如何打造高效会议

午餐会议
多人数 （30人以上）
时间限制
围桌对话
创新突破 主管离场 小组研讨会
移地会议
目的1：决策执行
安能适合会议 适合规模 适合形式
总经理例会 1.少人数（3-30）人
3种形式
2.多人数（30以上）人
禁带电子设备
（5-10人）
时间限制
（30人以上）
主管离场
（10人以上）
总经理例会适合形式 1
禁带电子设备（30人以下）
讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
完成提案
列出每个议题的解决方案 方案须明确写下谁、在何 时、应完成什么 尽可能取得各提案的正、 反意见
当下决策
主管进场后、须当下裁决 选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
1、放音乐是协调与会者转换心境的仪式，不宜太久 2、不宜久坐，偶尔走动或者互换位置都能帮助思考
高层会议 探讨会适合形式 3
创新突破（30人-上万人）
要点：从最大量的原则观点，找出最有价值的创新提案
同一个主题， 试着汇集大量人 的意见 获得许多不同 面向、不同层次 的看法，角度尽 不相同的意见
高效会议管理术
前言
你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率
无 效 会 议
1、没人把开会当回事 2、开会开到天荒地老 3、内容离题再也回不来 4、决而不行 5、会议里大家说很多，但是都不是真话 6、忘记带重要资料，让决策一拖再拖
高 效 会 议
1、与会者积极参与 2、内容精简、开会时间把控适当不拖延 3、会前充分准备、目的明确、形式适当 4、与会者，具备聆听力、发问力、回答 力、决策力 5、选取适当时间对会议内容跟进解决 6、对每次会议予以总结经验和更新流程
头脑风暴
（5-10人）
环境引导
（5-10人）
（30人-上万人）
创新激荡
高层会议 探讨会适合形式 1
头脑风暴（5-10人）
要 点： 集合众人智能，搭乘别人创意的便车、适合激发创新 所需时间：60-90分钟 适合频率：每天或视需求与目的不定期举行
会 前
1、理清会议主 题 2、请出出席者 “会前”15-20 分钟“独自”进 行头脑风暴
决定提案 实行是否
决策
决策者扛下成败责任，与会者尽情发表意见。 提案被否决主管必须当心说明原因，取得理解
目的2：解决问题
安能适合会议 适合规模 适合形式 安能管理委员会 各集运中心跨部门协调会 2.多人数（30以上）人
1.少人数（3-30）人 3种形式
视觉会议
（30人以下）
（12人以上到数千人不等）
点 代表“看过来！我和别人不一样”
线 代表“连结”与“区隔” 线条粗细代表强弱 三角形 代表 “正在变化”， 多个三角形组成代表爆炸的锐角图 方形 代表 “正规的组成” 最适合代表建筑物或组织功能 空心箭头 代表“活动中的组成”， 适合使用来表达项目 螺旋图 代表“动态统一”，将螺 旋图圆一点，则有趋近统一的意 义；反之混乱的螺旋类似龙卷风， 代表更多变动 圆圈 代表“统一”，画圆感觉在 集合所有事物，这寓意世界共通
千万 个点 子
1、鼓励自由奔放，疯 狂古怪的构想 2、禁止对提出的点子 当场评量、非议 3、不要局限与会者想 象力，点子多疯 狂都得鼓励
联想 补充
好点 子
1、脑力写作，写 下观点放在桌 子中间 2、拿起别人的构 成，补充设想， 补强别人构想， 展开构想接龙
高层会议 探讨会适合形式 2
舒适环境（5-8人）
目的4：凝聚向心力
安能适合会议 适合规模 适合形式 各种恳谈会 交流会 讨论会 1.少人数（3-30）人 2种形式 2.多人数（30以上）人
午餐会议
（3-20人）
移地会议
（3-100人）
适合形式 1
午餐会议（3-20人）
优点：一边吃饭一边开会，节省时间、提升效率
所需时间频率：1-1.5个小时，一个月2次 适合任何企业凝聚力会议 组织形式步骤： 1、事先订好餐厅包厢，约好一起开会或者外带餐点回办公室， 在茶水间或会议室举行 2、用餐前前半段可以闲话家常，或稍微提示重点，等用餐进 入 中后段时再切入主题 3、“多任务”易分心，设定主题应以分享为主，经验或信息 分享，只要能够提升与会者友好人际关系和个人工作技能即 可 3、会毕即使是各自付款，结账时也应该先由主办人负责经费， 之后再向与会者收取
适合范围：任何企业根据会议需要
“拥有白色墙壁和普通桌椅的会 议室”和“有着橘色墙壁、铺着 缤纷地毯时髦会议室”中，同样 的时间后者环境产出的点子远比
1.除了圆桌还是圆桌
普通会议室多出44%
原 则
2.选择轻盈家具，营造挑高感 3.选择接近太阳的灯光
4.用暖色系激发热情
DOs
DON’Ts
1、调整好温度、提供点心，不要让寒热和饥饿打断思绪 2、会议室家具摆设尽量简单，为创意提供空间
没必要、无准备，就不开会
第二步 会议目的
决策执行
• 总经理例会 • 直管人员会议
解决问题
• 管委会 • 目标和现实
创意提案
• 头脑风暴 • 透过众人之力、
凝聚向心力
• 中心协调会 • 部门内部会 • 建立信赖理解共 识团队 • 促进组织内部交 流，强化团队意 识
• 确认团队目标与方
针、分配工作 • 了解运营情ห้องสมุดไป่ตู้、拟 定传达决策
围桌对话
小组研讨会
（5-3000人）
管委会 协调会适合形式 1
视觉会议（30人以下）
所需道具：白板或大海报 适合时机：解说抽象概念或条列式流程 开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单 涂鸦，运用以下7种图形或者人物、 树木、云朵、手势传达抽象议题
掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手
总经理例会适合形式 3
主管离场（10人以上）
要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定 所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天 适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时
讨论议题 产生提案
主管离场 决策者在讨论阶段易主导意见 流向 主管进场 决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案， 主管只需要说明同意与否。 将“提案权”与“决策权”分开
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策
会前准备
会议3-4周前，确认议题
2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
