公司文件编码规则-格式-清单

企业文件编码规则及部门代码

文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。

生产型公司文件编码规范

生产型公司文件编码规范1. 引言本文档旨在为生产型公司制定文件编码规范，以确保文件的统一性、便捷性和可管理性。

规范化的文件编码将有助于提高工作效率和减少错误。

2. 编码规则在制定文件编码时，请遵循以下规则：2.1 文件编码结构文件编码应由多个部分组成，包括项目标识、日期标识和文档类型标识。

各部分之间可使用分隔符进行分割。

- 项目标识：代表文件所属的项目或任务。

可以采用特定的编号、名称或代号。

- 日期标识：代表文件创建或更新的日期。

格式应为YYYYMMDD，如。

- 文档类型标识：代表文件的类型或类别。

可以根据实际需要自定义。

例如，一个文件编码的结构可以是：项目标识-日期标识-文档类型标识，如：PRJ001--DOC001。

2.2 编码命名规范在编码文件时，请遵循以下规范：- 使用大写字母和数字进行编码，避免使用特殊字符。

- 不要使用含糊不清或重复的命名。

命名应简明扼要、清晰易懂。

- 如果文件名称过长，可适当缩写或使用简称。

2.3 特殊情况处理对于特殊情况，可以制定额外的编码规则。

例如，会议纪要可以在文件编码中添加会议编号，以便与其他文件区分。

3. 示例以下是一些示例文件编码的例子，仅供参考：- PRJ001--DOC001：代表项目001在2022年1月1日创建的文档001。

- PRJ002--REPORT001：代表项目002在2022年1月15日创建的报告001。

4. 实施与管理为了保证文件编码规范的实施和管理，可以采取以下措施：- 向所有员工提供编码规范的培训，并明确其重要性和作用。

- 在文件管理系统中设置自动编码功能，以确保文件编码的一致性。

- 定期审查文件编码的使用情况，并根据需要进行调整和改进。

5. 结论本文档所制定的生产型公司文件编码规范将有助于提高文件管理的效率和可追溯性。

遵循规范的编码将减少错误和混淆，方便员工查找和使用文件。

以上是对生产型公司文件编码规范的简要说明，希望能为公司的文件管理提供一些指导和参考。

生产型公司文件编码规范

生产型公司文件编码规范1. 引言本文档旨在规范生产型公司文件的编码方式，以便于文件的组织、存储和检索。

通过遵守本规范，有助于提高生产效率，减少误操作和混淆。

2. 文件编码规则遵循以下文件编码规则，以确保文档的一致性和可管理性。

2.1 文件类型标识在编写文件名时，应将文件类型标识放在文件名的末尾，以方便快速识别。

下面是常见的文件类型标识：- 报告：REP- 分析：ANA- 设计：DES- 计划：PLN- 会议记录：MIN例如：`_销售报告.REP`2.2 文件名日期格式为了更好地进行文件的排序和归档，日期应以`年月日`的格式排列，并以下划线分隔。

例如：`_销售报告.REP`2.3 文件名描述文件名应简洁明了，包含足够的信息以便快速理解文件内容。

避免使用过长和含糊不清的文件名。

例如：`销售报告`代替`销售情况汇总报告`。

2.4 文件夹结构规划为了便于文件的组织和管理，应建立统一的文件夹结构。

根据公司的业务特点和需求，合理规划文件夹的级别和细分。

在文件编码时要注意按照文件夹结构进行编码。

例如，`2021年度/销售部门/报告/_销售报告.REP`。

2.5 版本管理在对同一文件进行多次修改时，应使用版本号进行标识。

采用`VX.X`的格式表示，其中`X`为数字。

每次修改时，版本号加一。

例如：`_销售报告_V1.0.REP`、`_销售报告_V2.0.REP`。

2.6 特殊字符和空格为了避免文件在不同平台之间出现兼容性问题，应避免使用特殊字符和空格。

建议在文件名中仅使用英文字母、数字、下划线和连字符。

2.7 文件归档根据公司的归档策略，定期对文件进行归档和备份。

归档后的文件应进行标识，例如移动到特定的文件夹或添加文件标签。

3. 文件管理工具推荐为了更方便地管理文件，建议使用以下文件管理工具：- 谷歌云端硬盘（Google Drive）- 微软OneDrive- 坚果云- 百度网盘这些工具提供了云端存储和文件同步的功能，方便进行文件的管理、共享和备份。

