电子合同管理需要注意的细节

电子合同管理需要注意的细节

有这样一则案例：某地银行与储户网上签订了电子合同后产生理财纠纷，银行拿出网页确认日志，但是储户却否认当时存在某一条款，结果被法院认定为无效电子合同。

有关电子合同相关的司法案例告诉我们，并非签了电子合同就可以一劳永逸，要保障电子合同签署后能够切实保障当事人的合法权益，这些关于电子合同签署和管理的细节我们需要特别注意：

1、电子合同服务应该谁来提供

上文提到的小案例中，法院认定该电子合同无效的原因主要在于：银行提供的证据，即网页操作记录其存储和形成场所是银行自有的平台，作为合同纠纷的证据，其并不具备公信力。这就好比赛场上运动员不能同时作为裁判一样，合同当事人其中一方及时合同的签署方又是保管者，则有修改动机因而使合同不具备证据能力。

那么，当合同当事人签署电子合同时，到底应该由谁来提供这项服务呢？

根据《电子签名法》第十六条规定：电子签名需要第三方认证的，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。借助第三方电子合同平台提供电子合同签署以及数据存储等服务对合同当事人均有益处：第三方平台作为中立方，不介入任何合同内容，可保证数据安全真实，证据更具有公信力。

2、电子合同的后期打印与归档“死角”怎么办

电子合同的推广与普及如今正如火如荼，但事实上，传统纸质合同与物理印章使用的习惯根深蒂固。短期内，企业组织内部还难以完全杜绝纸质合同归档或物理印章归档的问题。

怎样逐步推进电子合同与电子印章的使用，同时能够兼顾到物理印章与纸质合同的管理呢？

（1）防伪打印：电子合同、纸质合同“随机切换”

合同签署是一个双方（或多方）协作的过程，合同签署人无法使用电子合同怎么办？发起方可通过电子合同防伪打印，实现纸质合同形式输出时带有唯一性的防伪标识（只有通过特定的解码片才可鉴定且PS、复印无效）。

防伪打印后的电子合同纸质版具备唯一性、不可篡改性，再交由签署方线下盖章后返还至签署方。在此过程中，发起方可通过防伪标识快速鉴定内容一致性，从而解决电子合同打印后的纸质签署和归档需求。

（2）智能印章：物理印章、电子印章“一视同仁”

有没有什么方法实现物理印章的使用也能像电子印章一样可追溯、可记录？契约锁融合物联网技术实现智能印章一体化管控的理念。通过将物理印章放置在硬件设备中（印控仪），借助软件系统赋予使用权限，实现物理印章使用可控。

通过软硬件结合的方式，物理印章使用需经过系统申请、系统授权，使用过程可通过设备自带摄像功能取证上传、使用次数可通过系统设定，将物理印章的使用记录电子化管控，为企业管控物理印章外借、异地分支结构保管等情况提供便利。

3、电子合同数据怎么存？谁来存？

与纸质合同存储要求稍有不同，电子合同以数据电文的形式存储在网络环境中，因而如何存储、如何证明其未经篡改对于证明电子合同法律有效性十分关键。

在“有效电子合同”法律解释中，《电子签名法》第六条对于电子合同文件的保存要求做明确规定：

（1）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；

（2）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；

（3）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。

可见，对于普通的个人用户或公司用户而言，最简单便捷的保存方式是通过权威可靠的第三方电子合同平台签署、保存合同。

当用户通过平台签署完成后，平台可将合同数据同时存储在平台公有云服务器以及第三方

权威公证处服务器中，当用户需要时，可随时提供权威的公证书证明其文件内容未经篡改，从而保障电子合同的合法有效性。

综合上述分析：

企业组织在启用电子合同服务或电子合同产品选型过程中，不仅要关注合同签署、传输、存储等过程中基础服务是否稳定、法律保障等延伸服务是否可靠；

同时，组织还应分出一部分注意力，注意考察电子合同平台的服务深度，例如对于电子合同管理以外，物理印章、纸质合同的“管理死角”能否估计，这对企业组织印章与合同管理长远规划至关重要！