端。

来馆人员可自行查询相关信息。

通过模糊检索、条件检索、属性检索、全文检索、在结果中检索来实现对档案的检索。

系统应提供档案篮功能，存储用户本人添加的记录到档案篮，方便进行批量的申请借阅。

对来访人员根据其利用需求可向管理员提出的电子档案浏览、电子档案打印、实物档案调卷、实物档案复印等相关申请，阅览室管理人员需要根据来访人员信息以及所申请档案的开放程度进行审批，审批通过后方可进行相应操作。

10）统计报表应实现对档案管理、档案利用、档案人员等有关情况的日常统计。

2、政务网电子文件中心、档案接收、档案利用系统电子文件中心系统以全宗为单位，为每个立档单位提供档案采集、整理、管理、利用和系统管理服务。

各个立档单位可以通过电子文件中心系统管理本单位的档案，与其他单位的档案互相不冲突。

电子文件中心系统，应支持云计算设计，可以为每个立档单位设置独立的存储空间，使数据资源在有效利用的同时，可以保证各立档单位数据资源的安全性。

1）收集归档为各立档单位的档案管理提供档案数据的采集功能，包括档案的手工录入、数据导入、批量修改等。

2）档案整理为各立档单位提供档案整理功能，包括退回、编目打印、档案检查、编号、归档等功能。

3）档案管理为各立档单位提供档案管理功能，包括虚拟库房、退回整理、上架、下架、导出等功能。

4）档案鉴定各立档单位档案管理员对保管期满的档案进行价值鉴定，对还有保存价值的档案重新修改其保管期限进行保存，无保存价值的档案归入销毁库。

5）借阅管理为各立档单位提供电子借阅和实体借阅管理。

借阅人员可以直接通过计算机申请利用电子档案，通过一定的流程审批，管理人员为借阅人员授予相应的权限（浏览、下载、打印）。

权限要求支持分别授予，并可以有时间限制，到期自动收回权限。

对于要借阅实体档案的人员，系统需提供实物档案借阅登记、归还、催还等功能，对到期应归还的档案，进行消息或短信形式的催还。

需提供借阅记录的检索查询，可对借阅情况进行统计分析。

6）档案利用应为各立档单位提供档案利用功能，包括档案检索、浏览、下载、打印等功能。

（1）分类检索：提供资源导航树，进行资源逐层展开浏览式检索。

（2）属性检索：按照题名、关键字、日期等任意一个或多个字段进行属性检索。

（3）条件检索：指定一个或多个字段的查阅方式（大于、小于、等于、模糊匹配等），通过“并且”、“或者”、“（）”等逻辑符号定义任意复杂的检索条件进行检索。

（4）跨库检索：在多个库间进行检索，输入要检索的信息，自动在选择的库中进行检索。

（5）全文检索：挂接全文检索支撑平台，支持自然语言断词、词索引、同义词检索、中英文容错等特性，支持文本文件txt、Office 文档、PDF、HTML等格式文件。

（6）档案浏览：实现档案的在线浏览，无需下载插件，浏览时不在本地生成缓存文件。

7）档案移交应根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》要求，为各立档单位提供档案移交功能，对于需要移交档案馆的档案，可以导出形成档案信息包进行移交。

