商务接待管理制度

商务接待管理制度

第一章总则

第一条为了有效控制成本，塑造同昌集团良好形象,加强内部管理，规范同昌集团商务接待工作，特制定本制度。

第二条本制度适用于集团总部各事业部及分公司各部门。

第三条本制度规定的接待范围主要是集团总部各事业部及分公司各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈、陪同参观等方面的安排和工作。包括：

1、上级主管部门、项目所在地各级党政机关、投资方等来员视察、参观。

2、公司领导的客人、合作单位人员来公司交流、参观、访问。

3、有关业务单位来员洽谈业务。

4、受有关单位安排来访的外宾或考察团等。

第四条经营管理活动所需的拜访同属于商务接待范畴。

第五条商务接待的原则

1、平等原则：对来宾无论职务高低，原则上都应平等相待、落落大方。一般情况下，接待人员的级别原则上应与来宾的级别基本相等，特殊情况可高规格接待。

2、对口原则：一般性接待原则上由行政人事部或对口业务部门负责，各职能部门为对口接待部门，并遵循“谁出面接待、谁结账”的原则。

3、节约原则：各级领导在审批《业务招待费申请表》时，需审核其接待总费用是否超标，原则上优先安排在公司食堂宴会厅就餐。

4、周到原则：接待要做到衔接周密，以礼相待，使客人感受到热情、周到。

5、保密原则：向来宾介绍情况，注意保守集团/公司机密；重要会议要有记录，巧妙回避不宜回答的问题。

第二章管理内容

第六条商务接待管理部门

1、原则上由行政人事部或对口业务部门接待，特别重要的宾客接待可协调公司领导出面。

2、行政人事部为公司负责宾客接待的职能部门，主要负责宾客的接送、食宿、购票、礼品等的安排。

3、对口业务部门主要负责宾客的会谈、陪同参观、陪同就餐等。

第七条接待部门应根据来宾的具体情况，把握接待工作的基本原则及接待规格等，妥善安排相关部门和领导的参与及其他各项具体活动。

第八条接待工作一般分为会见、会谈、参观、宴请等四类，接待根据来访目的和内容进行安排。

1、会见按其内容可分为：礼节性会见和事务性会见，或兼而有之。礼节性会见时间较短而内容较广泛。事务性会见一般涉及工作相关等的内容。

2、会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见，主要是对工作相关内容进行洽谈、座谈、研讨，也可指公务洽谈和业务谈判。会谈一般说来内容较为正式，政策性或专业性较强。

3、参观分为一般性参观和专项参观，接待时根据不同需要安排参观项目及内容。

4、宴请主要分为礼仪性宴请、交谊性宴请和工作性宴请。

礼仪性的宴请。如为重要活动而举行的宴请，都属于礼仪上的活动需要。

交谊性的宴请。为表示友好、发展友谊、交流感情而举行，如接风、送行。

工作性的宴请。参加宴会的各方，为解决特定的工作问题而举行的宴请，以便席间商谈。

第九条接待费用的管理

1、接待费用实行计划控制，各事业部必须严格按照费用预算中预订的接待费用总额进行控制，超标将严格按相关制度进行核算、考核。

2、接待工作严格执行预算管理，严禁超预算接待、超权限接待、超标准接待。

3、接待费用由负责接待的对口业务部门承担，接待工作中发生的各种票据由负责接待的部门统一汇总后按费用报销流程履行报销手续。

第十条接待标准

1、一类接待：政府职能部门（含事业单位）副厅级（含）以上；县级市市长、副市长；区长、副区长；银行分行副行长（含）以上、分行信贷处及营销处处长；总行处长（含）以上；重要合作单位副总经理（含）以上的接待。

2、二类接待：政府职能部门（含事业单位）处级、副处级、科级；银行分行处级、副处级、银行支行副行长级；重要合作单位部门负责人级别的接待。

3、三类接待：除一类、二类客人外以及外单位参观学习、考察的接待。

4、四类接待：外单位工作人员的接待（按业务需要向属地总经理申请）。

第十一条所有来宾原则上公司不承担住宿费，公司接待负责人可代为订房。确需由公司承担住宿费用的，参照以上住宿标准执行。

第十二条来宾数1-3人的，餐费可按规定标准执行；来宾数4-6人的，餐费可按标准的80%-90%执行；来宾数7-10人的，餐费可按标准的70%-80%执行；11人以上的，餐费按标准的60%-70%执行。

第十三条接待一、二类来宾，在本办法规定的用餐标准上，可上浮30%报销，但每10次不得超额3次，如超标报销超过3次或出现超过上限30%标准的，一律报经董事长审批后方可报销。若未经董事长审批，其超标费用的50%由负责接待的业务部门自行承担。

第三章管理程序

第十四条接待审批程序

1、接待部门接到上级单位或客户来访的来函、来电及领导的指示后，了解基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务、来访意图、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班等。

2、接待部门指定专人制定接待工作方案，详细了解来宾是否需要车辆接送、是否需要安排住宿、是否需要安排宴请、礼品等，然后填报《业务招待申请表》，相关部门根据《业务招待申请表》中的需求信息协调、配合、落实接待工作。

3、三类、四类来宾的接待申请，由接待部门的事业部总经理审批；一类、二类来宾的接待申请，由接待部门的事业部总经理审核，报董事长审批。

第十五条接待执行程序

1、迎接

安排于机场或车站迎接来宾时，司机应至少提前十五分钟到达指定地点，以便引导客人顺利到达停车点并帮助客人提拿行李。对身份较高的贵宾来访必须安排迎接陪同人员，一般情况下，由与来宾身份相当的对口业务接待部门主管领导迎接，特殊情况下可请董事长出面迎接，接待主管人员原则上应陪同前往。

2、入住

一般情况下，行政人事部提前预定好酒店客房后，由负责迎接的司机协助来宾办理入住手续。一类、二类宾客的接待，必须由接待部门相关人员提前在酒店迎候并协助客人办理入住手续。

3、会谈

会谈时我方人员应提前到达，并在门口迎接。对会谈场所、座位应事先精心安排，留定座位，桌上放置记录所需纸笔和饮用水，一、二类接待还应订做桌花、摆放果品等，必要时还应准备座位牌。

4、参观考察

根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的参观考察项目，安排身份相当的陪同人员引导和解说。

5、宴请

根据活动目的、来宾身份、经费预算等因素确定宴请地点，用餐标准按第十条规定执行。

6、送别

根据来宾意见，预定车票、机票，结清客人食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站或机场。对身份较高的贵宾必须安排送别陪同人员，原则与贵宾迎接相同。

第十六条费用报销程序

1、报销各类接待费用，均须将《业务招待申请表》、餐饮及住宿发票等作为报销附件。

2、接待费用按“一事一清”原则，在接待消费后7个工作日内办理报销手续，不得累积报销。

3、实行签单方式结算的，以月为结算周期，由行政人事部统计后按费用所属事业部开具发票，由各事业部分别填制报销凭证并按财务管理规定报销。

4、因各事业部、子公司业务需要所发生的招待费，由各事业部、子公司自行承担。

第四章接待礼仪

第十七条接待礼节

1、见面：主动、热情、礼貌、递交名片

2、接待：主动起迎，问明来意

第十八条安排交谈地点

1、根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈。

2、比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另定时间。

3、切忌让客人久候而无人问津。

4、客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。