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第9章Office 2003组件间的数据共享

学习目的与要求

掌握Office 2003各项工具和技巧及其在实际工作中的应用，使办公及管理人员在日常工作中能够将精力集中于解决问题本身，而不再被大量的简单的重复工作所束缚，从而有效提升团队的协作效能，使基于协同工作的政府、企业、事业单位在实现电子政务和办公自动化上获得更高的工作效率和管理效率。

本章介绍了Office 2003 中Word、Excel、Powerpoint、Access等几个常用组件间的数据发送与互换技巧，从而减少不必要的重复输入，保证数据的完整性、准确性，实现数据共享，提高工作水平。学习本章可以快速浏览，然后通过实训、习题加以复习和巩固。

9.1 Office剪贴板

9.2 链接与嵌入对象

9.3 Word与PowerPoint资源的相互发送

9.4 Word与Excel之间的信息交流

9.5 在Word中使用Access数据

9.6 Excel与Access数据的相互导入

9.7 创建超级链接

9.8 上机实践

本章小结

作业题

第9章Office 2003组件间的数据共享

9.1 Office剪贴板

剪贴板是Windows操作系统系统中应用程序内部和应用程序之间交换数据的工具,是内存中的一段公用区域,用于处理移动和复制操作。

在Office 2003中的剪贴板可以同时保存24个不同对象，方便进行粘贴。而传统的剪贴板只能保存一个对象。更值得一提的是，通过Office剪贴板容易实现组件间数据的共享

9.1.1 剪贴板任务窗格的显示

案例：在前面使用的文档中复制三组文字（分别为：“生动精美幻灯片”，“演示文稿制作软件”，“图文并茂”）。操作如下：

（1）单击菜单栏中【编辑】在弹出下拉菜单中选择【Office剪贴板】，如图9-1所示。

图9-1 【Office剪贴板】窗口

（2）复制上面三组文字，就会在剪贴板上显示出。如图9-2所示。

图9-2通过【剪贴板】实现多对象复制

9.1.2 Office剪贴板在组件共享中的作用

剪贴板作为中转工具，把Office中任一文件的数据复制，通过剪贴板粘贴到所需的任一格式的Office文件中，从而实现数据的共享。仅以Word中数据到Excel中为例，其它做法相同，不再一一列举。

案例：将上例中的三组文字放入Excel表格中。

再选中所需数据的单元格，单击【剪贴板】中所需数

据即可。如图9-3所示。

图9-3 Word中的文字通过【剪贴板】到Excel中

9.2链接与嵌入对象

在Office 2003中，可以嵌入和链接一个对象。嵌入一个对象，不仅在文档中插入了一个对象，还带入了所有编辑。如果双击嵌入的对象，便可进入编辑、生成该对象的工具，可对该对象进行修改。在Office 2003中链接对象与嵌入对象不同，虽然它也是插入一个对象，但它并没有带入编辑、生成这个对象时使用的工具，而是使这个工具和插入对象的文档产生一种联系，当在这个工具中修改对象时，它会通过这种联系将文档中的对象自动更新，这也就意味着链接对象时，该对象并未真正存放在用户的文档中，而是存放在编辑、生成它的工具中。

通过链接对象和嵌入对象，可以在文档中插入利用其他应用程序创建的对象，从而达到了程序间共享数据和信息的目的。

9.2.1 创建链接和嵌入的对象

创建链接和嵌入的对象有三种方法：第一种是利用要插入对象的编辑工具新建一个对象；第二种是由已有的文件创建链接和嵌入的对象；第三种是用已有文件中的一部分内容或信息创建链接和嵌入的对象。

1、利用编辑工具新建一个对象

利用安装在计算机上的并支持链接和嵌入对象的程序，可以在Word 中新建一个对象。步骤如下：

（1）把光标移到要插入对象的位置。

（2）单击【插入】菜单中的【对象】菜单项，在弹出的【对象】对话框中，选择【新建】选项卡，如图9-4所示。

图9-4【对象】对话框

（3）在【对象类型】列表框中，可以根据需要选择一个要插入的对象。如要插入一个Excel 工作表，选中【Microsoft Excel 工作表】选项。

（4）如果在文档中并不显示嵌入对象本身，而是显示创建这个对象的工具图标，请选中【显示为图标】复选框。这样如果别人在联机查看文档时，就能很容易地看出创建这个对象的工具。但是如果要查看这个对象中的内容，必须双击对象的图标进入创建这个对象的工具才能看到嵌入的对象的具体内容。可以单击【更改图标】按钮来改变对象在Word 文档中显示的图标。