8）系统管理各立档单位可以通过系统管理，建设属于本单位自己的档案管理业务。

包括用户管理、权限管理、档案类型管理、元数据管理、代码管理、规则管理等。

9）用户管理用户可以通过人员管理功能，管理系统中组织机构、角色和用户信息。

用户管理采用树结构形式管理组织，组织机构下可以创建下属组织机构，机构中新建人员，角色下可以添加人员。

10）权限管理权限应划分得很细致，应具有权限管理、角色授权功能，为使用者提供系统用户和系统基本功能连接起来的桥梁。

11）档案类型管理应可以根据实际的业务情况，建立各种目录、文档库等来组织和管理自己的档案数据。

12）元数据管理应可以根据档案管理要求，自定义各类档案库的元数据信息。

13）代码管理在档案管理过程中，需要使用代码（枚举值）对一些数据和内容进行分类管理。

使用代码管理功能，可以在系统中建立一些基本的枚举值，方便在录入数据时使用这些已存在的枚举值。

14）规则管理应提供业务规则自定义功能，可以对各种档案类型的整理规则、字段对应规则、排序规则进行设置。

15）档案接收要实现对各委办局的电子档案进行接收，包括在线接收和数据导入。

要求支持不同的数据来源的对接，为各委办局自己的档案管理系统提供数据接口，实现对各委办局的档案数据的在线接收。

要求针对不具备在线归档的立档单位进行数据包导入接收。

系统应提供接收检查、接收处置、接收手续、接收入库等主要功能。

16）数据审核要对于接收的数据进行数据审核，完成“四性检查”，即对电子文件的真实性、有效性、完整性、安全性进行检查，给出检查报告，逐条记录不符合项。

17）安全管理系统应提供权限管理、审计跟踪、数字水印等安全管理相关功能和档案类型管理、全宗信息管理等配置管理功能。

18）移交入库对审核通过整理后的档案，进行进馆移交，将档案导出成符合要求的数据包，可以通过介质，转移到局域网的档案资源管理系统中。

在政务网上要建设档案资源利用平台，实现对政务网上信息资源的发布，为政务网上的用户提供共享服务。

系统需提供用户登录、信息查询、借阅申请等功能。

19）用户登录政务网上的用户可以通过用户名和口令登录到档案资源利用系统中，查询相关信息资源。

20）信息查询政务网上的用户可以通过系统提供的模糊检索、卡片检索、条件检索、分类检索、目录检索和全文检索等检索方式，根据实际需要选择最合适的检索方式进行档案查找，以提高检索效率和准确度。

21）借阅申请政务网上的用户对于一些档案的全文，需要通过申请、审批后才能查阅。

3、互联网档案信息门户网站、检索平台档案资源展示门户，统一为互联网用户提供档案信息服务业务。

在后台实现系统各栏目信息的编辑、审批与发布功能。

在前台实现各类信息的浏览查看。

1）信息编辑系统需可在新闻动态、馆藏介绍、标准规范、利用指南、编研成果、专题展示、档案展览等栏目下分别编辑想要发布的信息。

对已创建的信息可以进行预览，显示该信息发布时普通用户所能看到的实际页面。

对已创建的信息可以进行提交发布审核，如审核通过将直接发布到门户网站上。

2）信息审批系统需提供信息审批功能，审批负责人可以预览要审批的内容，审批通过则发布到门户网站，审批不通过则退回给编辑者。

系统还需提供撤销发布的功能，将已发布的信息撤回，使普通用户无法再在门户网站上看到被撤销的信息。

3）信息浏览系统需为互联网上的普通用户提供信息浏览的功能，随时可以浏览查看新闻动态、馆藏介绍、标准规范、利用指南、编研成果、专题展示、档案展览等信息。

档案资源检索平台，为互联网用户提供档案检索利用业务，检索利用的是从档案数字资源库中发布的公开的档案信息。

需提供档案检索、档案阅览、利用数据导入、利用数据审核、数据处理等相关功能模块。

同时，该平台应可在政务服务大厅部署，方便老百姓查档，少跑腿。

4）利用数据导入系统需提供利用数据导入功能，对从局域网的档案数字资源库中导出的要发布到互联网档案资源检索平台的内容，进行管理维护。

系统需支持对档案目录、数字化副本、电子档案、文书、照片、音像等各类档案数字资源的批量导入。

导入过程中对数据进行自动校验，对校验出错的数据进行跳过并生成导入错误报告，可利用导入错误报告重新导出相应数据。

档案数字资源导入过程中自动完成条目与原文的挂接。

5）利用数据审核对导入的数据进行批量审核，审核通过的数据提供前台检索、阅览。

未通过的数据不提供前台检索、阅览。

6）数据处理提供对互联网数字档案资源利用库中的条目、原文信息的增、删、改、查以及原文挂接功能。

7）档案检索提供对开放档案数字资源的的检索功能，支持分类检索、属性检索、条件检索、跨库检索、全文检索等多种检索方式，支持对检索结果排序，支持在检索结果中再次检索操作。

8）档案阅览可对系统检索到的档案全文信息进行在线阅览。

阅览器可以支持PDF、照片类、音频类、视频类的等多种文件格式的阅览。

4、数据迁移完成档案信息资源从原有系统向新建档案资源总库管理系统的迁移工作，保证档案数据的原始性、准确性。