订单处理表格格式

1目的

1.1建立标准的订单处理程序以便客户的要求能够得到及时评审和实施；

1.2把公司的应收帐款控制在合理的水平以降低风险；

1.3提高订单及时交付率。

2范围

2.1本程序适用于所有和正裕工业公司签署正式销售合同或形式发票的所有客户的订

单；

2.2本程序适用于所有国内、国际销售的订单；

2.3本程序适用于所有已生产的产品订单和需要开发的新产品订单。

3定义

3.1没有确认的订单：没有确认的订单是指客户有从公司购买产品的愿望，但需要进一

步对交付期，产品的可供应性，客户的特殊要求等信息进行进一步确认的订单或客

户预付款没有到位的订单。

3.2确认的订单：确认的订单是指客户书面地对所有购买的产品规格和数量等进行确

认，购买的条款参见双方所签订的合同。

3.3订金：客户按照合同要求付给公司用于确认订单处理的一部分款项或保证金，通常

为订单总值的一定百分比。

3.4最小起订量：每个订单每个零件号的最小起订数量。

3.5订单反应时间：从订单确认和预付款满足合同要求之日起到产品装上船的开船日期

的时间间隔。

3.6订单销售额：客户按实际发货规格和数量支付的全部货款。只有当客户100%支付

货款后，该订单的销售才算结束。

3.7交付日期的起算日期：客户对订单的确认日期和/或客户按合同支付的订金到公司

帐户上的日期（如果有的话）或客户信用证到达日期，以最晚的一个日期为准。4涉及部门

4.1销售部

4.2计划部

4.3物流部

4.4研发部

4.5财务部

5一般原则

5.1公司按如下规则对客户订单进行编号，规定：

5.1.1XXS111030801

5.1.1.101：订单顺序号（从客户下第一个订单开始到第99单止，超过99单后再从01开

始;

5.1.1.208：客户订单确认的月份;

5.1.1.303：客户订单确认的年份;

5.1.1.4111：客户代码：从001开始，每一个客户有唯一代码;

5.1.1.5S：产品类型，S表示减振器，P表零部件，C表示CKD散件;

5.1.1.6XX：表示该订单的产品将去的国家或地区：

5.1.1.

6.1CN：中国

5.1.1.

6.2NA：北美

5.1.1.

6.3LA：中南美洲

5.1.1.

6.4EU：欧洲

5.1.1.

6.5SE：东南亚

5.1.1.

6.6AU：澳洲

5.1.1.

6.7ME：中东

5.1.1.

6.8AF：非洲

5.1.1.

6.9如果未知，用UN

6程序

6.1客户订单号和ADD内部订单号必须出现在每一张订单上，如果客户没有分配其自

己的订单号，可以使用ADD内部订单号。每一个客户都需要给其分配一个客户代

码，从001开始。

6.2对于签订了框架合同的客户的订单，则可以使用《报价和合同评审程序》的附表《订

单确认表》（ADD-PCD-SD-003.F5E）。在该订单确认表中，必须填写可参照的合

同号。

6.3对于每一个新客户，在给计划部下其第一个订单之前，必须填写《合同/订单评审

检查清单》（ADD-PCD-SD-003.F4E），只有当所有要求都清楚的情况下才能给计划

部下达订单，但为了不影响产品的生产，对于标签和包装印刷等的要求可以先将订

单附表下达给计划/物流部门后再对标签等内容进行确认，但所有内容的确认必须

在正式生产开始前十日结束。

6.4客户订单的处理原则是‘先确认，先处理’。

6.5紧急订单的处理：对于客户要求的紧急订单，在不影响公司正常生产的情况，经计

划/物流总监批准后可以实施，但必须完成正常的订单处理手续。

6.6订单处理人员在给客户书面订单进行确认时必须检查合同中规定的最小起订量和

订单反应时间，以满足合同规定的要求。

6.7所有订单必须及时（当日或次日）登记在ORDER LOG中，如附件B所示。ORDER

LOG的内容必须填写完整。

6.8所有下给计划部的订单附表中的产品必须是公司已生产过或已开发过的产品，订单

附表中必须注明图纸号并包含ADD编号以及客户要求的编号以及客户对包装，标

签和运输的特殊要求。如果对包装和标签等要求还需要进一步和客户澄清，则在下

订单附表时必须注明大致的确认时间。

6.9将需要新开发的产品清单交研发部。由于新产品的开发周期和零件采购周期较长，

所以订单处理人员需要就该种订单的交付时间和客户沟通，希望将这些新产品和已

生产过的产品分批发运。

6.10如果在订单中发现新的产品号，这些新的产品号在给生产计划之前必须进行有效的

报价并且在客户接受报价之后才能将这些产品号加入到合同附件清单。新产品号是

指那些没有图纸的产品型号。

6.11没有确认的订单在客户确认和客户按有关合同条款付款之前，除非销售经理批准，

否则不能发给生产计划。

6.12对于信用证进行支付的订单，必须确定信用证到期的日期，计划发货的日期必须安

排在信用证到期之前至少一周。信用证到期日期由销售经理和客户按合同规定的交

货周期确定，信用证到期日期必须在ORDER LOG中标明并在订单附表中注明。

6.13如果订单的状态有变化，包含所有订单的处理状态表（Order Log）必须于当天或

次日及时更新，并和其他有关人员分享。

6.14对于有月度预测（年度）的客户订单，必须提前和客户确认订单，以便每月及时交

付客户需要的型号和数量。

6.15订单的修改：在确认的订单发给生产计划后，如果客户要求就其中的一些零件号（含

包装材料）的规格和/或数量进行修改，必须首先和生产计划协调以确保公司没有

损失和此更改可实现。一般情况下，如果已经购买了该产品专用的原材料，或已经

生产了这些产品的半成品，除非客户同意支付这些材料的损失，否则不能对订单进

行修改。如果是客户发现我公司的同一产品有质量问题而要求取消这些产品的，在

弄清具体质量问题的基础上，经销售经理批准可以对订单进行修改，由此而产生的

损失由公司支付。订单更改根据更改的性质必须经有关部门评审并书面记录（使用

附表：信息交流或订单更改通知单，更改单编号方式：YYMMDD-流水号）。

6.15.1对产品的更改（含零件）（油漆和字模除外）：必须通知研发部、计划部和物流部；

6.15.2对包装材料和运输方式的更改：必须通知计划部、物流部，若有必要的话，由计

划部通知生产部。

6.15.3对出货顺序更改和规格的更改：必须通知计划部、物流部，若有必要的话，由计划

部通知生产部；

6.15.4对产品油漆颜色和字模的更改：必须通知计划部，并由计划部通知生产部。

6.16当计划发运日期确定后（特殊情况下，实际发运日期和此计划发运日期误差不能超