固定资产采购及支付管理制度

固定资产管理制度(初稿)

一、总则

1、本制度加强公司固定资产管理，合理控制固定资产采购支出，特制定本制度。

2、本制度规定了固定资产采购、领用、更换、支付签批程序及相应的实施细则。

3、本制度适用于****集团有限公司。

二、范畴

1、固定资产的定义为：

（1）非损耗性物品而预算使用期超过二年。

（2）物品价值不低于RMB2,000元。

2、一切固定资产的采购，在考虑到其规格、质量、送货时限、价格、结算方式、可信度及服务

质量的前提下，都要求选定最优惠的供应商。供应商的选择要求对方有足够的经济实力并能按时供货。

3、固定资产的采购和管理部门

电脑设备的采购部门和管理部门：综合部、网管员

除电脑设备之外的固定资产的采购和管理部门：综合部

综合部统一负责处理固定资产实物台帐的记录和更新；实物盘点、报废等。

三、采购及支付流程

1、采购申请

（1）、固定资产使用部门应根据办公需要提出申请，填写一份固定资产采购0A申请单。采购申请单上应注明采购项目、采购物品用途、采购数量、物品的型号、规格、估计单价及部门资产编号等，经部门负责人签字同意后提交综合部。

（2）、综合部根据部门固定资产采购申请单查验该申请是否合理及必要，需要采购的综合部应向供应商询价和核价。

询价原则是：大型设备应3家以上（含3家），小型设备2家以上（含2家），并取得供应商配置清单及报价单传真件或复印件。

（3）、综合部对各家供应商的报价进行审核，在考虑到其规格、质量、送货时限、价格、结算方式、可信度及服务质量的前提下，选择对方有足够的经济实力并能按时供货的供应商，签字确认后提交财务部审核采购预算（启动预算管理后）。

（4）财务部将该申请与公司预算进行比较核对；如果属于预算内项目，并在其权限范围内，可直接审核提报分管副总裁批准；如果属于预算外支出项目，应交财务总监和总裁办进行特批。

（启动预算管理后）

（6）固定资产采购部门收到总裁办已经批准的采购申请，已经同意的采购价格为基础，对外洽谈、

草签合同，合同经按规定权限批准后，对外正式签署。若因特别原因只有一家或二家供应商可供选择，采购部门负责人应在采购申请单上注明。采购报价应以书面报价为准。对于重大资产采购合同在签订前应交财务总监和总经理进行审核，重要的合同或协议书应经有关专业人员如公司聘用律师审核。

2、验收手续

（1）固定资产采购部门人员接到供应商送货时，应认真检验与核实所收物品与相关单据(发票复印件) 及原已批准的固定资产采购申请单是否一致。

（2）任何不符之物品(质量不符合标准或实物与单据不符)，管理部门有权拒收，采购人员负责跟踪解决，并根据需要及时办理商品退货。

（3）管理部门应填写采购入库/验收单（此验收/入库单一式三联），商品是验收合格还是退回应在采购入库/验收单上加以注明。将一份验收单交给财务部入固定资产财务帐，另一份及时提供给资产管理部门，资产管理部门据此及时更新固定资产实物管理帐。

（4）资产入库后，通知申请部门资产管理员OA领取，管理员填制固定资产卡片交资产管理部门存档。

3、支付报销

（1）固定资产采购和验收结束，采购人员应及时到财务部报账，相应提供已批准的固定资产OA采购申请单、送货单、采购入库/验收单以及合同/报价复印件。

（2）财务部查实各票据上的货物品种、数量、金额等与申请及验收无误后，及时将新增的固定资产入系统账。

4、付款手续

（1）参见费用审批及报销管理制度，根据合同约定或供货商付款通知，对已购入固定资产需支付货款时，采购人员应填写费用报销申请单，经采购部门负责人审核批准后，送交财务部。（2）财务部核对发票等原始单据，对相关单据的真实性，完整性，合法性及合规性进行严格审核，之后经财务总监及总裁办批准，予以付款。

5、采购及支付款流程图

同意

有闲置资产

预算内 报批采购申请

四、日常管理

1. 固定资产日常管理

固定资产应分类设置各种账户分别记录，各类资产应附有单独的卡片或表单，记录各种详细有用的资料，应记录每项资产的简要说明、存放地点、购入日期、资产价值、折旧计算方法等。

（1）固定新增、变更的管理。固定资产出现新增、变更情况时，部门资产管理员（含门店）

应及时更新固定资产卡片（一式三份），部门资产管理员一份、财务部资产管理部门更

新固定资产档案。

（2）资产部部门负责人每半年利用出差机会对驻外门店资产进行盘点，并将盘点结果传回综合部、财务部备查。对金额大、数量多的可派实物管理部门定期盘点。

（3）离职员工资产管理。员工离职时，部门资产管理员应通知综合部、网管，网管核查该资产数量、配置与综合部登记卡片是否一致。不一致的应责成使用人及资产管理员查明原因；一致的综合部、网管签字审核。

产报废申请后，会到网管核实该资产是否有必要报废，同意报废处理在申请表上签字并提交财务部审核。财务部固定资产会计审核该资产是否计提折旧完毕，如折旧完毕提交领导签批；如折旧尚未完毕，予以备注请领导特批。

综合部登记财务部入帐

（5）已报废资产管理。对报废处理审批完毕的固定资产全部转入综合部报损库房统一管理，综合部按季度处理报废资产。在清理固定资产前，相应固定资产管理部门要评估有关资产的转售价值，以下为寻找买家的一般指导原则：

预估转售总值需获取潜在买家的数目

< RMB600 0

RMB600 –RMB55,000 2

> RMB55,000 3

A：潜在的买家及买家的报价应详列于固定资产清理/转移申请表。如未售于最高出价者，应说明原因。部门负责人在申请表上签字批准后，送交财务部。

B：固定资产管理部门在获得相关负责人的批准后，由其按照审批结果安排固定资产的处理。资产处置后，相关管理部门在固定资产清理/转移申请表上标注上“完成”字样后将其正本送交财务部，并自行保留副本。

C：资产处理完毕，综合部应同时更新固定资产实物管理帐；财务部应开出发票安排收款，并做出适当的会计处理。