2、利用已有的文件创建链接与嵌入的对象

利用已有的文件创建链接与嵌入对象的本质是将已有文件的内容插入到当前文档中，然后可以调用创建这个已有文件的应用程序对插入的文件内容进行编辑。利用已有文件创建链接与嵌入对象的操作如下：

（1）将光标移到要插入对象的位置。

（2）选择【插入】菜单中的【对象】菜单项，打开【对象】对话框，并选择【由文件创建】选项卡，如图9-5所示。

图9-5 利用已有文件创建链接与嵌入对象

（3）在【文件名】下面的文本框中输入要插入的对象的文件名。也可以单击【浏览】按钮，打开【浏览】对话框，如图9-6所示。从【查找范围】下的文件名列表中选择所需的文件名后单击【插入】按钮，返回【对象】对话框。

图9-6 【浏览】对话框

（4）如果要创建链接对象，可以选中【链接到文件】复选框，如果创建嵌入对象，要清除

【链接到文件】复选框。

（5）如果要以图标的方式显示链接或嵌入的对象，以便于查看，可以选中【显示为图标】复选框。

经过上述操作，就可以将已有的文件作为链接或嵌入的对象插入当前文档中，这样，就可以双击该对象调用相应的应用程序对该对象进行编辑。

3、用已有文件的部分内容或信息创建链接和嵌入对象

各应用程序之间要交换信息时，可以通过复制粘贴的方法实现。在Word 文档中，可以把粘贴的信息作为Word 文档中的一个对象。具体操作步骤如下：

（1）打开相应的应用程序，复制要插入Word 文档中的信息。

（2）在Word 中，单击【编辑】菜单的【选择性粘贴】菜单项，打开如图9-7所示的【选择性粘贴】对话框。

（3）如果要创建嵌入对象，选择【粘贴】单选项，并在【形式】列表框中选择对象的形式，如选择【Microsoft Word 文档对象】，则可以为其创建一个嵌入对象。如果要创建链接对象，请选择【粘贴链接】单选项。

注意：只有粘贴的对象支持粘贴链接，【粘贴链接】单选项才会被激活。一部分图形文件不能作为链接或嵌入对象插入，因此插入图形最好利用【插入】菜单中的【图片】菜单项的菜单命令插入。

图9-7 【选择性粘贴】对话框

（4）如果要以图标方式链接或嵌入对象，请选中【显示为图标】复选框。

（5）单击【确定】按钮则选定的内容或信息作为链接或嵌入对象已插入当前文档的指定位置。

利用已有文件的部分内容或信息创建链接对象时，在当前文档中双击该对象，会打开已有文件；而创建为嵌入对象时，在当前文档中双击该对象，也会打开一个窗口，但窗口中只有选定为嵌入对象的内容，而且在窗口标题栏标明对象的来源。

如果在打开的窗口中修改嵌入的内容，则关闭该窗口后，修改后的结果也显示在原来的嵌入文档中。

9.2.2 编辑链接和嵌入的对象

创建链接或嵌入对象后，有时需要对插入的对象进行修改，修改链接的对象和嵌入的对象的方法不同，而且修改嵌入的对象时，会因为用户计算机中是否安装了创建嵌入对象的源文件而有所不同，因此应根据不同的情况采取不同的方法。

1、修改链接对象

要修改链接的对象，必须进入创建链接对象的原文件中去修改，因为链接对象实际上并没有保存在插入的文档中，而是存放在创建它的源文件中。修改链接对象的操作步骤为：

（1）单击【编辑】菜单中的【链接】菜单项，打开【链接】对话框，如图9-8所示。

图9-8 【链接】对话框

（2）在【源文件】列表框中，选择要修改的链接对象的文件。

（3）单击【打开源】按钮，打开链接对象的源文件。

（4）在源文件中对链接对象作所需的修改。

（5）关闭源程序返回插有链接对象的Word 文档，此时链接对象已经得到修改。

从上面讲到的操作中可以看出，修改链接对象实际上是在创建链接对象的源文件上修改，然后通过源文件与插入链接对象的文档的链接关系，将这种修改反应到插入链接对象的文档中。