上机1用EXCEL对原始数据进行分组汇总范文

上机用Excel对原始数据进行分组汇总

[实验目的]

掌握用EXCEL进行数据的整理

[实验内容]

编制变量数列

对原始数据进行简单与交叉（复合）分组汇总

[操作指导]

例1：对品质型原始数据进行简单分组汇总。资料见上机训练数据“性别与年龄构成工作表”

方法之一：利用countif函数。

方法之二：利用数据透视表。

例2：用对数值型型原始数据进行简单分组汇总。资料见上机训练数据“能力测试分工作表”。（编制变量数列）

方法一：利用countif函数。（等距或异距均可）

方法二：利用直方图分析工具。（一般是等距，异距也可但不宜直接作图）步骤：

第一步——打开Excel，在某一空白列中输入需要编制变量数列的所有原始数据，每一单元格输入一个变量值；

第二步——利用函数找出原始数据中的最大值(用函数max)与最小值（用函数min）。

第三步——利用公式求出极差（即最大值与最小值之差），依据数据类型、多少与分布特点确定组数与组距以及组限。

第四步——选择一空列，定组限名如“按能力分分组”，输入除最后一组以外的各组的上限值（注意，Excel默认的是上限在本组内）；

第五步——单击“工具”下拉式菜单，选定“数据分析”选项，在弹出的对话框中选定“直方图”，再单击“确定”，得到如下图所示的对话框：

第六步——在对话框中“输入区域”框内键入原始数据所在单元格，绝对、相对引用均可。）

在“接收区域”框内键入组限所在单元格）

选中“标志”(当引用单元格未包括标志所在单元格时，不选)

可在“输出区域”框内键入一空列的某一单元格

可选择“累积百分率”

选择“图表输出”

单击“确定”

第七步——为了把变量数列转化为平常表达习惯，需将表中的“频率”改成次数名称“人数”，将各组上限值依次改为区间，在与最后一组相邻的下一行单元格写上合计，选定“合计”单元格右邻的单元格并在工具栏上双击“∑”符号；还可在与次数相邻的列计算“比重”[计算时注意公式中单元格的相对引用（分子）与绝对引用（分母）]

第八步——默认直方图形式为柱形图，可以调整为标准的直方图形式。具体方法是：在图中“柱”上右击弹出菜单，选“数据系列格式”命令，再选“选项”，将其对话框中的“间距宽度”调整为“0”即可。输出结果如下：

特别提醒：由于每一组对数据值小于或等于上限的数据进行计数，所以在确定组限时，如果上组限不包含在本组内，一定要选择小于上组限的数。

方法三：利用频数分布函数。（一般是等距，异距也可但不宜直接作图）

步骤：

第一步——打开Excel，在某一空白列中输入需要编制变量数列的所有原始数据，每一单元格输入一个变量值；

第二步——利用函数找出原始数据中的最大值(用函数max)与最小值（用函数min）。

第三步——利用公式求出极差（即最大值与最小值之差），依据数据类型、多少与分布特点确定组数与组距以及组限。

第四步——选择一空列，定组限名同前。注意，Excel默认的是上限在本组内）；

第五步——方式一：选定一列多行单元格区域（注意行数与组数对应）,单击“插入”下拉式菜单，选定“函数”选项，在弹出的对话框中选定“统计”类别下的frequency（如下图1），再单击“确定”，得到对话框。在date_array旁边的方框内输入原始数据所在单元格；在bins_array旁边的方框内输入组限所在单元格（也可以直接输入各组组限，注意要用大括号括住且各组限之间用分号隔开）（如下图2），然后同时按Ctrl/shift/enter键，则得到各组频数。方式二：也可以选定一列多行单元格区域（注意行数与组数对应）后，直接输入“=frequency（原始数据所在单元格，组限所在单元格）”, 然后同时按Ctrl/shift/enter键，则得到各组频数。