公司文件编号规则

公司文件编号规则 TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3. 编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。

mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。

项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。

技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。

nnn：文件流水号dd：文件版本号YY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：，表示2012年发布的版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。

公司内部文档编号管理规则

**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。

第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。

第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。

第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

公司文件编码规则,格式,清单

1.公司品质手册:SK-QM/xxQuality Manual2.公司运作程序:Company Operation ProcedureSerial No.))3.公司作业指导书:SK-GWI-XX-XXX/xxGroup Work InstructionSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司各部门编号：总裁办00President Office Group Department No.人力资源部01Human Resource 行政部02Aadministration 品质中心03Quality Center 供应链中心04Supply Chain Center 财务部05Finance市场部06Sales & Marketing IT部07Information Technology 实验中心08Reliability Lab 张家港工厂10ZhangJiagang Factory 江阴工厂20Jiangyin Factory 九江工厂30JiuJiang Factory4.公司表格:SK-GFORM-XX-XXX/xxGroup FormSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司文件编码规则Document Numbering System5.工厂作业指导书:SK-WI-XXXX-XXX/xxFactory WorkInstruction Serial No.)XXXX说明：前面两个XX参照各工厂编号(First 2 XX refer to factory No.)后面两个XX：(Final 2 XX:)工厂通用文件：00Factory general document工程部01Engineering department生产部02Production department品质部03Quality department供应链04Supply Chain财务部05Finance人力资源06Human resource行政07Administration实验室08Reliability Lab6.工厂操作指导书:SK-XXX-XXXX-XXX/xxFactory OperationInstruction工厂操作指导书类型:(示例)Type of factory IIP Incoming Inspection PlanOperation Instruction PIP Process Inspection Plan(Example)FIP Final Inspection PlanQCP Quality Control Plan………………( The types decided by factory department)工厂表格:版本号(Revision No.)Factory form流水号(Serial No.)工厂各部门编号(Factory department No.)工厂编号(Factory No.)工厂表格(Factory No.)盛康公司(Suncome)。

XXXX公司文件编号规则

文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：北京XX科技有限公司简称：**KJ3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。

mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。

3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 管理类文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

公司文件编号规范管理制度

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例：正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

文件编号规则

云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。

二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

三、总则（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。

（二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下：3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。

mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。

dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号。

例如： 20160120 表示（2016年01月20日）4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。

5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。

一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

（二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN-TT-dd-nn。

格式说明：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。

XX:公司简称。

DN：大写英文字母，部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。

公司文件编号规则

文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。

a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。

b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。

mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。

例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。

3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。

相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。

文件分类及编码规则

审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。

二、范围适用于文件分类与编码管理。

三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。

2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。

四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。

主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。

1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。

包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。

b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。

c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。

d）工厂主文件。

1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。

1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。

2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。

内部文件编号规则

公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。

Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1,1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。

3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号ddDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

相应的部门代号如下：总裁办：ZG财务部：CW技术部：JS人事部：HR运营中心：OPTT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。

公司管理体系文件编号规则

体系文件编号规则一、文件编号要素1.公司名称：陕西骏景索道运营管理有限公司公司代码：JJSD2.部门名称及代码3.日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。

mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。

dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号。

例如： 20160120 表示（2016年01月20日）4.流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如“01”代表第一份文件4.版本编号起草版本的编号为A/0、A/1，其中A/0表示此文件为第一版新创建文件，A/1表示第一版第一次修订。

5.文件类型、要素代码，用大写中文字母简写表示二、编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。

如;《骏景索道运营管理有限公司》档案管理制度是行政管理制度中第三项制度，可以编为：JJSD-ZH-ZD-A/0-032、技术类文件公司技术类文件的编号格式为：公司简称-部门代号-技术文件-文件类型-文件版本号-流水号如:JJSD-QKW-JS-SYSC-1.0-01 含义：骏景索道运营管理公司乾坤湾项目公司技术文件，其文件类型是使用手册，该手册的版本号是1.0，流水号是01号。

