南京水利水文自动化研究所

南京水利水文自动化研究所文件控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1页次1/41目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本。

2范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。

3职责3.1所长负责制定质量方针；负责年度综合质量目标的制定与质量手册的批准。

3.2管代负责质量手册的审核，程序控制文件、支持性作业文件及文件发放范围的批准。

3.3所质管委负责文件（除外来文件）的发放、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录；负责编制并及时更新《文件最新状况一览表》；负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.4所办负责外来文件、所内文件的发放、回收、销毁，原稿的保存及做好相关记录。

3.5科技办负责相关法律、法规、技术标准有效版本信息的汇总工作，发布有效/作废版本目录清单。

3.6各部门负责本部门相关文件（包括外来文件）的编制、使用，并指派专人管理。

部门经理负责本部门相关文件的批准。

3.7产品（项目）负责人负责对本产品（项目）相关文件及顾客提供的技术文件的识别、验证、管理，负责组织与产品（项目）有关的技术文件的整理、归档，部门负责人进行监视及验证。

4程序4.1文件分类与编号4.1.1质量管理体系文件包括以下几类：a）质量方针和质量目标b）质量手册c）程序文件d）作业文件：本所研制、生产的各种产品的标准（国标、行标、企标、含图纸、技术资料、作业指导书、检验规范，集成项目及其附属技术文件），工作标准（岗位工作人员任职要求、岗位职责等），管理标准（部门管理制度），外来文件等e）记录文件4.1.2各类文件的编号规定南京水利水文自动化研究文件控制程序程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1页次2/4其中：NSY——为南京水利水文自动化研究所代号；ZS——质量体系文件代号；C/1——版本代码/修订码；01——文件序号。

b）程序控制文件编号：NSY—ZS—C/1—02其中：NSY——为南京水利水文自动化研究所代号；ZS——质量体系文件代号；C/1——版本代码/修订码；02——文件序号。

c）作业文件编号：NSY—部门代码—顺序号—年份d）质量记录表格编号：部门代号——版本代码——章节号——顺序号e）各部门代号作如下规定：质管委：ZGW所办公室：SB科技办：KB扬子总：YZZ综管中心：ZG市场部：SCB防汛厂：FX遥测事业部：YC大坝事业部：DB监控事业部：JK水务科技分公司：SW4.2文件的编制、审批文件发布前应得到批准，以确保文件的有效性、适宜性。

a）质量方针由所长负责制定并批准发布；负责年度综合质量目标的批准；b）质管委协助管代编制质量手册，管代审核，所长批准；c）程序性文件由各相关部门组织编写，部门经理审核，质管委修编、核定，管代批准；d）作业文件（技术文件）、工作标准、管理标准，由相关部门编写，部门经理审批。

如涉及研究所相关制度，需报所相关职能部门审核，由所长批准发布；e）直接引用的顾客提供的各类技术文件资料由项目负责人根据合同规定的质量技术要求进行验证审核，分管所长批准后方可使用,由项目负责人保存或归还；f）本所现行有效的各种管理制度、工作标准、技术标准等，由各相关部门报送所质管委审核，符合ISO9001:2000标准的可以整合作为作业文件使用，经管代批准后，由所质管委统一发布。

4.3文件的发放、保管、销毁文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件。

所以受3控文件必须加盖表明其受控状态的印章，分发号。

a）文件编制部门应制定《文件发放表》，部门经理批准后发放；b）“受控”版文件的发放应由管代确定、批准；c）质管委负责质量手册、程序文件的登记、发放、回收，并填写《质量管理体系文件发放、回收表》。

d）科技办负责汇总相关法律、法规、技术标准的最新版本，编制有效/作废版本目录清单，经管理者代表审批发放；e）与质量管理相关的文件原稿由质管委统一保管，各部门负责保管相关的带有受控标识的文件，文件应保持清晰，不得随意涂改，不得污损,不准私自外借，易于识别和检查；f）对于顾客具有知识产权的产品规范、设计图纸、软件等文件，应进行保密控制；g）技术文件由各项目负责人保存，项目完成后按《技术文件、图纸、软件归档证明书》整编后交所办归档；h）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录；i）应确保各场所使用的文件是有效、适宜的。

失效或作废文件由相关部门质管员及时从所有持有人员处或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用；j）对某种原因需保留的已过期或作废的文件，都应进行适当的标识，并经批准后方可保留；k）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经管代批准后，由质管部授权相关部门销毁。

4.4更改申请、编制、审核、批准a）文件需做更改时，由更改申请部门填写《文件更改申请》，经原审批部门批准后方能进行更改。

更改申请部门保留文件更改内容的相关记录；b）质管委负责组织质量手册、程序文件的更改，填写《文件更改申请》，经管代批准后进行更改。

更改后的质量手册、程序文件交管理评审。

质管委应保留文件更改内容的相关记录，并收回原文件；c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性；d）质管委组织有关部门对现有的体系文件的适宜性进行定期评审，必要时可对有关文件按规定的程序进行修订，对体系文件的定期评审的结果应作为管理评审的输入。

