南京水利水文自动化研究所

南京水利水文自动化研究所文件控制程序

程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1

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1目的

对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本。

2范围

适用于与质量管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。

3职责

3.1所长负责制定质量方针；负责年度综合质量目标的制定与质量手册的批准。

3.2管代负责质量手册的审核，程序控制文件、支持性作业文件及文件发放范围的批准。

3.3所质管委负责文件（除外来文件）的发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录；负责编制并及时更新《文件最新状况一览表》；负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.4所办负责外来文件、所内文件的发放、回收、销毁，原稿的保存及做好相关记录。

3.5科技办负责相关法律、法规、技术标准有效版本信息的汇总工作，发布有效/作废版本目录清单。

3.6各部门负责本部门相关文件（包括外来文件）的编制、使用，并指派专人管理。部门经理负责本部门相关文件的批准。

3.7产品（项目）负责人负责对本产品（项目）相关文件及顾客提供的技术文件的识别、验证、管理，负责组织与产品（项目）有关的技术文件的整理、归档，部门负责人进行监视及验证。

4程序

4.1文件分类与编号

4.1.1质量管理体系文件包括以下几类：

a）质量方针和质量目标

b）质量手册

c）程序文件

d）作业文件：本所研制、生产的各种产品的标准（国标、行标、企标、含图纸、技术资料、作业指导书、检验规范，集成项目及其附属技术文件），工作标准（岗位工作人员任职要求、岗位职责等），管理标准（部门管理制度），外来文件等

e）记录文件

4.1.2各类文件的编号规定

南京水利水文自动化研究文件控制程序

程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1

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其中：NSY——为南京水利水文自动化研究所代号；

ZS——质量体系文件代号；

C/1——版本代码/修订码；

01——文件序号。

b）程序控制文件编号：NSY—ZS—C/1—02

其中：NSY——为南京水利水文自动化研究所代号；

ZS——质量体系文件代号；

C/1——版本代码/修订码；

02——文件序号。

c）作业文件编号：NSY—部门代码—顺序号—年份

d）质量记录表格编号：部门代号——版本代码——章节号——顺序号

e）各部门代号作如下规定：

质管委：ZGW所办公室：SB科技办：KB扬子总：YZZ

综管中心：ZG市场部：SCB防汛厂：FX遥测事业部：YC

大坝事业部：DB监控事业部：JK水务科技分公司：SW

4.2文件的编制、审批

文件发布前应得到批准，以确保文件的有效性、适宜性。

a）质量方针由所长负责制定并批准发布；负责年度综合质量目标的批准；

b）质管委协助管代编制质量手册，管代审核，所长批准；

c）程序性文件由各相关部门组织编写，部门经理审核，质管委修编、核定，管代批准；

d）作业文件（技术文件）、工作标准、管理标准，由相关部门编写，部门经理审批。如涉及研究

所相关制度，需报所相关职能部门审核，由所长批准发布；

e）直接引用的顾客提供的各类技术文件资料由项目负责人根据合同规定的质量技术要求进行验证审核，分管所长批准后方可使用,由项目负责人保存或归还；

f）本所现行有效的各种管理制度、工作标准、技术标准等，由各相关部门报送所质管委审核，符合ISO9001:2000标准的可以整合作为作业文件使用，经管代批准后，由所质管委统一发布。

4.3文件的发放、保管、销毁

文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件。所以受

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控文件必须加盖表明其受控状态的印章，分发号。

a）文件编制部门应制定《文件发放表》，部门经理批准后发放；

b）“受控”版文件的发放应由管代确定、批准；

c）质管委负责质量手册、程序文件的登记、发放、回收，并填写《质量管理体系文件发放、回收

表》。

d）科技办负责汇总相关法律、法规、技术标准的最新版本，编制有效/作废版本目录清单，经管

理者代表审批发放；

e）与质量管理相关的文件原稿由质管委统一保管，各部门负责保管相关的带有受控标识的文件，文件应保持清晰，不得随意涂改，不得污损,不准私自外借，易于识别和检查；

f）对于顾客具有知识产权的产品规范、设计图纸、软件等文件，应进行保密控制；

g）技术文件由各项目负责人保存，项目完成后按《技术文件、图纸、软件归档证明书》整编后

交所办归档；

h）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录；

i）应确保各场所使用的文件是有效、适宜的。失效或作废文件由相关部门质管员及时从所有持有

人员处或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用；

j）对某种原因需保留的已过期或作废的文件，都应进行适当的标识，并经批准后方可保留；

k）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管代批准后，由质管部授权相关

部门销毁。

4.4更改申请、编制、审核、批准

a）文件需做更改时，由更改申请部门填写《文件更改申请》，经原审批部门批准后方能进行更

改。更改申请部门保留文件更改内容的相关记录；

b）质管委负责组织质量手册、程序文件的更改，填写《文件更改申请》，经管代批准后进行更改。

更改后的质量手册、程序文件交管理评审。质管委应保留文件更改内容的相关记录，并收回原文件；

c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性；

d）质管委组织有关部门对现有的体系文件的适宜性进行定期评审，必要时可对有关文件按规定

的程序进行修订，对体系文件的定期评审的结果应作为管理评审的输入。

4.5文件的借阅、复制、领用

a）文件的借阅、复制、领用需先填写相关《文件借阅、复制、领用申请》，经相关领导批准后方

能借阅、复制、领用；

b）“受控”文件的借阅、复制、领用，需经管代批准后才能借阅、复制、领用；

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