做_个成功的客户会议

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加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月19日 下午3时 54分20 .11.192 0.11.19
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扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月19日 星期四 下午3时 54分36 秒15:5 4:3620. 11.19
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做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午3时54 分20.1 1.1915:54November 19, 2020
客户会议流程项目图
成立会务组（组织者）
• 会务组要具备素质 • 会务组的职责
组织者具备的素质
• 善于与人共事 • 善于注意小节 • 善于解决问题 • 善于与人协商 • 能够管理会议财务事宜
组织者具备的素质
•熟悉酒店运作 •能够安排恰倒好处的菜单 •能够熟练操作电脑 •能够熟练地与视听服务公司打交道 •能妥善接待贵宾和外国客人 •熟知各种礼仪 •行事果断、执着
• 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题移后,让与会 人员建立默契与信任感,再接触尖锐议题,使气 氛不尴尬。
与会者选择
• 嘉宾 • 客户 • 员工 • 相关人员
与会者选择标准
• 对实现会议目标有潜在贡献的人 • 能够因参加会议而得到益处的人 • 人数的标准 • 涉及会议的行动后果的人
开会时间的选择
• 长度 • 与会人员的空期 • 时间点
会中工作－会议讨论的结构
• 描述问题 • 阐述问题存在的结果 • 了解以前是如何解决问题的 • 诊断目前存在问题的症结所在 • 寻求就解决问题的途径 • 寻求解决问题的方案
会中工作－会议的引导
（1）主题的引导
• 一个议题开始时就确定结束的时间或时机 • 不能达成一致意见的议题，建议下次会议（或专门会议）讨论 • 预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期） • 纠正误解和不相关的话题 • 邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况 • 会议当中不要修正文件错误 • 如果已经达成一致意见，就结束讨论转入下一个议题 • 有下列情况者就结束讨论
席，很不礼貌。 • 自己带到会场的物品或者会场分发的资料整齐堆放，
不要零乱随意放置。 • 如需抽烟，需要会场上允许和旁边人的同意 • 如要发言，可以举手，征得主持人同意发言。 • 不能中途无故退场。
会中工作－常见问题及处理
与会者
消极行为
与会者11种消极行为
类型 敌对
自以 为是
行为
建议处理方式
“这行不通.”
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时间是人类发展的空间。2020年11月1 9日星 期四3时 54分36 秒15:5 4:3619 November 2020
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科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午3 时54分 36秒下 午3时5 4分15:54:3620 .11.19
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 1920.1 1.1915:5415:54 :3615:5 4:36No v-20
组织者的职责和任务
● 制定计划，确定会议的目标 ● 制定会议议程 ● 了解可供使用的场所和设施情况 ● 选择或提议合适的场所 ● 检查并比较各项设施 ● 安排交通事宜 ● 协调会务工作人员的活动 ● 招收、培训会务人员、安排纪录
组织者的职责和任务
● 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
● 确定各项工作的时间安排 ● 视察选定的场所和设施
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月19 日星期 四3时54 分36秒 Thursd ay , November 19, 2020
我听到财务经理 确性之前，我们不能把大家 是 这 么 说 的时间用在这上面。” 的……"
悄悄话 两个人单独议论 (暗示)1．走进这两个人， 用眼神询问或暗示；2．停 止演讲使全场寂静；3．礼 貌地请私语者等会议结束后 再继续他们的谈话。
沉 默 / 读报纸，东张西 (暗示)问他们问题来确定他
分神 望，摇头晃脑， 们有多少兴趣,合作性和专
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1915 :54:361 5:54No v-2019 -Nov-2 0
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得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。15:54:3615:5 4:3615:54Thur sday , November 19, 2020
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安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1920.1 1.1915:54:3615 :54:36 November 19, 2020
队的深思熟虑而产生的 • 尽可能为自己, 为团队留下回旋余地 • 诚恳, 诚恳, 非常的诚恳
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每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 1920.1 1.19Th ursday , November 19, 2020
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天生我材必有用，千金散尽还复来。1 5:54:36 15:54:3 615:54 11/19/2 020 3:54:36 PM
坐立不安
业水平，并试着让他们一起
参与讨论。假如仍不奏效，
在中间休息时再与他们沟通。
"大嘴 巴"
插话
不断地脱口而出 (打断)"你能概括地讲一下你
各种想法和问题，的主要观点吗?我欣赏你的评
企图控制会议进 论，不过我们再来听听别人
程
意见。""有趣的观点,能帮助
我们理解一下与主题的联系
吗?"
