文印室集中管理方法

文印室集中管理办法

为使公司集中打印方案顺利实施，保质保量完成文件材料印制任务，更好服务公司各部门，进一步提高服务质量和服务水平，加强文印室管理，特制定本办法，不足之处，望多提宝贵意见。

具体细则

一、人员安排

实行文印室集中打印管理之后，文印室将是公司所有文字资料输出的中枢，需配备人员一名专门管理文印工作，要求有以下几点：

1、该人员需具备一定的计算机网络应用知识并能熟练操作计算机、复印机及打印机等

设备。

2、鉴于各部门所打印、复印的部分资料需严格保密，因此所选人员需有较高素质、较

强的责任感和较好的职业道德。

3、由于文印室工作具有时间无固定性和加班经常性的特点，建议以男性作为首选

二、设备管理

文印室设备属精密贵重设备，因此对于设备的管理要实行专人专管，其他人员不得擅自使用。

1、为确保数据安全，防范病毒，计算机一般不拷贝外盘，或在拷贝外盘前要进行彻底

杀毒，在确保无病毒的前提下拷贝外盘。文印员有责任保护计算机生成的文件材料，做到不破坏，不丢失。

2、设备管理员对打印机、复印机等要精心使用，经常维护保养，保持清洁，严格按规

程操作。如因违规操作或未经许可擅自使用设备而造成设备毁损的，相关人员将受相应处罚，严重的将承担损坏赔偿责任。

3、由于文印室的纸张属易燃物品，因此室内禁止吸烟，防止明火，保证文件和精密设

备的安全。

三、房间布局

集中打印实现后，文印室必然出现文字性材料数量多、类别杂等现象，为使文印室内各类文字资料的进出清晰有序，需对文印室进行合理布局：

1、文印室内设置划出专门区域为工作人员专区，其他人员不得入内。

2、文印室加设收发柜橱或者分类架，将各部门文字性资料按部门名称分开存放。

3、设登记簿、进出资料需一一记录、做到收发有序，清晰明了。

四、保密工作

1、由于部分部门的部分资料具有很大的保密性，因此文印室工作人员上岗前需接受相

关培训，了解需要保密的资料类别及重要性。

2、文印室工作人员应树立严格保密观念，严格遵守保密制度，不得随意将打印、复印

资料中需保密的事项透露给他人，印制后的稿件要及时交回经办人，不得截留任何文件。

废纸及草稿纸应及时销毁，不得随意放置。

3、非相关人员不得在文印室逗留，不得随便翻阅打印件和复印件。

4、交付印制的文件、材料如属保密性质，送稿部门必须予以注明，并在交稿时告知文

印人员，否则因此造成的泄密由送稿部门负责。

5、对可能出现的泄密现象，公司将予以调查，并对相关人员进行处罚，造成严重后果

的，相关人员将承担因其行为造成的相关经济损失和法律责任。

五、工作流程

1、复印的工作流程

（1）复印资料需填写复印资料申请单，需部门领导签字后方可复印。注意控制复印数量，不可重复复印。

（2）未经部门领导签字的，一律不予复印。因设备是有限的，因此需加急复印的文件，要在申请单上予以注明，以便安排先行复印。

（3）对于一些考核、调查、统计类的表格，各部门领导应合理确定用量，对于从仓库领用的固定格式的表单类文件，一般不要打印，以节约和降低成本。

文印室人员应对送印的文印资料进行登记，每月记录纸张等的使用量。

2、打印的工作流程流程

（1）申请部门申请打印时，需注明使用部门、用途、数量、保密性、紧急性等。

（2）申请部门可通过电子邮件将文件将文件传送至文印室，文件较大时，可通过内部公共盘共享、企业微信等途径传送文件。

（3）文印室工作人员根据资料的轻重缓急，对所有需打印资料按需处理。

（4）各部门人员自行校稿和排版，确认无误后再传送至文印室，文印室不负责排版和校稿。如出现排版和校稿问题，文印室不负责任。

（5）各部门打印需经办人事先填写打印申请单，经部门领导审批后方可打印。打印结束后由经办人验收并在打印登记表上签名确认。

六、工作守则

1、服从领导。文印工作人员需认真执行文印规定，圆满完成文印任务。

2、爱岗敬业。热爱本职工作，努力钻研业务，不断提高业务技能和水平。

3、热情服务。端正工作态度，牢固树立服务第一的思想，不断改进和提高服务质量。

4、确保质量。文件打印要及时、准确、差错率低，印刷整洁、清楚、迅速，并能按要

求处理各种急件。

5、严守纪律。严格遵守公司各项规章制度，按规定作业，同时特别要遵守公司保密制

度。