规则说明
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么
确认方针
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色
跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
主持人说明会议时程规划
3、展开方法：搭配各类会议
一月1-2次，每次1-1.5小时 事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行
4、成本控制：
包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本
5、注意事项：
1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行 2）不要在过短的时间，塞进过长的议程 3）就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开” 4）适合例行报告、工作进度报告等会议
3种思考
3个原则
7条规定
严格遵守时间
思考会议的必要性
确定不召开会议的工作日
写明投入会议的经费
尽可能缩小会议规模
思考如何最大限度地减少 会议
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
明确会议目的
事先分发会议资料
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
将会议记录整理成一张纸
让所有参加者发言，并且尊重彼此 所发表的意见
交换桌次
除桌长外，其他人换到下 一桌次，新讨论开始，桌 长向新成员展示先前结论。 依次轮流3次，每次约30 分钟
交流连结不同的观点，降 低与会者“坚持”与“固 执”的机率。共同聆听其 中的观点及更深层的问题 写在桌子白纸上
集体分享
三回合讨论后， 主持人安排一 段“反思时 间”，让与会 者写出最核心 或最深刻的想 法 最后的记录公 布，再行动规 划与讨论议题 整合。
管委会 协调会适合形式 2
围桌对话（12人以上到数千人不等）
优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动 所需时间:至少90分钟，2小时更理想 适合频率：不限
会前准备
理清会议目的， 为对话范围划定 好界限
开始对话
4到5个人一桌， 选桌长一名，边 讨论边写下记录 与结论
把注意力集中在 几个问题上，以 集思广益鼓励大 家踊跃发言
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
电子产 品放回 办公桌 速记簿
会议生 产力
总经理例会适合形式 2
时间限制（30人以上）
优点：提升工作效率、减少开会次数与长度 要点：
1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间 2、适合时间和频率：
有落差时，
找出填补差 异方法 • 发现问题研
无中生有，找
出新奇好点子。 • 搭乘他人智慧 的便车
拟对策
无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命
第三步 会议组织形式
针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式
目的 规模
少人数 （3-30人）
决策执行
解决问题
创意提案
头脑风暴
凝聚向心力
禁带电子设备
视觉会议 舒适环境
会议记录仅写入决定了的事项
第四步 会议跟进
关键点一：做好会议纪要
会议纪要
你心里想的100% 嘴上说的80%
别人听到60% 别人听懂40% 别人行动20%
速度优先，具体简洁 正确记载，利于正确追踪检讨，完美结 束会议 对会中的决定事项进行明确分工：将各 问题按区域分类、确定完成时间、执行责任 人，以便更好的执行 纪要分发给与会者：按主次整理好，通 过邮件或者其他形式，确保会议记录的准确 性和透明管理，避免沟通漏洞
第四步 会议跟进
关键点二：制定会议跟进表
发生了什么事？ 完成了什么事？ 什么事尚未完成？
先从“多元” 和“频率”两个节 点思考“创意”生 成的本质
在众多看似混 乱的意见中，以 有系统有组织的 形态，逐渐形成 一套观点或概念
延展可实行且 有价值的计划
DOS 1.精准设定题目、搜集多元意见 2.在多元前提下，可试着邀请非公司员工的人进入 ，加强广度从 最大量的原创观点，找出最有价值的创新提案 3.讨论的题目务必要跟每个人相关，引发深层想象
录 Contents
会议4步骤
目
充分的会前准备 明确的会议目的
合理的组织形式
高效的会议跟进
第一步 会前准备
5W1H
Why--明确会议目的 What--会议任务 Who--确定出席对象、主持人 When--召开时间、所需时间 Where--规模/地点议程 How—会议的形式
会议准备 1、召集人告知与会者扮演的角色(组织人、 主持人、与会者、提报人、计时员、记录 员）便于会议顺畅进行 2、与会者准备合适的会议资料，给决策 强力依据，给会议质量加分
营造出宜人好客 的环境空间，给 与会者安全感， 放松心情
管委会 协调会适合形式 3
小组研讨会（5-3000人）
所需时间：1-3天不等 适合频率：半年-一年/次 众人提出各种议题，然后张贴在会场
跳脱上司主导议程 让众人的意见都被看到
开放所有人各自选择自己感兴趣的议题参与小组讨论
哪些议题重要取决
于会场上多少人参与认定
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
1、大胆设定会议目标在会前让与会者知道，无 论在何处开会都应该有备而来 2、选择新鲜地点电影院、体育馆、博物馆、 主题乐园都是耳目一新的感觉 3、做好事前场勘除了确认会议场地是否合宜 外，不要忘记“后台管理”财务放置点，干净 充足的厕所、餐点供应 4、在工作和游乐间，小心调控事前理清你希望达 到的目标一定要确认好玩乐和工作的优先级
破除所有对群体意见的控制，
无限可能随之诞生
让议题深化发想和相关行动的执行都得到真正的落实
真正的问题被发现获得确实解决 会议结束不由议程安排而定， 完全取决于本次会议所需时间
目的3：创意提案
安能适合会议 管理层高层会议 各种探讨会 2.多人数（30以上）人
适合规模
适合形式
1.少人数（3-30）人 3种形式
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
和7条规定（7Rules）
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）