3、合同协议合同协议的编号格式为：公司简称-部门代号-合同类型-签订合同年月日-流水号合同类型一般采用大写,如HZ-合作协议, CG-采购合同，LD-劳动合同，JK-借款协议。

如：JJSD-RL-LD-2018-01 含义：2018年公司人力资源与培训部签订的第1份劳动合同。

4、外来文件外来文件的编号格式：公司简称-外来-来文年月日-流水号。

如：JJSD-WL-20180723-01,表示公司2018年7月23日第1份外来文件。

6、会议纪要格式：公司简称-部门代号-会议简写(HY)-年月-流水号。

7、工作总结或工作计划格式：公司简称-部门代号-总结/计划简写-年月-流水号。

公司档案文件编码规则

1.1.1.文件编号例：
HJ-XZ05-2017-001
文件顺序号
年份
文件类别
公司简写
意为菏建行政通知、通告类2017年001号文件
二、类目表
一级类目
（代码）
二级类目
（代码）
归档范围
行政
XZ
证照
01
各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）
公司战略
合同、协议
04
签订的工程供货合同、协议（含材质证明、出厂合格证明、复试报告等）
废旧物资
05
工程废旧物资处理台账
其他
06
供货商名录、供货商评价报告等
财务
CW
按财务要求
技术
JS
专业深化设计
01
专业深化设计方案、竣工图
技术文件
02
需交公司存档的施工技术文件如：施工方案（作业指导书、新工艺、工程总结等。
规程、规范
入职薪酬及薪酬调整台账
员工入、离职
05
员工入职及离职相关手续
员工档案、简历
06
员工档案、简历台账
外协单位名录
07
外协施工队伍名录、合作单位名录
其他
08
经营预算
JY
市场开发
01
工程项目的开发调研、跟踪、立项报告、请示、批复等
合同、协议
02
招投标及有关谈判材料、签订的施工合同、协议
项目预算书
03
工程项目预算书清单
项目结算书
04
工程项目结算书清单
外协队伍结算
05
外协队伍工程项目结算书清单
统计工作
06

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则一、档案文件分类1.行政类：包括公司管理体系文件、内部规章制度、行政决策文件等。

2.人事类：包括员工档案、薪酬福利文件、招聘培训文件等。

3.财务类：包括会计凭证、报表、税务文件等。

4.销售类：包括销售合同、客户档案、市场调研文件等。

5.技术类：包括产品研发文件、技术规范、专利文件等。

1.顶层文件夹：将不同分类的文件放置在不同的顶层文件夹下，以便管理和检索。

例如：行政类文件放置在"01_行政类"文件夹下，人事类文件放置在"02_人事类"文件夹下。

2.二级文件夹：在每个顶层文件夹内，可以进一步细分为二级文件夹，以更加准确地分类文件。

例如：在"01_行政类"文件夹下，可以设立"01_公司管理体系文件"文件夹和"02_内部规章制度"文件夹。

3.编码格式：可以根据实际情况制定文件编码格式，一种常用的格式是采用数字和下划线的组合。

例如：公司管理体系文件的编码可以是"0101"，内部规章制度的编码可以是"0102"。

4.文件命名：每个文件都需要有一个唯一的文件名来区分。

建议采用简洁明了的文件名，尽量避免使用过长或重复的文件名。

例如：公司管理体系文件的文件名可以是"公司管理体系.docx"。

5.文件版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，建议使用版本控制的方式进行管理。

可以在文件名中加入版本号或日期信息。

例如：公司管理体系文件第一版可以命名为"公司管理体系_v1.docx"，第二版可以命名为"公司管理体系_v2.docx"。

6.文件索引：可以使用文档索引表格来记录文件的编码和文件名，以方便快速检索和管理。

例如：编码，文件------，-------------------------0101 ，公司管理体系.doc0102 ，内部规章制度.doc0201 ，员工档案_张三.doc0202 ，员工档案_李四.doc0301 ，会计凭证_2024-01.pd0401 ，销售合同_2024-01.doc0501 ，产品研发计划.doc以上是一个简单的公司档案文件编码规则示范，根据实际情况和需要，可以进行适当的修改和调整。

