高职院校档案管理工作现状分析及其对策

高职院校档案管理工作现状分析及其对策

摘要:高职院校学生档案管理工作历来都是我们国家人事档案管理的重要组成部分，是大学生在校期间学习情况的点滴记录，更是日后就业用人单位考量他们的一项重要指标。高校学生档案作为他们走向社会的第一份人生履历，对他们以后的工作就业发挥着不可估量的作用，也是衡量高校办学质量和水平的重要标志。

关键词：档案管理高职院校现状分析

随着教育体制改革的深化，高职教学取得了迅猛的发展，但很多高职院校的档案管理工作却仍旧十分落后。高职院校档案是指在教学、管理、科研等活动中形成的具有保存价值的文字、图标等，是重要的信息资源，做好档案管理工作是办好学校的重要基础工作。本文分析了当前高职院校在档案管理方面还存在的问题，并提出几点对策。

1 高职院校档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理基础薄弱，管理方法落后

很多高职院校建校时间较短，基础设施落后，为满足办学需要，各校加大了在软、硬件方面的投资，兴建了高档的图书馆、教学楼，但在档案室的建设上却投资有限，相当一部分高职院校的档案室没有扫描仪、密集架等设施，在档案管理上还停留在手工操作阶段。重教

学、轻档案管理是很多高职院校存在的问题，很多高职院校的职能部门还没有成立档案管理工作室，不能完整的保存资料，各类文件乱丢乱放，或保存在个人手中。

1.2 资料收集不全，档案质量不高

由于长期得不到应有的重视，很多高职院校的档案收集难度较大，很多重要的资料得不到及时归档，没有统一收集并保存，时间一长就逐渐丢失了。再加上档案管理知识的欠缺，不少高职院校的各类文件产生于各种部门的不同人员手中，不规范现象多，随意性大。随着计算机的逐渐使用，很多文件并没有手工拟稿，只有打印稿，也给档案管理带来了一定的麻烦。

1.3 档案管理队伍素质偏低，主动服务意识不强

由于高职院校档案管理工作起步较晚，部分院校的领导不重视档案管理，在档案管理队伍的建设上也较随意，再加上很多部门的档案管理人员没有经过专业培训，缺乏主动服务，不能做到档案管理的规范化、科学化，导致档案利用率偏低，难以实施档案的开发与利用。

2 高职院校档案管理工作的改善措施

2.1 强化档案管理意识，明确档案管理责任

《档案法》、《普通高校档案管理办法》是国家制定并颁布的法规，高职院校的领导及档案管理人员首先应增强档案意识。学校领导要经

常检查、指导档案管理工作，解决档案管理工作中存在的问题，广泛宣传《档案法》，增强各级人员的档案管理意识，做好各部门的协调，做到领导重视、部门协调、群众参与。

2.2 更新档案管理框架，统一档案管理制度

档案管理的目的在于通过科学规范的档案利用促进学校的健康发展。首先，要建立健全档案管理制度，使学校档案管理工作规范化、程序化，在深入研究的基础上，根据《档案法》及《普通高校档案管理办法》的要求修正档案管理规范，建立统一的档案管理机制，最终使全校的档案管理工作能有章可循，走标准化、规范化的轨道。其次，高校的档案管理工作要着眼于档案管理工作的新趋势和新要求，对于高校教学管理以及科研工作的特点和本校的特色，搜集本校的档案资料，从全面发展的角度，认真做到精中求细、全而不烂；并且也要搜集一些必要的校外档案管理信息，形成高等教育和科研工作的一手材料，及时与本校的档案管理工作进行对比研究，吸取经验以促进本校的档案管理工作水平；另一方面可以作为本校教学和科研等工作提供技术指导，从而避免工作中少走弯路，提高本校的各项工作水平。

2.3 建设高素质的档案管理队伍，积极开展业务培训

档案管理是一项知识面广、科学性强的工作，且具有一定的保密性质。高职院校应在校长的统一领导下根据学校情况成立综合档案馆，配备专业的档案管理人员。档案管理队伍在知识层次、年龄结构、

专业素质等方面要科学搭配，以发挥整体效应，还应实施有效的激励政策，在评优评先、奖金分配、职称评选等方面适当倾斜，以调动档案管理队伍的工作积极性。同时，还应建立档案管理工作网，由各系部处领导分管档案管理，各部门档案人员负责本部门档案的搜集、整理、移交、归档工作。最后，还应定期开展业务培训，鼓励档案管理人员参加继续教育学习，更新档案管理人员的知识结构，使其跟上档案改革的步伐，满足档案管理工作的客观需要。

2.4 加快档案管理的信息化建设，完善档案存取方式

随着时代的日益发展，办学规模的扩大，高等院校各项活动产生的各类档案越来越多，单一的传统档案管理模式面临着越来越大的压力，日益增多的档案也不利于查找和利用，且纸质档案在保存期限等问题上也有着不可避免的弊端。在诸多因素的影响下，档案管理的信息化需求越来越高。一方面，高职院校要利用信息化设备提高档案管理工作的效率，使档案管理工作由落后的手工操作转变为手工操作与信息化管理相结合的模式，将利用率较高的档案、重要性较高的档案优先进行电子备份，以便于查阅。另一方面，要避免陷入过分依赖信息化设备的误区，对于重要文件、档案，依旧要保留纸质备份，确保档案管理的安全与使用的方便。

3 结语

综上所述，档案管理工作是高职院校基础工作的重要组成部分。

高职院校在做好各类档案的整理、归档之余，还要逐步完善档案管理网络，提高档案管理水平，实现档案管理的高效化、科学化、信息化，使档案管理的价值得到充分的体现，推动学校教育活动的健康发展。

参考文献

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[2] 王述刚.简析高职院校学生档案管理工作[J].黑龙江科技信息,2010,(21).

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