别人没说完之前 "等一下好吗?让陈红先讲完 就开始发表意见 如何?"
• 空间策略（密度安排，净化空气，光线、 视听工具）
会议准备的标准
• 越细致周到越好！
会中工作－主持人的 六大职责
• 掌握会议的进程 • 完成会议要达到的目标 • 创造良好的会议氛围 • 处理会议中产生的问题和意见 • 应付与会者 • 总结会议精华
会中工作－主持会议的原則
• 以人为本——主持人应尊重、肯定与会人员,让每 位与会人员受尊重且能够自我发展。
• 通知派发的时间点 • 及时确认
主持人的选择
• 谁适合做主持人？ • 主持人的沟通能力和领导能力？ • 会前沟通的重要性
会场的设计
会场的布置
• 主题性布置 • 附属性布置 • 装饰性布置
会议的时间和空间策略
• 时间策略（合理安排时间，颠倒准备和 召开时间，确定召开和结束时间，准时 开会，限时开会，改变时间知觉，候会 制度）
1 进一步讨论所需的资料缺乏； 2 讨论所需的人没有参加会议； 3 成员认为需要时间考虑或与同事商量； 4 事情说明原有议题的假定已经发生改变； 5 本次会议已经没有时间更好地讨论该议题了； 6 有反对意见，达成一致意见明显是困难的。
• 结束每个议题的讨论后，主持人要总结一下所取得的成果
会中工作－会议的引导
召开一个成功的客户会议
客户会议将是什么样的？
客户会议的硬件要素
• 时间（年、月、日、时） • 地点（大环境、室内环境） • 人物（组织者、与会者、主持人） • 资金（预算）
客户会议的软件要素
• 目标 • 议程 • 组织 • 服务
模式
流
客户会议要素
程
会议
客户会议的会前准备
会议前自问六个问题
• 避免操纵——应在会议中集思广益、促成组织学习、 培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决 议。
• 目标与过程兼顾——在过程中达到目标,让每个人 享受到学习的乐趣。
• 对事不对人 • 感觉与理性兼顾 • 解决问题也处理情绪
会中工作－主持人管理会议的技巧
• 开场白 • 时间分配和进度把握 • 沟通与反馈（探询与聆听） • 运用不同的主持方法 • 应对不同类型的与会者
• 为什么开会（可不可以不开？）WHY • 会议的议题是什么？WHAT • 在哪里开？WHERE • 什么时候开？WHEN • 由谁来参加？WHO • 怎么开？HOW
会议的筹划
• 确定会议的目的、目标（和发起者沟通） • 会议的流程（会议前、会议中、会议后）
客户会议的目的和目标
• 目的要明确 • 目标要有衡量性、书面化、符合实际
会后工作—— 3项追踪
开会结束时要回顾哪些重点？ 1. 行动项目 2. 决议 3. 下一阶段的议题
成功会议的标准
▪ 有效——根据会议的集思广益,解决个人无法完成 或突破的问题,有效达到会议目标。
▪ 和谐——营造和谐的气氛,使与会者对团队有安全 感、信任感、认同感。
▪ 参与——参与的人全心关注,才能让会议得到健全 的发展。
会议的3个“杀手”
1．在某个问题上滞留过长时间。 2．在不同的议题间跳来跳去，每个问题都没有彻底
解决。 3．不把注意力放在个人观点上，而是对个人作人身
攻击。
会中工作－记录的技巧
• 活用5W2H:即what、where、when、who、 why、how、how much.