图1

图2

方法之四：利用数据透视表。详见课堂上机操作讲解。（宜等距）

例3：对原始数据进行交叉分组汇总。

方法之一：利用数据透视表。详见课堂上机操作讲解。

方法之二：利用数组求和函数sum。

A不定义名称

如例子中，在性别为“男”，年龄为<25岁的单元格中输入：

=SUM(($B$3:$B$52=$I4)*($C$3:$C$52<25))，然后同时按ctrl、shift、enter键，则得到25岁以下男性人数。

同理，依次在25-35岁、35-45岁、45-55岁及>=55岁的单元格中以下相应公式：

=SUM(($B$3:$B$52=$I4)*($C$3:$C$52>=25)*($C$2:$C$52<35))

=SUM(($B$3:$B$52=$I4)*($C$3:$C$52>=35)*($C$2:$C$52<45))

=SUM(($B$3:$B$52=$I4)*($C$3:$C$52>=45)*($C$2:$C$52<55))

=SUM(($B$3:$B$52=$I4)*($C$3:$C$52>=55))

而各年龄段女性人数，只要选定上述单元格用填充柄即可。

B先定义名称

定义名称的便利之处是不用输入上述公式中复杂的单元格符号。详见课堂上机操作讲解。

例4：用Excel对调查问卷原始数据进行简单分组与交叉分组汇总

一、原始数据录入的注意事项

问卷中问题的输入：按列输入。对于只能从备选项中择一的问题，一个问题占用一个单元格；其它情况（如可任选多项或可选限定的项数并排序）最好是一个备选项占用一个单元格即一个备选项作为一个变量，也可以只占用一个单元格。

问卷中对问题回答的输入：按行输入即一份问卷占用一行。对于非数值型数据，最好用数字序号代替。

二、简单分组汇总

方法：利用countif函数。

操作说明：

假设某问卷问题占有从B列（问卷中第一个问题）至AA列共26列，第4-203行为200份问卷对各问题回答的录入，且录入多为数字序号；对每个问题的回答序号有1-7不等即有些备选项只有2项，最多的备选项是7项。

可以在A205单元格内输入：“选1”，表示对每个问题选第一个备选项的人数。然后利用填充柄拖至A211，会依次出现选2、选3至选7。在A212单元格中输入“总计”

在B205单元格内输入：“=countif($B$4:$B$203,1)”，然后回车，即可得到对第一个问题选第一个备选项的总人数；选定B205单元格，利用填充柄拖到B211单元格，依次选B206、B207至B211单元格，将相应单元格公式中的“1”改为“2”、“3”至“7”，这样则得到对第一个问题选择各个备选项的总人数。当然，如果本题只有两个备选项，则从B207单元格开始显示为“0”；

选定B212单元格，对B205至B211单元格求和。可用工具栏上的求和按钮或sum函数。

可以选定A214单元格并输入“各选项所占比重”，将A205：A212单元格复制到A215：A222单元格；

在B215单元格内输入：“= B205/B$212*100”，然后回车，即可得到对第一个问题选第一个备选项的人数占回答总人数的比重；选定B215单元格，利用填充柄拖到B222单元格，即得到该问题选每一个选项的人数占全部回答人数的比重；

选定B205：B222，利用填充柄拖至问卷的最后一列即AA222。对于所有只能从备选项中择一的问题，既得到了选每一项的人数，也得到了其所占比重。对于可以选择多项的情况则要对比重另行计算。

三、交叉分组汇总（介绍最方便的两种）

方法一：利用数据透视表。（具体操作参照前面项目）

方法二：利用数组求和函数。（具体操作参照前面项目）

四、多项选择问题汇总方法简介

方法一：

原始数据输入办法——备选答案的每一个选项作为一个变量输入，每一份问卷选择项用同一符号（数字或字母）记入相应变量列；

使用countif函数汇总每一选项总频数，构造公式对汇总后的这一行所有选项计算相对频数即比率。

方法二：

原始数据输入办法——将每一份问卷选择的选项的代号（字母或数字，最好是字母）输入一个单元格

选定某一列若干空白单元格分别输入各备选项的代号，如选定P501-506单元格依次输入abcdef；