会展活动现场管理系统分析

会展活动现场管理系统

标签：现场会展现场管理展区展位

会展活动现场管理系统

关键词：会展管理、活动现场、会展教育、组织

内容简介

会展业作为新兴服务业，是2l世纪的朝阳产业，有着巨大的发展潜力。而良好的会展现场服务又恰恰是一个展会能够成功的重要所在。在展会中，不论是参展商还是主办者、观众等等，都离不开会展现场服务。它不仅可以在当时促使展会取得成功，还可以在很大程度上的宣传和延伸展会的影响力和品牌效应，让更多的参展商，客户，观众了解并参加展会，从而使展会取得更大的成功。

会展活动现场管理，具体体现在对参展商和观众的优质服务上。它是展览计划的具体落实，也是直接反映和衡量办展水平的必要环节，理应备受会展组织活动组织者的重视。然而会展现场管理、控制和协调的内容相当复杂，如若处理不当，突发事件必将会酿成大的问题。所以要求现场管理的指挥协调成员对展会相关事宜全盘了解，并能及时、果断做出英明决策。本文将结合我国目前大型活动现场各类型事件的处理现状，将会展活动现场管理分为：展览活动现场管理系统、会议活动现场管理系统、节庆活动现场管理系统；本文将主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统的具体定义以及工作内容进行详细阐述。

引言

众所周知，会展现场管理是成功办展至关重要的因素和环节。会展活动现场管理的成功将提高专业观众和参展商对本展会的满意度，以及提升展会的知名度和美誉度。而常久以来，大型活动现场管理一直是全球会展活动组织者头疼的问题。前期经过了大量的准备工作，还是难免在现场发生各类突发事件。随着现代会展业的日驱成熟，人们已开始意识到，会展活动现场是否能顺利进行，与前期的组织设计、任务分工、责权分配、等有很大关系。现场管理不到位，直接影响了会展活动的成败。

会展活动通常都是短时间汇集大量的人群、物品等，短时间会出现大量的交叉任务。如果能通过一种科学的方法，使这些交叉任务能有效的分配与合理的控制，是大家共同关注的问题。

据统计，每年我国产生的各类型展览会约5600个，而各类型的会议活动有40万之多，节庆活动2000多个，但一直没有适合大型活动管理的会展现场执行系统知识出现。造成了众多大型会展活动现场管理不到位或者出现了不可挽回的损失。

案例回顾

海南省第3届人才劳动力交流会因为进不了现场招人，某企业到了现场跟本就找不到车位停车，费了老大的劲停了车后还是没办法进入市场内招人。现场混乱的秩序，拥挤的人群让林先生没有了招人的心情。现场疏通交通的一名交警也表示，这里的道路太窄，停车位又少，在这里举办大型的招聘会很容易造成交通堵塞，同时也易发生事故。（中国经营报）

北美峰会在加拿大魁北克的蒙特贝罗开幕。美国总统布什、墨西哥总统卡尔德隆和加拿大总理哈珀参加了此次峰会。据悉，三国领导人集中讨论全球竞争力、食品和产品安全、可持续能源、能源管理和地区安全等五方面的问题。会议引来了数千名来自美国和加拿大的示威民众，防暴警察被迫释放催泪瓦斯将他们驱散，现场一度十分混乱。警方称，有4人被逮捕，另外约有20名示威民众和警察受伤。约5000名警察在会场外待命。（新华社８月２１日电）１０月，影片《M》的新闻发布会在釜山海云台某宾馆举行，不过因为釜山电影节组委会粗心安排而比原定时间足足推迟了30分钟后才得以进行。《M》作为釜山电影节参展电影，本次新闻发布会也是电影节正式活动之一，不过面对来到现场的200多名记者。举行发布会的房间宽度只有5米左右，现场记者们一致要求主办方临时更换举行发布会的地点，最后在主办方的协调下，才用摄影记者们先拍照后退场，给摄像记者们留出空位的办法来妥协，这样一来，发布会就比原定的迟30分钟才得以举行。李明世导演和姜东元出现引起了现场的混乱，大部分外国记者都表示无法理解。最后，釜山电影节金东浩委员长向现场媒体道歉称：“因为组委会的失误，今天给各位带来了诸多不便，在这里我向大家表示歉意。”

在第十届上海国际汽车工业展览会上，两家日本的汽车公司为了在气势上压倒对方都把音响开得很大，从而严重影响了同一场馆内其它参展商的展出工作，最后主办单位不得不出面干涉才把事情平息下来。

第十三届中国国际专业音响、灯光、乐器及技术展览会上噪音严重影响到展会现场洽谈。历届展览会的噪音问题仍然没有解决，限制声压级只是表面现象，看上去是组织者采取了措施，实际上展览会大厅仍然是个"蛤蟆坑"，家家的音响都打开，参观者很难鉴别哪个品种的音响

效果更好。在国外的许多音响展会上有规定不容许打开音响（指声音），组织者提供的是展示交流的平台，生产销售方将产品及资料摆放后，参观者对感兴趣的问题与技术人员进行交流，需要视听时有专门的视听房间。我们国家的展览会追求的是参观人的数量，却忽视了参观的质量。在展览会大厅里你要咨询问题，你的讲话声音就要超过70分贝，否则大家只能是笑一笑无奈了事，北京是一个国际化的大都市，环保意识应该成为重中之重，我们期望下一届展览会在背景音乐中举行。闲杂人员进入展览会需治理。有些参观人员的素质应该提高，虽然管理者采取了很多的措施，但是闲杂人员仍然在展览会中搜集"垃圾"，倒卖门票。“SWOT分析法”与“5S管理理念”

大型活动现场管理是指组织者在某一具体时间、特定场所对参与会展活动事件的群体、物品、资金、信息等多项交叉任务进行协调与服务管理的总称。“现场管理”一直以来在国际上也没有完善的定论，这是因为不同时期、不同性质、不同主体的活动现场管理均有差异。目前国际上部分大型活动组织在现场管理中借用了“SWOT分析法”与“5S”管理等相关经验，结合大型活动实际情况进行了创新。随着现代会展业的快速发展，欧盟组织早期引入的知识已不能满足现代会展业发展的需求。

第一种:SWOT分析法

SWOT分析发又称为态势分析法，它是由美国旧金山大学的管理学教授于20世纪80年代初提出来的。

我们常用来作为企业内部的分析方法，即根据企业自身制定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。其中，S代表strength(优势)，W代表weakness(弱势)，O代表opportunity(机会)，T代表threat(威胁)，其中，S、W是内在因素，O、T是外在因素。按照企业竞争战略的完整概念，战略应是一个企业“能够做的”（即组织的强项和弱项）和“可能做的”（即环境的机会和威胁）之间的有机组合。

第二种:5S管理

5S管理源于日本，指的是在生产现场，对材料，设备人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁、素养等活动，为其他管理活动奠定良好的基础，是日本产品品质得以迅猛提高行销全球的成功之处。

整理、整顿、清扫、清洁、素养的日语在外来词汇罗马文拼写时，它们的第一个字母都为S，