行政部电脑文档管理技巧
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电脑文档管理
主讲：龙逸凡
2013年6月16日
【目录】
1 . 分类
1.1 磁盘分类 1.2 文件夹分类
4. 整理
4.1 定期整理 4.2 文件迁移
2. 结构
2.1 文件夹逻辑 2.2 数量和结构
5. 搜索
5.1 基本方法 5.2 搜索技巧
3. 命名
3.1 文件名格式
6. 安全
6.1 加密
3.2 文件命名技巧
3
【数据的迁移】
IE收藏夹：XP系统默认C:\Documents and Settings\用户名\Favorites。如何迁移？………… 桌面、我的文档、下载：默认在C盘，不安全。如何迁移？…………
QQ记录：系统重装时RTX、QQ聊天记录的备份、聊天记录的漫游
6
五、 搜 索
1
【基本方法】
手机查看电脑文件，备份手机指定文件夹（如微信语音、QQ聊天记录、语音） 文件夹协作、部门文档集中备份
6
【其他】
不显示已知文件类型的文件后缀名，防止重命名时误修改后缀 不显示隐藏文件和系统文件
9
The End
链接： 新浪微博：@龙逸凡
微博地址：http://weibo.com/aluolhm
2
【文件夹加密】
Windows自带的加密功能 使用加密软件：宏杰加密
3
【文档的发布】
要发布的文档最好使用PDF格式 发布的文档设置修改密码
8
六、 安 全 2
4
【文档备份】
用光盘、移动硬盘备份 多电脑备份
5
【使用网盘】
金山快盘优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本。跨平盘共享，
文件名的格式：
（序号）－单位－内容－期 间－（版本）－（注释）
例如：01逸凡伟业月度财务分析 201305V1.0
5
四、 整 理
1
【按文档性质整理】
临时文件夹：待处理 永久文件夹：已完成
Байду номын сангаас
2
【定期整理】
定期分类归档，将已处理文档转入已完成， 将过期、不需要、重复的文档删除，或转移至专门的文件夹存放
6.2 备份
2
一、 分 类
1
硬盘分类
2
文件夹分类
硬盘分区： 分区的数量要合理 分区的大小要适中
文件夹分类： 按文档内容分类 按文档性质分类
硬盘分类：
区分工作与私人 区分文档的类型
注：重要的文档不要存在C盘；硬盘 名称、图标可更改。
文件夹管理技巧： 添加说明 更改图标 发送快捷方式到桌面
工作文档 /f /a>E:\list.xls 回车后就可在E盘生成一个名为list的Excel文件。也可生成txt文档，
将list.xls改为list.txt即可。
4
三、 命 名
1
文件名的格式
2
命名技巧
文件名称的要求： 清晰标明文件的内容，便 于识别、引用与传递。
批量重命名文件：
在资源管理器中同时选择几个 文件，接着按F2键，然后重命 名这些文件中的一个，这样所 有被选择的文件将会被重命名 为新的文件名(在末尾处加上递 增的数字)。
3
二、 结 构
1
【文件夹结构的逻辑】
如何分类更利于文件管理
哪种分类的先后顺序更有利：先类别后年份，还是先年份后类别
2
【文件夹数量与层级】
数量不宜过多 层级不宜过深
3
【建立文件夹的结构文档】
可使用tree命令来完成。具体方法： 假设要建立E盘“工作文档”文件夹的结构文档，则可以在系统的命令行模式下输入：tree E:\
按文件名搜索 按包含的文字搜索
2
【高级技巧】
按日期、类型、大小搜索 搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置
3
【文件夹内快速定位】
对于文件名开头是英文的文件或文件夹，可以通过键盘快速敲击文件名的前一两个字母快 速定位。
7
六、 安 全 1
1
【文件加密】
设置打开密码 设置修改密码
新浪博客：http://blog.sina.com.cn/aluolhm
主讲：龙逸凡
2013年6月16日
【目录】
1 . 分类
1.1 磁盘分类 1.2 文件夹分类
4. 整理
4.1 定期整理 4.2 文件迁移
2. 结构
2.1 文件夹逻辑 2.2 数量和结构
5. 搜索
5.1 基本方法 5.2 搜索技巧
3. 命名
3.1 文件名格式
6. 安全
6.1 加密
3.2 文件命名技巧
3
【数据的迁移】
IE收藏夹：XP系统默认C:\Documents and Settings\用户名\Favorites。如何迁移？………… 桌面、我的文档、下载：默认在C盘，不安全。如何迁移？…………
QQ记录：系统重装时RTX、QQ聊天记录的备份、聊天记录的漫游
6
五、 搜 索
1
【基本方法】
手机查看电脑文件，备份手机指定文件夹（如微信语音、QQ聊天记录、语音） 文件夹协作、部门文档集中备份
6
【其他】
不显示已知文件类型的文件后缀名，防止重命名时误修改后缀 不显示隐藏文件和系统文件
9
The End
链接： 新浪微博：@龙逸凡
微博地址：http://weibo.com/aluolhm
2
【文件夹加密】
Windows自带的加密功能 使用加密软件：宏杰加密
3
【文档的发布】
要发布的文档最好使用PDF格式 发布的文档设置修改密码
8
六、 安 全 2
4
【文档备份】
用光盘、移动硬盘备份 多电脑备份
5
【使用网盘】
金山快盘优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本。跨平盘共享，
文件名的格式：
（序号）－单位－内容－期 间－（版本）－（注释）
例如：01逸凡伟业月度财务分析 201305V1.0
5
四、 整 理
1
【按文档性质整理】
临时文件夹：待处理 永久文件夹：已完成
Байду номын сангаас
2
【定期整理】
定期分类归档，将已处理文档转入已完成， 将过期、不需要、重复的文档删除，或转移至专门的文件夹存放
6.2 备份
2
一、 分 类
1
硬盘分类
2
文件夹分类
硬盘分区： 分区的数量要合理 分区的大小要适中
文件夹分类： 按文档内容分类 按文档性质分类
硬盘分类：
区分工作与私人 区分文档的类型
注：重要的文档不要存在C盘；硬盘 名称、图标可更改。
文件夹管理技巧： 添加说明 更改图标 发送快捷方式到桌面
工作文档 /f /a>E:\list.xls 回车后就可在E盘生成一个名为list的Excel文件。也可生成txt文档，
将list.xls改为list.txt即可。
4
三、 命 名
1
文件名的格式
2
命名技巧
文件名称的要求： 清晰标明文件的内容，便 于识别、引用与传递。
批量重命名文件：
在资源管理器中同时选择几个 文件，接着按F2键，然后重命 名这些文件中的一个，这样所 有被选择的文件将会被重命名 为新的文件名(在末尾处加上递 增的数字)。
3
二、 结 构
1
【文件夹结构的逻辑】
如何分类更利于文件管理
哪种分类的先后顺序更有利：先类别后年份，还是先年份后类别
2
【文件夹数量与层级】
数量不宜过多 层级不宜过深
3
【建立文件夹的结构文档】
可使用tree命令来完成。具体方法： 假设要建立E盘“工作文档”文件夹的结构文档，则可以在系统的命令行模式下输入：tree E:\
按文件名搜索 按包含的文字搜索
2
【高级技巧】
按日期、类型、大小搜索 搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置
3
【文件夹内快速定位】
对于文件名开头是英文的文件或文件夹，可以通过键盘快速敲击文件名的前一两个字母快 速定位。
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六、 安 全 1
1
【文件加密】
设置打开密码 设置修改密码
新浪博客：http://blog.sina.com.cn/aluolhm