公司流程文件命名与编码规则范例

文件命名、版本与编码使用
3.1.2.各部门按规定正确命名、使用版本与编码。
4.
无
5.
文件命名规则
5.1.1.文件名称是表达该系统文件主旨的短语或词组
5.1.2.明确具体、但不宜过长，一般采用名词/动词组合，说明文件所描述的业务中心内容；
5.1.3.不得使用特殊字符；
5.1.4.各级文件命名规则
文件级别
LIC
质量管理
Quality Management
QM
支持流程
财务管理
Financial Management
FIN
人力资源管理
Human Resources
HR
行政
Administrative
ADM
业务流程
Business Process
BP
信息技术
Information Technical
IT
5.1.8.事业部代码
命名规则
一级
企业战略地图
二级
XX程序
示例：质量管理程序
三级
流程类文件：XX流程
规范类文件：XX规范或XX规则，如《物料编码规则》
四级
XX表，XX单，XX模版，XX报告
版本控制规则
5.1.5.文件必须有版本,以便区别文件状态。
5.1.6.正式文件版本以A、B、C……Z形式递增，版本超过Z后，先取消该份文件，再以新文件（新的文件编号）的A版新发行。
序号
内容
页码
/
变更履历
2
1
目的
3
2
名词解释
3
3
功能权责
3
4
作业流程图
3
5
作业说明

内部文件编号规则

公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。

Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

例如： 2012-10-12（或20121012）表示2012年10月12日3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。

3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号dd DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

文件编号规则【范本模板】

云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。

二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理.三、总则（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。

(二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行. （三)根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

四、文件编号规则(一)编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。

mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。

dd：用两位数字表示日期,不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号.例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01"代表第一份文件。

5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准:起草版本的编号为 0。

1, 0.2, 0.3，。

.。

, 0。

9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0。

1.1, 0。

1。

一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。

0，版本编号不断变化为： 1。

0, 1。

1， 1.2, 。

， 1。

10。

(二)文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。

格式说明:公司简称-部门代号—文件类型—文件版本号-流水号。

XX:公司简称。

DN：大写英文字母,部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员,该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。

文件编码规则

文件编号ZS-RX-GL-A／0
生效日期页码
共 1页
一、为使我公司文件管理合理化、制度化、规范化，制定本规定。

二、文件编号方法见下表：ZS-XX-XX-XX
版本号文件代号例《员工手册》部门代号ZS-RX-SC-B／0
公司代号
手册的拼音缩写
ZS-XX-XX-XX-XX
(含规范、规程)
版本号流水号例《来料检验规程》文件代号ZS-PG-IQC-001-A／0部门代号公司代号
进货检验英文缩写
ZS-XX-XX-XX-XX
版本号流水号例《受控文件清单》文件代号ZS-JS-JL－001－A／0
部门代号中升公司
记录的拼音缩写
总经理办公室 JB 人事行政部 RX 财务部 CW 技术部 JS 生产部 SC 销售部 XS 品管部 PG 实验室 SY 仓库／物流 CW
5、版本号的说明：A／0
代表修改状。

原始状态为0、第一次修改则为1，依次下推。

代表版本。

初始为A，如修改则为B，依次下推。

编制：审核：
四、附则
1、本规定自下发之日起执行，原有如与本规定相冲突的，以本规定为准。

2、本规定由人事行政部负责解释。

文件编码规则
三、人事行政部确定文件编号办法，各部门按确定编号办法进行统一编号；编号整理后的编号列表清单及初版文件给予人事行政部一份备案。

2、公司作业指导书：
1、管理类文件：
3、公司表格:
4、公司各部门代号：。

内部文件编号规则(完整资料).doc

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2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。

a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。

Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

例如：2012-10-12（或20121012）表示2012年10月12日3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。

3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号ddDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。