采购与付款管理制度

采购与付款管理制度（讨论稿）

1. 目的

1.1 规范并加强采购订购、付款行为，做好采购结算工作，确保按合同（订单）付款，防范采购付

款过程中的差错和舞弊，维护公司利益，特制定本制度。

2. 适用范围

2.1 本制度适用于包括（班组）工人工资、材料、设备、机械台班、零星采购等的所有采购与付款

的行为。

3. 释义

3.1 采购的分类

3.1.1 A类，包括工程材料（地材、主材）、人工费、机械台班等工程直接费。

3.1.2 B类，包括为完成工程项目而必须投入的应急零星物质与用品等，每批次金额在500元以下3.1.3 除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。

3.2 与采购付款管理相关联的单位和领导

3.2.1 需求使用单位

3.2.2 采购部门：成本控制部

3.2.3 财务部门：财务部

3.2.4 公司领导

3.3 物资需求（采购）计划的分类

3.3.1 月度物资需求计划

3.3.2 紧急物资需求计划

3.3.3 零星物质申请单

3.4 采购的方式分类

3.4.1 固定厂商、长期报价采购

3.4.2 即时询价采购

3.5 采购部门和计划部门的划分

3.5.1 A类物资的计划部门为工程管理部/分公司，采购部门为成本控制部。

3.5.2 B类物资的计划部门为工程管理部/分公司，由工程管理部/分公司就近自行采购。

3.6.1 预付款

361.1预付部分款项，货到付清

361.2 款到发货。

3.6.2 按月份结算付款

3.6.3 货到凭发票报销付款。

3.6.4 货到后分期付款。

3.6.5 以上方式的结合。

4.职责

4.1 公司总经理负责

4.1.1 审议批准《米购申请表》、《米购报告表》。

4.1.2 采购合同的批准、签订。

4.1.3 《结算单》、《付款计划》、《付款通知单》的批准

4.2 分管领导负责

4.2.1 A、B类物资需求（米购）的批准。

4.2.2 《结算单》、《付款计划》、《付款通知单》的审核。

4.2.3 《米购申请表》、《米购合同》的审核。

4.2.4 长期物资供应厂家的选定。

4.3

财务部负责：《米购合同》、《结算单》、《计量单》、《付款计划》、《付款通知单》的审核。

4.4 成本控制部负责：

4.4.1 审核《米购申请表》。

4.4.2 制写《结算单》、《计量单》、《付款通知单》

4.4.3 负责填写《米购报告表》。

4.4.4 负责米购A类米购物资。

4.4.5 申报付款计划。

4.5 工程管理部/分公司负责

4.5.1 提报物资需求（米购）计划、《米购申请表》。

4.5.2 A、B类采购物资的入库检验或验证。

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4.5.3 参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。

5. 程序

5.1 物资需求计划及发放程序

5.1.1 需求使用单位根据生产经营管理需求每月20 日前填写《月度物资需求（采购）计划》。对于确实急需不

能列入《月度物资需求（采购）计划》的物资，物资需求使用单位可随时及时填写《物资紧急需求计

划》。

5.1.2 《月度物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分

管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。

5.2 工程管理部/分公司材料员根据所需物资的库存情况出库发放物资。

5.2.1 库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。

5.2.2 库存数量不足的，执行《物资采购审批程序》后发放。

5.2.3 库存数量充足但发放后库存数量不符合《物资基准库存量明细》规定的库存基准量的，先行全部或部分发

放后执行《物资采购审批程序》。

6. 物资采购审批程序

6.1 成本控制部根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《月度物资需求计划》或《物资紧急需求（采购）计

划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经成本控制部负责人审查，分管领导审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。

7. 物资采购实施程序

7.1 物资采购部门采购人员接到经批准的《材料采购申请表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和

其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。

7.2 对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购

方式向厂商议价。

7.3 采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购报告表》，经成本控

制部负责人审核后，进行采购。必要时与供应商签订《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。

8.1 采购物资到工地后，成本控制部提请采购物资的工程管理部/分公司材料员对采购物资进行检验

或验证。

9. 采购物资付款工作程序

9.1 采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写

《付款通知书》，经财务部负责人审核，总经理批准后办理预付款手续。

10. 工作时限要求

10.1 A类物资/事务工作时限要求

10.2特殊/简易采购与付款业务工作时限要求

11. 规定与标准

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