材料采购与付款管理制度

采购与付款管理制度

为加强对材料采购与付款工作管理，做到有章可循，以保证本公司生产经营的正常运转，特制定本制度。

一、实行统一采购物资的范围

本厂所有的外购物品实行统一采购管理，具体范围包括：

1、生产所用原材料、辅助材料；

2、机器、设备、工具（含零配件、量具、检验仪器等）；

3、办公事务用品及文具用品、表单印制。

二、相关部门的工作职责

1、销售部的工作职责

（1）根据已经确认的销售订单合同编制销售计划，经业务员和销售经理签字的销售计划单下发给制造部和财务部。

（2）及时向公司提供客户需求、合同变更等信息。根据销售计划跟踪产品制造进度，保持与制造部的日常工作联系，沟通、协调、解决产品制造过程中的有关事宜。

2、制造部的工作职责

（1）根据订单合同的产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，作为原辅材料采购的基础数据同时编制整体生产计划单。生产计划单应在收到销售计划单15天内编制完成。

（2）根据生产计划单和供应部门一起编制材料采购计划单。（根据生产产品步骤可以编制分步的生产计划、采购计划单）。材料采购计划单应在收到生产计划单10天内编制完成。

（3）编制材料采购计划单时应充分考虑公司现有材料库存情况，仓库、财务部应给予配合，防止重复采购。

（4）特殊急需生产物资，少量的在整体材料采购计划单中未填写及机修等材料由生产部填写采购计划单。

（5）工具、量具和经常用品由仓库协同生产部填写采购计划单。

（6）以上材料采购计划单都需要由制造部经理签字。

（7）对于部分紧急直接采购的，电话直接联系的，在采购完毕入库后应将采购手续补齐。

3、供应部的工作职责

（1）供应部根据采购计划单，应取得不少于三家的供应商报价单，供应商报价应在取得材料采购计划单5天内完成报价程序，并在上网审批。

（2）上网审批的供应商报价信息由总经理审定，总经理在5天内作出审定批复。总经理在5天内未作出审定批复的，供应部可自行选定供应商。

（3）根据总经理批复要求或供应部自行选定供应商过程中，供应部应根据供应商报价进入实质性供货价格商议（包括提供17%的增值税专用税票）。

（4）供应部与供应商达成定价协议及有关合同条款后，可正式签订供货合同（除零星采购外），合同文本按本公司规定的格式，供应部应将供货合同归档，同时将合同复印件提供给财务部，将供货通知书提供给仓库。

（5）对于紧急单次采购总额在5000元以下的;标准件及其他小件单次采购总额在2000元以下的,生产部直接经制造部经理审批采购计划单后，交给供应部门进行采购，不需进行上网审批。

（6）采购材料物资运抵本公司后，根据本公司内部控制的流程规定，交本公司有关部门办理质检、验证数量，由仓库人员办理入库手续、签发入库单，并核销采购计划。

（7）对采购的材料物资，应审核供货厂商的结算凭证、本公司的入库凭证等应在当月25日前将购入材料核对完毕，同时要求供应商在当月28日前开具发票，经审核无误后，签字确认，报送到财务部门入帐，以次作为付款安排的依据。否则将会无法安排资金。

（8）无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核。

4、财务部门的工作职责

（1）财务部对材料物资采购结算时，应当认真审核《供货合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，发现问题及时向上一级主管经理报告。

（2）财务部结算支付材料采购款项时，应当严格按《供货合同》约定的付款日期及《采购付款申请单》按月编制付款计划单，并将付款计划单上网审批，上网审批的付款计划单提请总经理批准，总经理在2-5天内作出批复意见。总经理在5天内未作出批复的，财务部可按付款计划单实施付款决定。

（3）对于紧急单次采购总额在5000元以下的;标准件及其他小件单次采购总额在2000元以下的，不需上网审批。财务部应认真审核《采购付款申请单》有关经办人、主管经理审批签字手续是否齐全，材料发票、入库单等单据是否齐全合法，是否符合付款条件，经确认无误才能支付款项。

5、质检部门的工作职责

（1）根据供货厂商的信誉度，分别采取抽检或全检的方式，及时检验采购入库的外购物资、委托加工交库产品的质量，并在质量验收单上签证确认。

（2）凡检验不合格的物资、委托加工工件应拒绝办理签证确认手续，并及时报告上一级主管经理处理。

（3）对已经签收，但后来发现问题的要及时填写报告，并及时报告上一级主管经理处理，同时将报告单交给采购部、仓库和财务部，以便执行处理结果。

（4）质量检验按照本公司规定的技术标准、图样或封样件的有关要求执行。

三、经济责任处罚

1、财产、物品使用部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真提出材料物资需求情况。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

2、供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定材料采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。

3、财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。

4、质检部门必须对所有运抵本公司的采购材料，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理，严禁对品质不符的外购物品放行入库。因质检人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。

5、仓库部门对质检部门验收合格的外购物品办理验数入库手续，并对入库采