企业内部控制--采购

企业内部控制一一物资采购
1.1采购管理风险与关键环节控制
1.1.1 采购管理风险
购业务涉及的以下几种风险
风险1
米购行为不符合国家的有关规定，可能遭受外部有关部门的处罚导 致经济和信誉损失
风险2
米购未经适当审批或超越授权审批 ，可能因重大差错和质量问题而 导致企业的损失
风险3
请购依据不充分，没有经严格的事前调查了解，相关审批程序不规范， 可能导致企业物资的损失
风险4
米购计划程序不规范，分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源 浪费
风险5
盲目签订采购合同，采购合同条款严重的缺陷或不利以及违约，可能 造成企业资金损失
风险6
验收程序不规范，验收人员不负责，可能造成账实不符或资产损失
风险7 付款方式程序不到位，可能导致企业资金损失或信用受损
1.1.2 米购管理关键环节控制
公司在实施采购内部控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环 节的控制：
依据采购物资的类型，确定归口管理部门，管理部门应按照授予 相应请购权限采取请购程序
采购主要是指公司外购商品支付价款的行为 公司在采购管理方面至少应关注采
严格米购业务岗位职责制 确保相互分离制约
,明确相关部门和冈位的职责
,权限，
明确采购方式，选择合格供应商，确保采购过程透明，采购的物资必须符合
采购计划
供应部门要随时收集采购物资信息，加强与供应商的沟通
明确规定付款方式和程序以及与供应商的对账办法，确保采购记
录的完整
1.2职责分工与授权批准
1.2.1 采购管理岗位设置
公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

具体的采购管理控制岗位职责如表所示。

采购业务管理控制岗位职责
分包业务管理
控制岗位
主要职责不相容职责
总经理◊审批米购部门各项规章制度◊审批年度
采购预算和采购计划◊审议批准合格供
应商名单
♦制定米购部门各项规章制度
♦选择供应商
公司分管经理◊审核采购部门各规章制度
◊审核年度采购预算和采购计划◊审核预
算及计划外采购项目◊根据权限审批请
购单和购货合同
♦拟定采购计划和购货合同
♦制定采购部门各项规章制度
♦选择供应商
采购部经理◊制定米购部规章制度和工作流程◊编制
年度采购预算和采购计划◊审核购货合
同和采购订单◊在授权范围内签订购货
合同◊办理大宗物资及重要物资的采购
◊组织进行合格供应商的选择和评审
♦批准采购计划及预算
♦批准计划外采购项目
♦选定合格供应商名单
♦填写采购订单
♦起草采购合同
采购员◊进行市场调查，填写询价比价单◊负责
起草购货合同和填制采购订单
◊提出付款申请
♦制定米购部规章制度
♦制订年度米购计划及预算
♦审批采购合同及付款申请
122 采购管理岗位工作职责
1. 2. 2. 1采购部经理岗位工作职责，如下表所示
1.2 .
2.2采购员岗位工作职责，如下表所示
122采购授权审批制度
采购申请审批制度
1.2.4采购预算管理制度
1.2.5采购控制制度
第25条本制度由采购部负责解释
1.2 . 6验收管理制度
1•货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。

2•对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。

第5条待验货物处理。

已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出“待验区”以示区分。

第6条实施验收。

1 •货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、
“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”。

同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。

2.供应部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品，一律不得签收。

3.供应部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。

4•验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

5•验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程
度时，验收人员应及时通知采购人员联络或通知供应商前来处理，并尽可能维持
其状态以利于公证作业。

第7条超交处理。

1 •交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

2•属于自然溢余的，由供应部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。

第8条短交处理。

交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

第9条急用品验收。

1.2. 6退货管理制度
第1条目的。

明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。

第2条退货条件。

验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的货物视为不合
格货物。

不合格货物应办理退货。

1•对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或价款上予以扣减。

2•对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。

3•经采购部经理审阅、经公司分管领导审批后与供应商联系退货事宜。

第3条退货手续。

检验人员应在检验不合格的货物上贴“不合格”标签，并在“货物检收报告”上注明不合格的原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位。

第4条货物出库。

当决定退货时，采购员编制退货通知单将货物退回，同时，通知采购部和财务部。

第5条退货款项回收。

1•采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商
名称以及贷款金额等。

2•财务部应根据有关资料办理退货货款的回收手续。

第6条折扣事宜。

1.采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

2 •折扣金额必须由财务部审核。

编制日期审核日期批准日期
修改标记修改处数修改日期
1.3请购与审批控制
1.3.1采购计划编制流程
采购计划编制流程与风险控制图
2. 1. 1 采购申请审批流程
采购申请审批流程与风险控制图
132采购询价比价流程
采购询价比价流程与风险控制图
142供应商选择流程
供应商选择流程与风险控制图
143供应商评定流程
供应商评定流程与风险控制图
145采购验收控制流程
采购验收流程与风险控制图。