4.5文件的借阅、复制、领用a）文件的借阅、复制、领用需先填写相关《文件借阅、复制、领用申请》，经相关领导批准后方能借阅、复制、领用；b）“受控”文件的借阅、复制、领用，需经管代批准后才能借阅、复制、领用；南京水利水文自动化研究所程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.3-01版本/修改C/1文件控制程序页次4/4c）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号并注明丢失的文件的分发号失效，发放部门应作好相应的发放、签收记录；d）具体文件管理部门应严格执行文件借阅、复制、领用管理制度，做好文件借阅、复制、领用登记工作；e）对承载媒体不是纸张的文件控制也应参照上述规定执行；4.6外来文件的控制a）收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效性；b）科技办负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，分发到相关部门，并收回旧标准；c）各部门负责把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《外来文件清单》报质管委备案；d）对外来文件任何部门不得擅自修改，如对外来有关文件存有疑义，则应及时与文件的发出单位进行沟通并做出必要的处理。

5相关文件《记录控制程序》《科研设计文件及图样编制手册》6质量记录《文件发放、回收表》《文件销毁申请》《文件更改申请》《技术文件、图纸、软件归档证明书》《文件修改表》《文件发放登记表》《基建档案利用申请登记表》《科技档案利用申请登记表》《人事档案利用申请登记表》《文书档案利用申请登记表》《声像档案利用申请登记表》南京水利水文自动化研究所程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.4-02版本/修订C/1记录控制程序页次1/21目的对记录进行控制，为保证产品质量符合规定要求、质量管理体系所有效运行、产品、活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防和改进措施提供依据。

2范围适用于质量管理体系运行记录，包括外来记录（如供应商提供的原材料、外协外购件验证报告、计量检定报告）等的控制。

3职责3.1质管委负责《记录表格汇编》的整理，保存各类记录的样本。

3.2各部门质管员负责收集、整理、保管本部门与质量管理体系有效性有关的记录。

3.3档案室负责保管超过一年的质量记录。

3.4各部门负责人负责编制、批准本部门编制的质量记录格式，交质管委备案。

4程序4.1记录填写a）各部门应按程序文件、作业文件规定的记录表的格式填写；b）记录填写要及时，内容真实完整，字迹清晰，不得随意涂改。

能准确识别，签名要完整；c）如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由并将该项用单杠划去。

各相关栏目负责人签名不允许空白；d）如因笔误或计算错误要修改原始数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

4.2记录的收集、标识、归档a)各部门管理员应及时收集、汇总、整理各类记录。

所有的记录应有明确标识，保持顺序号或日期、页码的连续以便于检索；b)记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以本册、文件夹、活页夹等方式保存。

一般情况下各部门应每月对记录整理一次，装订成册，每年进行一次总的归档，以便于查阅；c)本所与质量管理体系运行有关的记录保存在各部门，超过一年的记录应及时交档案室归档；南京水利水文自动化研究所程序编号NSY-ZS-C/1-4.2.4-02版本/修订C/1记录控制程序页次2/2d)在产品（项目）完成后，所有与质量有关的记录应及时归档。

4.3记录的保存、销毁a）质管委负责收集各种记录的样本，编制《质量记录表格汇编》，规定各种不同记录的保存地点与保存期限，由管代审核，所长批准；b）记录应存放于通风、干燥、安全的地方，保持清洁，注意做好防火、防潮、防虫蛀等工作，并便于存取与查阅；c）各部门需按照本程序中规定要求保存记录，对于超过一年的记录应及时交档案室归档；d）记录如超过保存期，档案室填写《文件销毁申请表》交所质管委审核，报管代批准，指定专人执行销毁。

4.4记录的借阅和复制各部门保管的记录应便于检索，经记录保管部门负责人批准，相关部门可借阅或复制所需记录，因特殊需要，经管代批准或记录保管部门负责人批准，记录亦可提供给顾客查阅。

4.5特殊媒体形式的记录的控制记录的形式除通常情况下的硬拷贝形式外，在特定的条件或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于磁盘、软盘中的记录等，对该类记录的控制原则同上，同时对保存于软盘中的记录，须考虑读取、修改权限的设置，其保存须做到防磁、防压、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

5质量记录《质量记录表格汇编》南京水利水文自动化研究所程序编号NSY-ZS-C/1-5.5.3-03版本号/修订码C/1内部信息交流控制程序页次1/11目的确保及时、准确地收集、传递及处理有关信息，以对质量管理体系（包括非体系运行信息）的有效性进行沟通。

2范围适用于本所各部门之间的信息交流。

3职责3.1所部（管理层）、管理者代表必要的协调解决。

3.2各部门负责各自工作范围内的信息（包括非体系运行信息）的收集、传递与处理。

4程序4.1对质量管理体系正常运行时所产生的各种信息，如管理评审记录、设计和开发记录、监视和测量记录等，各部门直接按照体系文件的规定收集、传递并处理。