事业单位档案管理工作优化途径分析

事业单位档案管理工作优化途径分析

发表时间：2017-07-12T15:29:53.497Z 来源：《基层建设》2017年第8期作者：刘爱华

[导读] 随着科学技术水平的不断提高，许多传统行业也正在经历着重大变革。原始的管理方式已经无法适应新时期的需要，事业单位也不例外。伴随着电子信息技术的大量普及，传统档案管理模式的弊端开始显现。

枣庄市公路管理局山东枣庄 277800

摘要：随着科学技术水平的不断提高，许多传统行业也正在经历着重大变革。原始的管理方式已经无法适应新时期的需要，事业单位也不例外。伴随着电子信息技术的大量普及，传统档案管理模式的弊端开始显现。对于事业单位来说，档案管理是非常重要的工作环节，不允许出现披露，而传统管理方法的低效率将不可避免的出现管理上的失误，这种失误很可能会制约事业单位的发展。所以，改变原有的低效率管理方式，对事业单位档案管理工作进行优化，适应当今时代发展的需要，是事业单位迫在眉睫的大事。

关键词：事业单位；档案管理工作；优化途径

前言

在对事业档案管理的过程中，需要结合时代的背景对其档案管理方式进行全面的创新，尤其是在大数据以及“互联网+档案管理”的推波助澜下，档案管理的模式及方法已经逐步向着新的方向发展。所以，为了能够让事业单位档案管理的效率得到根本的提升，需要不断创新思路，让档案管理体系得到优化。

1 事业单位档案管理工作的现存问题

1.1 对档案管理工作得不够重视

大部分的事业单位对于档案管理工作认识程度不深刻，认为档案管理工作就是简单的存档和输入工作，造成忽视的原因首先是单位领导不重视单位的档案管理工作。档案管理工作不同于单位的其他业务科室，不能为单位带来实际上的利益，因此许多领导对档案管理工作不重视，档案意识薄弱，监督力度不够，对档案管理的人力、物力和财力的投入都不大。对档案管理工作不重视，自然也不会在乎档案管理工作的工作效率如何提高策略，导致档案管理工作人员的工作积极性相应下降，变成敷衍了事。

1.2 档案工作人员专业素质不高

事业单位的档案工作人员的专业素质普遍偏低，对事业单位的发展有很大的负面影响。一是档案工作人员专业知识贫乏，有很多档案管理人员并非档案专业出身，缺乏相应的档案专业理论知识，甚至一部分事业单位中的档案管理人员只是兼职进行档案管理，实际上还在从事其他岗位的工作，事业单位的档案馆里并没有转移的管理人员进行，导致了档案管理的混乱。很多档案管理人员其实本身并没有具备计算机信息技术，还在使用传统的纸质存档方式，不仅容易出现人为错误，还容易造成档案丢失。事业单位没有形成系统的档案管理制度，工作人员在工作中对档案管理不够重视，容易在工作中应付了事，缺乏工作责任感，工作中一旦出现问题也不能及时解决。

2 事业单位档案管理工作优化途径

2.1 提高事业单位对于档案管理的重视程度

由于事业单位普遍存在档案管理重视程度低的问题，极大的阻碍了档案管理事业的创新与改革，所以，应该采取一系列有效措施来提高事业单位对于档案管理的重视。具体来说，有关部门应首先建立健全与档案管理有关的法律法规，制定严格的档案管理标准和工作流程。对于事业单位的领导而言，应该提高对于档案管理工作的认识，因为只有领导阶层足够重视档案管理工作，整体的档案管理水平才能够实现较大的提高，形成事业单位自上而下的管理创新。相关的事业单位应该根据有关部门指定的法律标准，结合单位自身的实际情况，制定出科学合理的档案管理工作细则，在原有的法规基础之上进行有针对性的细化，不断地探索适合本单位发展的创新管理方式。

2.2 运用专业体系完善事业单位的管理制度

没有规矩不成方圆。对于事业单位工作档案的管理工作者，对相关的领导者而言，一方面，领导者和相关单位合作制定相应的制度，从根本上解决档案收集不完整，收集困难的问题，结合专业的知识体系出台适当的惩罚措施及硬性规定；另一方面，对于工作者，定期地进行培训，培养自身的素质，提高工作能力，使工作者意识到该部门是责任重大的部门，担负着整个管理计划的开展，给予工作者压力将其变换成动力，提高工作热情，促进事业单位工作档案收集整理和工作的高效进行。

2.3 制定有效的监督措施

有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这是事业单位每一位工作人员都知道的，所以档案管理不仅要有章可循，有章可依，而且更要加强监督的力度，对一切损毁、盗窃档案的违法行为，不能姑息，不能隐瞒，要及时上报告，以便及时查处，挽回损失。在这里可以根据不同的对象、不同的目的、不同的心理及思想动机，对档案工作加强重点保护，最好在档案室安装上摄像监视器，这样就可以凭借监视器查看前来查阅档案的利用者，或档案的提取者。作为档案管理员还要做到眼勤、手勤、嘴勤，争取把档案工作做到万无一失。

2.4 提高档案管理人员素质

档案管理人员对档案的安全、保管和利用负有直接责任，作为档案的直接管理者，他们必须加强自身素质的修炼，首先，档案管理人员不仅要有全心全意为人民服务的精神，还要有甘于平凡，默默工作的奉献精神；其次，业务素质必须过硬，只有具备专业的档案管理知识，才能让档案室变成自己的家一样，准确知道每一份档案的具体方位；再次，作为档案管理人员还必须具备一定的总结分析能力、敏锐观察能力，能准确辨别出每一位档案利用者的别有用心，掌握档案管理工作的规律。

2.5 及时更新档案管理设备

档案管理设备包括硬件设备和软件设备，档案管理的设备影响档案管理工作的进度，好的设备可以提高工作进度，省时省力，节约工作成本。档案管理的设备应包括：档案柜、档案架、电脑、传真机、复印机、打印机、扫描仪等，这些都是收集档案、记录档案所必需的硬件设备。除此之外，进行档案管理的办公室应还配有灭火器、除湿器、温度测控仪、保险箱等一系列保证档案材料和档案管理人员安全的一系列软设备。以上提到的这些软件和硬件都是一个档案管理室基本应配备的，在信息化爆炸的今天，档案管理需要注重与时代接轨，将原本的纸笔记录更新换代到自动化管理档案，引入相关的管理系统，利用数字化平台减轻工作人员的负担，在相同的时间内能够完成更大的工作量，有效的提高档案管理的工作效率。

2.6 加大信息化建设

加大事业单位档案管理信息化技术投入和使用力度，可以促进事业单位档案管理工作效率，首先应该积极引进计算机辅助系统，还要