提高档案管理水平 完善档案管理对策

提高档案管理水平完善档案管理对策

发表时间：2019-05-05T15:39:30.850Z 来源：《基层建设》2019年第4期作者：王文昌1 张康宁2

[导读] 摘要：随着社会的不断发展，科技的不断进步，我国各个领域均得到了很好的发展，而档案管理工作也越来越受到重视，其更被视为提升企业竞争力的有效因素之一，虽然在信息时代下，我国档案管理工作已经得到了很好的完善，但依然有不小的上升空间。

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摘要：随着社会的不断发展，科技的不断进步，我国各个领域均得到了很好的发展，而档案管理工作也越来越受到重视，其更被视为提升企业竞争力的有效因素之一，虽然在信息时代下，我国档案管理工作已经得到了很好的完善，但依然有不小的上升空间。本文简要介绍了提高档案管理水平的措施，并提出了行之有效的完善档案管理的相关对策，以期能够为档案管理工作质量的提升提供有价值的参考。

关键词：档案管理；对策；方法

引言

档案管理在社会的众多行业中都起着十分重要的作用，不仅仅表现在人才的管理方面，更加体现在方方面面，特别是在行政、经济、教育等领域的重要性尤其突出。所谓档案管理它是一个单位进行绩效考核、人事任命和发展规划的依据，同时，又是一个单位发展各个阶段成绩的直接体现。一个人的档案可以在一定程度上反映这个人的能力以及经历，一个公司的档案也在一定程度上反映这个公司的发展情况以及发展目标等因素，因为档案的存在，我们也才能尽快掌握新事物发展的规律和发展的前景，这也是我们新形势下对于档案管理的一个重要的目的以及重要的发展目标。

一、清除档案管理工作中的认识误区

当前，很多人认为档案管理工作无足轻重。殊不知，档案管理工作是现代管理的重要内容，科学有效的档案管理工作不仅可以推进企事业单位的工作效率，更可以给企事业单位制定科学合理的发展决策提供科学依据与参考标准。由于档案工作的主要内容直接涉及到诸多个人工作生活中的秘密信息，档案安全问题也是档案管理工作中的重要内容。然而，与档案管理的重要性地位不相适应的是，许多领导干部，甚至包括档案管理人员都未能充分有效的认识到档案管理的重要性，认为档案管理工作不需要专业能力，谁都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一种虽然繁琐但是却机械的体力劳动。笔者曾采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等内容给予了深入细致的调研。结果发现：许多档案管理工作人员认为，档案管理工作就是整理整理资料、记录记录数据而已，并不需要专业的知识与技能。事实上，通过对比国外一些发达国家的档案管理工作经验可以知道，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

随着科学技术水平的不断发展与进步，档案管理工作的内容与形式也随之发生了明显的转变。比如，在数字化的冲击下档案管理工作的形式由原先可视记录识别型逐渐转变为依赖机器识别的代码型（电子档案）。而且，档案管理模式也从传统手工模式历经单机数据管理模式、网络信息管理模式达到了现代的知识管理模式。面对这些变化，档案管理工作者需要不断更新档案管理工作理念，与时俱进，树立科学的档案管理观。尤其要注意学习最先进的档案管理工作知识，注意把握档案管理工作的前沿信息，与时俱进，提高档案管理工作水平。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生。这一理论将档案从形成到销毁或将一般信息转化为档案的过程视做是一个整体的运动过程。并认为在这一运动过程中可因档案价值形态的变化划分为若干个阶段，且不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间也同时具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案管理工作者应该积极学习与借鉴这一理论。并结合本单位的工作实际，以创新思维为指导，打造和形成特色的个性化档案管理工作理念和方法，以树立正确的档案管理观。

二、提高档案管理工作人员的专业素质

由于许多高校的档案管理工作人员自身对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德以及办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神等，因而在自己的工作中并没有积累下扎实的理论知识与技能知识，致使在工作中常常导致严重的工作失误现象发生。当工作中单位需要利用相关档案为制定政策予以相关信息支持时，不能适应工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，难尽人意。可见，提高档案管理工作人员的专业素质是当前改善档案管理工作水平的紧要之事。可以通过以下途径来解决这一问题，首先是对现有工作人员给予专业化的培训，提高他们的实践能力；其次是要注意引进专业人才尤其是年轻的档案专业管理人才，优化队伍结构，形成老中青科学搭配，结构合理的工作队伍；最后，部门领导应当转变认识，提高对档案管理工作重要性的认识，给予政策与资金保障，采用鼓励先进、奖罚分明的措施，不断提高档案管理人员的工作热情，提升档案管理工作的水平。

三、推进档案管理方法更新

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理质量与档案信息的提供远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要表现为落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用要求，因而应当采用各种办法改变这种现状。

首先，要建立规范的档案收集程序，决不允许漠视档案管理工作，视档案制形同虚设的认识产生，更不允许在工作中对档案信息想交就交、不想交就不交现象的发生。明确档案信息收集考核程序与责任

第二，建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

第三，加强档案综合管理力度。由于现在综合档案管理室一般都是以一个班组存在，在开展具体的工作时，首先要向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难。于是，有些部门便自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。有些单位的档案资料竟然不时出现档案遗失现象，或者是档案资料借出后难以收回，这些现象都应引起重视并应认真克服。

四、结束语

总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。