出货文件记录管理规范

1、目的：为统一出货文件记录存储格式，实现电子信息化，提高追溯效率，确保文 件得到合理有效的管制及保存。

2、范围：适用于所有量产产品出货文件记录的管理与存档。

※出货文件记录存档的需求依据客户要求或产品质量追溯的需求.

3、职责：

3.1 品保课负责收集与整理归档所有检验测试报告等相关资料；

3.2 业务课负责收集与整理归档所有装箱图片、包装明细、追溯文件等；

3.3 DCC负责网络公共盘的规划与维护稽核，并定期对追溯记录文件拷贝成光盘进 行保存；

3.4 其他相关单位，就出货文件记录整理所涉及到的资料按时进行提交；

4.内容：

4.1 所有出货文件记录，由DCC统一规划网络公共盘进行存储与管理，并固定文件 读取和存入权限，网络存储路径为： 如图一。

图示：

4.2 各责任单位分别就所辖区域内质量记录文件按时限要求:须在出货后3个工作 日内完成文件记录的存储工作,并进行相应的检查,以确保文件记录存入的正 确性与有效性;但在出货前应先保存到本地磁盘且有效区分。

4.3 DCC每周对存储到公共盘中的出货文件记录进行抽查,每半年将存储文件记录 拷贝成光盘，并对光盘进行列管存档；

审 核

制 定文件编号：G1002实施日期：20100531页码：1 of 3

文件名称出货文件记录管理规范核 准版本/次：1.1图

一图二图三

图

四图五

文件编号：G1002实施日期：20100531版本/次：1.1页码：2 of 3

5.出货文件记录提交流程及要求：

5.1 业务邮件发放“出货计划表”时应CC给：品保、DCC、物管、生管等与出货文

件记录相关的单位。

5.2 在每批订单出货后一个工作日内，业务需在网络公共盘:

相对应的客户名资料夹内新建文件夹，文件夹以月份+日期命名，例：“0407”， 如图四；

※当同一天出海运或空运或快递时,海运命名为:日期+SEA,例"0407-SEA";

空运命名为:日期+AIR,例:"0407-AIR";快递命名为:日期+快递公司简

称,例"0407-DHL".

※当同一出货地点同批出货产品部分文件内容为共用文件时,可不分料号,直接存入出货日期资料夹中.但出货客户或出货地点或出货方式不一样时,需将共

用文件复制到各批出货资料夹内.

5.3 业务所需存档出货资料及要求如下：

a、PDF档包装明细表：命名需含“Packing”.如图五；

b、PDF档装箱照片:命名需含“shop Photos”.如图五；

※RMT产品的包装明细表需用GTG格式进行存档.

※补充说明:TRW产品还需增加PDF档TRW追溯ABC三表:

命名需含“Track Record-A/-B/-C”；

5.4 品保相关检验测试报告，在业务所创建的出货文件夹内存入，要求如下:

5.4.1 PDF档出货附件照片，命名需含“File Photos”,如图五；

5.4.2 PDF档成品FQC检测记录，命名需含“FQC”，需对应客户订

单号:“CUS PO NO.”,如图五；

※TRW成品FQC没有要求对应客户订单,但需对应产品料号；

※补充说明: TRW针对来料检验IQC与制程检验IPQC记录保存要求如下：

a、PDF档供应商展岱成品FQC检测记录表，命名需含“FQC-CD”，及PDF档来料检

测记录表，命名需含“IQC Report”，且均需对应追溯A表中的炉序号，

当涉及多个记录报表时，应按记录日期先后顺序分别汇总到一个PDF档中；

b、制程检测记录，建立文件夹命名为:IPQC+制程别,例如:“IPQC OP10”,

资料夹内保存每日制程检测记录IPQC（白夜班合并到一个档内），以日期命 名，例4月7日命名为:"0407",同时需对应追溯B表中生产制令编号；

”，记录表，命名需含“FQC-CD”，及PDF档来料检

名需含“MTR-TY”，需对应追溯A表之炉序号.“OQC Audit”，需对应客户“CUS PO NO.”.