第八章收文处理2

第八章收文处理
• 收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并 对其进行运转和办理的过程。 • 收文处理过程就是一个由各种工作环节组成的动态工作系 统，各工作环节之间环环相扣、紧密衔接。科学地设计和 组织这些环节，直接影响着收文处理的效率。
接收 登记 审核 拟办 批办 承办
查询
归档
注办
催办
第八章收文处理
（一）收文登记
• 收文登记，指收到来文后，文件工作 人员对文件进行分门别类的登录活动。 • 通过对收文信息的管理，方便平时核 对、统计、催办、查找、利用公文，同时 还有助于文件工作人员掌握公文运转过程 中的有关情况，明确参与公文办理的各类 人员的责任，提高公文办理的效率。
（二）收文登记的作用
• 通过对收文信息的管理，方便平时核对、 统计、催办、查找、利用公文，同时还有 助于文件工作人员掌握公文运转过程中的 有关情况，明确参与公文办理的各类人员 的责任，提高公文办理的效率。
4．科学组织文件传阅
• (1)对于常规的需传阅的文件，应填写《文 件传阅单》，以便确认有关人员阅读文件 并记录阅后意见。 • (2)对既需阅知又急需办理的电子文件，可 以利用电子信息复制方便的特点，拷贝文 件副本，分别投入阅文和办理两个流程 。
《文件传阅单》样式
序号 发文字号或标题 阅后签名 签约时间 备注
第八章收文处理
收文处理 收文审核 批办 组织传阅 文件接受 拟办 承办 催办注办
第八章收文处理
• 教学目的：通过学习，了解收文处理工作的一般 流程，掌握文件接受、收文审核、拟办、承办、 传阅等工作环节的基本概念，以及各主要工作环 节的内容、要求、工作规范和实际操作方法，及 在OA系统中的实现方式。 • 教学要求：熟悉收文处理的全过程，掌握处理方 法，学会操作。 • 教学重点：文件的处理程序 • 教学难点：OA系统中的文件处理 • 教学时数：4学时
（三）传阅的要求
• • • • 1．准确筛选阅件 2．合理安排阅文顺序 3．保证阅件的安全 4．科学组织文件传阅
2．合理安排阅文顺序
• （1）安排阅文顺序应考虑的因素 • （2）文件传阅的一般顺序
（1）安排阅文顺序应考虑的因素
• 一是文件自身的信息 • 二是阅文者的条件 • 三是阅文效率
（2）文件传阅的一般顺序
(一)接收工作的步骤与方法
邮局、机要通信、机要交通、 公文交换站或各机关专送
纸 制 文 件 接 收
审核 本机关收 发室人员
(外收发)
（标记、收文机关、 清点数量）
签字
清点、核对
检查
综合办公部门或职能部门的文件 工作人员 (内收发)
签收
办公自动化平台上，文件的接收，可以通过办公自动化系统
中的收发文系统来进行
2、0A系统的传阅方式
• • • • • 在OA系统中，文件传阅的主要方式有： 1．利用OA系统点对点、点对面地组织传阅。 2、利用建立公共文件夹(库)组织传阅。 3．利用传真设备组织传阅 但是特别需要明确的是：对国家和社会组织具有 重要意义和深远影响的国家秘密和商业秘密等文 件，要慎重选用计算机网络组织文件传阅的方式， 避免文件信息丢失、变异、失密泄密等，以切实 保证文件信息的安全。
• 先送主要领导人，次送主管领导人及其他 副职领导人，再送有关业务部门负责人， 最后送一般工作人员。
3．保证阅件的安全
• 秘密文件信息的传阅，必须采取严格的访问权限 控制措施，制定相应的制度规范。 • 例如：不得在网络中运用电子邮件方式，或者使 用明码电报方式传阅，应配备专门的计算机(一般 不应接人因特网)、在专门的地点(办公室、阅文 室等)、履行严格的手续(借阅登记)阅览文件；未 经允许，阅文者不得随意复制、摘录、转发文件； 不得将机密文件携带至公共场所，或者将其带回 家中，以免泄密或被涂改(电子文件的泄密或被涂 改往往是不留痕迹的)；不得随意传播保密文件信 息，否则将追究其相应的责任等等
2．预先建立文件分发系统
• 作为文件处理的中继站和运转枢纽，综合 办公部门应根据本单位的机构和人员的实 际情况，建立常见文件的承办部门和承办 人员的分发列表。