• 掌握主语、动词、形容词 • 明确数字 • 运用key word • 列表说明:可了解发言重点,归纳出主题方向 • 一言而蔽之
● 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听 服务公司）
● 确定印刷公司 ● 安排食品、饮料有关事宜 ● 讨价还价 ● 同会议发言人和各位贵宾进行联系
议程设计
• 由重要到不重要——会议开始时即讨论主要 议题,以免误时影响后面重要议题。
• 由容易到困难——让大家渐渐溶入会议的节 奏,不要一开始就接触不熟悉的部分而造成挫 折感。
开会地点的选择标准
• 场地必须有空档可以使用 • 场地必须足够大以容纳与会人员和设备 • 拥有桌椅在内的适当家具 • 充足的照明和通风设备 • 隔音条件好，干扰少 • 成本合算 • 客户方便
会议通知的派发
• 通知的要素（时间、详细地点交通、会 议目标、议程、要求与会者事先准备的 事项、其他与会者的姓名）
客户会议的目的
• 市场教育 • 新产品推广 • 增加客情 • 企业形象推广 • 通过专业研讨改进产品的性能 • 对忠诚的客户进行表彰和鼓励 • 解决问题（小型） • 展示和推荐（营销模式）
客户会议的目标
• 让60%的客户了解了我们经营的事业（不是向 多少客户传达了我们的市场信息）
• 客户对我们的企业形象打分从5分提高到8分 • 把我们的客户满意度从70%提高到80% • 85%的客户抱怨问题在会议中得到了解决。 • 使30%的客户对我们的产品有购买意向 • 从客户处得到超过150条建议
（2）与会者的引导
l 开会一定要准时，不要等待。 l 位置非常重要。 l 打破沉默 l 保护弱者 l 鼓励实现火花 l不要企图一切问题都有答案 l 最重要的人物最后发言
会中工作－与会者守则
• 事先分发的资料，都要过目，不懂之处要做记号，开 会时可做询问。
• 开会前5分钟即席就位，并翻开资料。 • 就座时，如有其他人在旁，先打个招呼。 • 如果可能，尽量对会议进行纪录。 • 开会时注意聆听别人的讲话，不可窃窃私语或擅自离
▪ 效率——当一个会议成功的要素具备后,能在預 定的时间內完成开会,就是效率。
▪ 学习——在参与开会的同時有更多学习的机会。
会议成功－创造双赢的几个要领
• 深入挖掘客户的问题, 然后想出更好的 办法来解决
– 如果想不出来, 就接受客户的解决方案
• 让客户觉得好主意是他们自己想出来 的
• 让客户觉得异常地受到尊重 • 让客户觉得我们的提议, 是经由专业团
“在座的其他人有什么别的 看法?”“你可能是对的， 不过现在让我们再看看所掌 握的事实和证据吧?"
“在这个项目上 " 让 我 们 先 研 究 一 下 事 实 我比在坐的所有 吧.""这方面的另一个权威 人钻研的时间都 人士的意见是…… 长… …”
“我是营养学博 士，所以……"
" 长 舌 " 好 像 有 规 定 你 “有谁能证明这一点吗?” 妇" 不能……""我想 “在没有确定这个消息的准
当，使打扰程度降到最小。
迟 到 ， 使 会议 (暗示)宣布一个"特别"的
中断
会议时间(如8：47)以强调
准时的必要性，让迟到的
人找不到座位，建立一个
为大家买茶点的"迟到Hale Waihona Puke Baidu基
金"。
非 常 遗 憾 地 说 一开始就宣布结束时间并 他 必 须 去 参 加 询问是否有人有时间冲突。 另一个重要的 活动
会中工作－常见问题及处理
解释
“小李刚才真正 “让我们听听小李自己是怎 的 意 思 么说的吧。小李,来吧，说说 是……”"小李 你的想法。”“小李，你会 对于这个问题会 这么反应?”“小李，你是否 这么说的……" 认为他完全理解了你的意思?”
业务 繁忙
迟 到
早 退
重复出入会场,，预防措施：将会议地点安 按 受 信 息 ， 处 排在远离办公室的地方， 理突发事件 会议之前询问时间是否恰