物流公司报销签字制度

一、报销签字制度：

各部门人员报销，先由各部门经理签字后交公司财务，财务审核后交由副总经理签字后予以报销。具体运作为：市场部签字人、技术部签字人、行政部签字人。公司高层治理人员在超过报销权限范围的由林总签字报销，范围之内的由副总签字报销。所有报销单据必须注明：报销事由、事项参与人、经手人、证明人等。

二、报销范围及权限：

业务人员报销限于与业务相关的招待费和交通费等事项，业务人员宴请客户须提早告知其部门经理，具体报销参照公司《财务治理手册》确定；技术部人员报销要紧为工程项目的花费，技术人员如需购买工程材料，应提早告知副总经理（包括具体数量、金额等）并由其审批决定；

行政部人员报销直接由财务部审核决定。

三、低值易耗品及固定资产采购：

公司实行统一采购制，公司日用价值500元以下的低值易耗品由行政部统一安排，公司购置高额固定资产由公司股东协商确定。

广州XX冷藏物流有限公司

2002年4月23日

一、发票要求

1、应向收款方收取真实、合规、合法的发票凭证；

2、所取得发票，必须符合发票治理规定：各项填写齐全如单位名称、业

务项目名称、日期、收款人等，内容真实完整，字迹清晰并加盖财务印章或发票印章；

3、手写非定额发票内容漏写的需到原开票单位补填内容，注意发票用双

面复写纸填写，如票面字迹、颜色不一样需加盖开票单位公章，金额错误的则需更换发票；

4、定额发票内容一般应由开票单位填写，如有漏写项目的，也可由职员本人如实填写；

5、报销不符合规定的发票造成的损失将追究直接责任人责任，情节严峻者则上报公司高层处理；

二、违规行为

1、发生费用时刻不同，发票有连号、倒号现象；

2、同职员或不同职员跨月报销，发票号码相近；

3、多开发票、虚报费用；

4、以收据、白条、假发票等不合规的票据报销；

5、以过期发票报销；

6、职员本人私自补写非额发票漏写内容；

7、除以上情况外的其他违规行为；

三、出外公干记录单

因业务需要外出公干发生费用填写，后附主管签字确认之工卡复印件，同一次出差费用应在一张报销单中完整报销，出差时刻长填列多张公干表的需编写页码。

1、日期：按日依次填列。

2、公干行程：按每日行程完整地填列，需与工卡相符。

3、住宿费：按取得的发票和电脑清单填列，发票中应填明入住人姓名、

入住时刻、离店时刻、天数、单价等有关要素。若发票中含不传真费、餐费（如含交际费需填写交际费申请表）、洗衣费等应依照其清单在公干表中分项明事由填报。另外，住宿费应按标准报销，其标准是：职员

4、电话费：只限报销出差外地之传真费用，按发生日期填列，注明收

发传真地及内容。

5、汽车过路费：使用办事处汽车或借用他人汽车出差公干发生费用填

列。

6、中途修车费：同上。

7、其他：出差外地发生洗衣费、购物费（后附购物申请表）、职工神

福食（后附职工福食开支申请表）、汽车加油费、停车费、客户零星费用等填列此栏，按项目注明内容及金额。

8、备注：与公司职员一起出差不论是否由其报销费用都需在此拦注

明，与客户出差发生住宿费按实

际发生金额也在此栏填列（后附交际费用申请表）。

9、交通费：按交通费申请表上合计数填列。

10、交际费：按交际费申请表加总数填列（客户住宿费除外）。

11、出差津贴：按出差天数计算填列，其标准是：注意出差当天来回的

没有出差津贴。

12、总支出：填列前面多项费用之加总数。

四、交际费申请表

因业务需要而发生的餐费、礼品费、娱乐费等填写，送礼发票需在发票中列明具体物品，购礼之后至送出之时不得超过二天（专门情况讲明），代客户报销要据应有充分理由并事先申请，待批准后方可报销（如接待

来访客户发生住宿费、交通费等）。

1、交际日期：发票日期（在日期旁边注明交际形式，即早、中晚餐

及送礼等）。

2、宴请人员：本次交际中客户姓名，需逐个列出人名，不能以等概

之。

3、其它人员：本次交际中所有公司职员（含申请人）姓名；

4、经济效益及成果：不用填列。

五、交通费申请表

因出差公干或平常业务发生交通费填写（发生有关物资运输费不用填本表，只需详细填写在零用金单上即可），注意平常车票和出差车票分开报销。另外，销售代表每月都有市内定额交通费，因此平常交通费不予报销（专门情况经批准除外）。

1、事由：市内交通费或出差交通费。

2、交通工具：包括飞机、的士、大巴、中巴、轮船、火车等注意幸

免乘坐的士，专门情况需在摘要栏注明。

3、摘要：发生费用事由包括与他人一起乘坐交通工具等，不能遗漏。

六、购物申请表及购物清单

因购买日常用品、办公用品、备用药品、样品等填写。注意饮用水，修理用零配件等不用填写此表，报销需符合规定的审批限额及开规定，

购物发票上需注明详细名称、数量、单价或要求提供购物清单。

1、名称：按物品名称分项依次填列。

2、型号/规格：每一项物件本身有品牌、型号、规格的都需在此

栏注明，如没有的则按其花色、质地等讲明。

3、数量、单价、金额：都需填列，缺一不可。

4、申请、买购：报销时，数量较多的可只填实购栏，与申请数相

差大时，则两项都要填。

5、备注：注明购物用途、使用人等。

6、验收人：审核人签字验收。如由审核人本人经的购物，审核人

员字验收后，还需由另一相关人员签字证明（联络处购物应由联络处职员验收）。

七、汽车费用申请表

因汽车所发生的用油、修理、过路过桥费、停车费、违章罚款等有关车的一切开支。违章罚款不论金额大小，均需经董总经理报销，出差费用不需填写此表。

1、摘要：注明出车鬲及停车地点表。

2、保养费：包括加气费、洗车费、打腊费等。

3、其它：包括养路费、年审费、购汽车用物料（如直接用

于汽车修则填修理费栏）、违章罚款等。