浅析会计电算化内控存在的问题及改进的方法

浅析会计电算化内控存在的问题及改进的方法摘要：会计实行电算化后，在会计工作的效率大幅提高的同时，会计核算和会计管理的环境发生了很大变化，在一定程度上降低了会计工作的劳动强度，提高了会计信息的实时性，为会计人员参与经营决策创造了有利条件。

但是，在会计电算化的发展过程中，又出现了新的问题、产生了新的矛盾，有许多问题要及时解决，否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展。

关键词：会计电算化；内部控制；问题；改进
abstract: the implementation of computerized accounting has not only improved greatly the efficiency of the accounting work, but also changed the environment of accounting and accounting management, which, to some extent, reduces the labor intensity of the accounting work, and improves the real-time accounting information, creating favorable conditions for accounting staff to participate in business decision-making. however, in the process of development of computerized accounting, new problems and new conflicts occurred, which should be resolved in a timely manner, otherwise it will seriously obstruct the further development of computerized accounting in china.
key words: computerized accounting; internal control; problems; improve
中图分类号：e232.5文献标识码：a 文章编号：2095-2104（2012）
一、会计电算化对内部控制的影响
1．手工会计系统中，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。

会计电算化后，会计账务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查，总账、明细账的核对等自然而然地消失了。

取而代之的计算机内部控制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。

由此可见，电算化会计除了人这个执行控制的主体外，许多内容控制方法主要是通过会计软件来实现的。

因此，计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一人工控制转为人工控制和程序控制。

2．控制的范围扩大。

传统的内容控制主要针对交易处理。

计算机技术的引入，给会计工作增加了新的工作内容，同时也增加了新的控制措施。

如计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制，以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。

3．电算化会计信息系统交易授权、执行与手工会计系统存在差异。

授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制，在手工会计系统中，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章。

但在电算化会计信息系统中，业务人员可利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此引起失控而造成损失的案例数不胜数。

例如：业务人员被客户收
买，非法取得他人口令，绕过批准程序开出销售提单；非法核销客户应收款及相关资料；掌握公司顾客订单密码，开出假订单，骗走公司产品等。

4．内部控制的程序化使得内部控制具有不定期的依赖性并增加了差错反复发生的可能性。

电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。

电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们的依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发现，从而使系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。

二、会计电算化环境下企业财务内控存在的问题
电算化会计虽然有诸多好处，但是电子化也有电子化的弊端，会计电算化将手工方式的记账核算工作转变成了计算机软件的程序化工作。

但是，这种处理方式的变化会从许多方面影响到会计的内部控制，为了确保电算化条件下的会计核算完整无误，相应的会计内部控制必须得到加强。

1．电算化方式下的数据处理削弱了传统内部控制的集中性
在手工记账的时候，所有的会计业务资料，比如总账、明细账等大多是由不同责任人登记保管，财务内部会依照业务所涉及的账户的不同而分工合作，职责分明，形成一个严密的内部控制系统，这种情况下，出现舞弊的几率较低，授权分明的条件下，查看所有的会计资料也是不太可能实现的。

这样严密的内部控制制度，就算
出现了一定的漏洞，也可以根据适当调查追究责任。

但是在电算化的记账程序中，几乎所有的会计数据都是有一套软件执行，这样同一套软件进行的多项业务处理很难将数据处理的集中，同时，传统的手工帐中对各个账户的分开管理的功能也相应弱化，更难控制闲杂人对会计信息的浏览甚至备份。

2．过于依赖程序化造成操作员的身份难以区分
手工记账中，各种账务的记账人员与账务内容是直接相连的，这就形成了一层天然的相互约束的关系，比如最直观的笔迹识别。

但是，在电算化的系统中，电子化过分强烈，切断了原本与人直接相连的账户的联系，使原来账户与人的自然关系转变成了人与电脑的联系，这样就不可避免的带来了一定的高科技犯罪风险，自然也会导致财务内部控制的失效。

3．由纸质到电子设备改变了内部控制中数据管理方式
原来手工记账条件下，会计的相关信息都会随着记账的过程而在相应的凭证、报表上得以存储，这种纸质的存储方式，虽然浪费空间，查阅不方便，但是也有一定的稳定性和安全性，比如说：难以修改，专人查阅等。

但是，转变为计算机软件输入的会计信息，保存的介质变成了移动硬盘等电子设备以及软件开发过程中专门开辟的存储空间，这些存储的介质，不像纸质那么一目了然，由于电子读取的固有特性，这些会计信息似乎更容易损坏，修改，更重要的是，即使有会计信息出现错误或者出现遗漏，也难以立刻发现得以补救，而因此对企业财务造成的损失也是难以弥补的。

三、加强和完善会计电算化环境下财务内部控制的措施
1．加强会计人员的计算机业务素质。

目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计经过短期培训而来，他们在使用微机处理业务的过程中，往往很多是除了开机使用财务软件之外对微机的软硬件知识了解甚少，当微机出现故障或与平常所见的界面不同时，就束手无策，而且这些会计人员操作很慢，在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付之东流，造成财务数据丢失，严重的导致系统崩溃，使会计电算化难以发挥其应有的作用。

因此，在实施会计电算化时，必须首先培养电算化人员的会计和计算机专长，两者缺一不可。