视频会议管理制度

1.1.视频会议系统使用管理制度

为进一步规范管理视频会议系统,提高工作效率,积极稳妥推进视频会议系

统建设,特制定本制度

第一条视频会议系统设备应由其视频会议系统管理员负责日常管理和维

护。如遇设备故障,应及时向各行信息中心报告并维修。

第二条视频会议系统管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查

清理工作。在视频会议召开前一天,应按规定程序对相关设备进行全面检查。

第三条视频会议系统只能由系统管理员操作,严禁其他无关人员操作。

第四条

视频会议召开前,主办方应做好以下相关准备工作

(一)拟定议题议程;

()确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及

会议时间、程序等

(三)提前一天通知参会单位或个人

第五条各参会单位接到视频会议召开的通知后,必须在视频会议开始前2

小时调试好系统,保证所需仪器设备提前到位,保障网络传输效果稳定正常

第六条主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记,并将结果上报

会议主持人;对没有准时登陆系统的分会场,将追究其相关人员的责任。参会人

员应提前到会,因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人

第七条系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作,会议中严禁插拔

话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。会议召开期间,管理人员要保证随时

有人监控,确保会议正常进行。管理人员还要作好有关工作,组织参会,保持会

场安静,将随身通讯工具置于关机或静音状态,不得在镜头前走动,不得随意离

开会场。当会场不需要发言时,将麦克风置于静音状态。作为分会场,在召开会

议期间,在主会场呼叫时应迅速回应,不得与其他分会场互相呼叫。视频会议室管理人员,要做好视频会议室内的资产管理,严格按有关规程管理维护设备。

第八条参会人员均应保持良好的会风,不得通过语聊、发送信息等方式打

断或干扰他人的发言,影响会议的正常进行。参会人员要遵守会议纪律,服从视

频管理人员安排,爱护设施,不准擅自调动视频设备。

第九条各分会场未得到主会场允许,不得擅自退出系统。会议结束后,各

分会场应及时将视频会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应准备

《视频会议系统使用情况登记薄》,用于记录视频会议系统使用情况及运行状态

(包括会议时间、会议名称、召集单位、参加人员及系统运行是否正常等)。《视

频会议系统使用情况登记薄》由系统管理员本人填写并签名

第十条会议召集者对会议内容秘密事项的保密工作负总责。参会人员及记

录员对会议内容秘密事项负有保密的义务。

第一章总则

为了正确、规范的使用视频会议系统,提高会议举办的

效率及质量,保证视频会议能够长期有效的进行,特制定本

规定

第二章设备管理

视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用电脑

图像显示设备、音箱设备等构成。

二、视频会议系统设备是会议专用设备,除开展视频会

议外,严禁挪作他用。

三、严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件,并

定期做好病毒防护等安全维护工作。

四、视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的,与

会人员在使用时,不得随意更改

五、视频会议系统设备由办公室指定专人进行保管和维

护;运营部指定专人提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。

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