文件分发界面示意图
（三）分发的原则
• 1．领导亲收件应由文件工作人员按照收文处理程 序有序运转。 • 2．业务性文件按业务分工径送各业务部门。 • 3．综合性文件径送综合办公部门。 • 4．只需阅知的文件直接组织传阅。 • 5．对需要办理而无明确办理部门、办法、措施的 文件，应直接送领导人或综合办公部门负责人进 行批办或拟办后，再行分发。
(二)组织传阅的方式
• 1、纸制文本传阅方式 • 2、0A系统的传阅方式
1、纸制文本传阅方式
• 传统文书工作中，组织传阅的最佳方式是 树型传阅方式，即以文件工作人员为主干， 将文件传送给第一位阅文者，第一位阅文 者阅毕将文件退回文件工作人员，由文件 工作人员再传递给下一位阅文者。这种传 阅方式的优点在于，文件工作人员作为组 织和控制者，掌握着文件传递的流转的方 向、时间、速度等，而阅文者的阅文活动 处于监控中，从而保证了文件信息传阅的 时效性、有效性和可靠性。
五、拟办
• （一）拟办的作用 • （二）拟办的范围 • （三）拟办的要求
（一）拟办的作用
• 1、从领导人的角度来看，拟办意见对领导 来说有着重要的参考价值。 • 2、从拟办人角度来看，拟办环节有助于充 分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和 主观能动性，锻炼综合处理各种事务的能 力，使之能够更好地履行辅助决策和参谋 助手的职责，提高其信息服务的品质。
案例
• XX市财政局的外收发人员马明收到XX市 农业局《关于增拨禽流感防治经费的函》， 对收文签收、启封后，将此公函径送局办 公室李主任拟办。李主任随即在公函空白 处写道：“建议XX处与XX处共同办理复文， 报请刘XX局长阅批”，让马明迅速报刘局 长批办。刘局长阅毕拟办意见，立即用红 笔圈阅，以示同意，并要求相关责任部门 迅即办理，保证禽流感防治经费及时到位。
（二）拟办的范围
• 拟办的公文通常包括： • 1、要求贯彻落实或办理的公文或重要的需 本机关领导或有关部门阅知的公文； • 2、下级机关的请示及重要的报告； • 3、要求本机关办复的公文； • 4、若干业务部门联合Байду номын сангаас理的公文； • 5、重要的人民来信等。
（三）拟办的要求
• 1、对拟办人员的素养要求 • 2、对拟办活动的要求 • 3、 拟办意见的撰写要求
。文件接收界面示意图
可通过操作系统提供的邮件服务接收系统接收文件
outlook邮件接受界面示意图
(二)接收工作的主要内容
• 1．对来文进行安全性检查 • 2．筛选、鉴别信息 • 3．确认收文情况
2．筛选、鉴别信息
• （1）将电子文件和电子信息区别开来 。 • （2）检查文件内容是否属于本机关职权范 围或业务范围。 • （3）重要的已加密、需认证的文件，要进 一步解密和认证。
（三）办公自动化环境中的收文登记
• 在办公自动化环境中进行收文登记，是指将 公文的主要数据信息输入电子计算机，建立 数据库，对收文信息进行组织和管理。
（四）现代登记方式的优势
• 1．鉴于电子文件具有易复制的特点，大大提高登记工作 的效率。 • 2．根据电子数据“一次输入，多次输出”的特点，可以 按照主题、时间、发文字号等要求改变数据库信息的排列 方式，便于按照主题、时间、发文字号等多种途径检索和 利用文件。 • 3．除机密文件外，其他文件皆可输入公用数据库或文件 夹，实现不同程度的信息共享。 • 4．对收文数据库中的信息，可以根据查找、利用的需要， 按照收文时间或主题内容等顺序，打印成纸质登记表或将 其装订成登记簿，作为纸质检索工具，满足手工检索的需 要。 • 5．为归档文件整理以及日后档案部门管理文件提供数据， 实现数据共享。
（五）收文登记的项目
• 收文日期、来文机关、文件标题、发文字 号、密级、附件及份数、承办部门及承办 人员。
《收文登记表》 样式
编号 收文 来文 文件 发文 密级 附件 份数 承办 签收 备注 时间 机关 标题 字号 单位
第二节 审核、分发
• 一、审核 • 二、分发
一、审核
（一）收文审核 （二）审核的内容
4．科学组织文件传阅
• 一方面，应以文件人员为中心点组织传阅， 不宜在众多阅文者中传来传去，以免丢失、 泄密、职责不清。另一方面，传阅文件的 过程中，文件工作人员应督促各位 • 阅文者及时阅文，快速流转；及时检查阅 文者的阅后意见，对其中领导批示交由部 门办理的文件，应迅速转入承办部门及时 地办理，使领导批示意见得到认真落实。
二、分发
• （一）分发 • （二）分发的要求 • （三）分发的原则
（一）分发
• 分发，又称分流，即按照机构内部业务分 工和来文的内容和要求，将其分送到各主 管部门子以办理的活动。分发工作的目的 在于根据职能分工，实现文件的分工处理， 实现行文目的。
（二）分发的要求
• 1．分门别类处理 • 2．预先建立文件分发系统
3．确认收文情况
• 在收文函或回执单中，一般应标明收文的 标题、数量、收文日期等相关信息，便于 发文机关确认和查询。 • 将收文回复函或回执单的工作需求，设计 成程序文件，嵌入到办公自动化的收文子 系统中，作为收文子系统的后台文件，自 动生成相关数据，并自动执行回复程序。
二、登记
• • • • • （一）收文登记 （二）收文登记的作用 （三）办公自动化环境中的收文登记 （四）现代登记方式的优势 （五）收文登记的项目
• 第一节 接收、登记 • 第二节 审核、分发 • 第三节 办理、传阅
第一节 接收、登记
• 接收是收文的第一个工作环节， 这一阶段 的主要工作内容和步骤是：收取文件、核 查签收、登记在案。 • 一、接收 • 二、登记
一、接收
• 接收是收取并对外机关发送来的文件从内 容到形式进行全面的检查和核对，确保接 收的信息是对开展本机关业务和管理活动 有用的文件信息。 • （一）接收工作的步骤与方法 • （二）接收工作的主要内容
2、对拟办活动的要求
• （1）详细地阅读来文，准确地把握公文的 内容、性质和发文机关的具体意图和行文 目的，以便有针对性地提出切实可行的拟 办意见。 • （2）掌握有关的方针政策及相关规定，必 要时查阅有关公文资料，并将相关的公文 资料附在此份公文之后，方便领导批办时 查阅。
1、对拟办人员的素养要求
• （1）拟办人员应具有较高的理论水平，能够运用 理论分析问题、研究问题，站在全局的高度，提 出高质量的拟办意见。 • （2）深入了解有关党的路线、方针、政策，以 及国家的相关法律、法规，为拟办工作奠定良好 的政策基础。 • （3）熟悉本机关组织机构的构成、领导人的分管 范围、各部门的业务范围以及本单位与相关单位 的业务关系等，所提拟办意见应有具体的针对性， 切合实际。
（一）收文审核
• 收文审核，指按照有关规定和规范对收文 进行检查核实的活动。通过审核，剔出无 效和无用文件，保证内容和格式符合要求 的文件进入收文办理流程，提高收文办理 的时效性和有效性。
（二）审核的内容
• 1．对上级机关、平级或不相隶属机关的来 文，主要检查来文是否属于本机关职权范 围内应办理的文件。 • 2．对下级上报的需要办理的文件，除审核 来文是否应由本机关办理之外，还应对以 下方面进行审核：是否符合行文规则；是 否符合国家法律、法规及其他有关规定； 涉及其他部门或地区职权的事项是否业经 协商、会签；文种、格式是否规范等。
四、组织传阅
• 阅知类文件通常是由一个机构的综合办公 机构负责处理。处理程序分为两种情况： 一是针对常规文件或一般的资料，由文件 工作人员按照有关阅文规定和惯例直接组 织有关人员阅悉文件内容；一是针对非常 规文件或者保密文件、资料，通常要按照 拟办——(批办)——组织传阅的程序进行， 有关负责人批示阅文范围后，文件工作人 员按照批示意见组织有关人员传阅。
四、组织传阅
• 组织传阅，是指由文书处理部门负责组织， 按照有关规定和顺序将经过处理或加工整 理的文件在多个部门或多位领导(工作人员) 之间传递、运转，使其了解、知悉文件内 容的活动。
四、组织传阅
• （一）组织传阅的作用 • （二）组织传阅的方式 • （三）传阅的要求
(一)组织传阅的作用
• 1．为领导决策和有关管理人员执行决策提 供重要的信息支持。 • 2．有效控制机构中文件信息的流动方向和 速度 。