公司文件管理制度 ()

公司文件管理制度 ()

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河北源泰文化传播有限公司文件

文件编号OUR REF：HBYT-13-D001 拟文日期DA TE：2013-12-17 文件类别CA TEGORY：制度规范

拟文人FROM：黄翠萍审核/日期VEREFED/DA TE：田杰批准/日期APPROVED/DA TE：张发志收文人TO：源泰全体员工收文部门TO（DPT）：SIS

抄送CC：// 附件A TTACHMENT：附件文头格式说明

□传阅CIRCULAR □阅后存档FILIG□保密/期限CONFIDENTIAL/TERM□其他OTHERS□页数NO.OF PAGES：6

河北源泰文化传播有限公司文件管理制度

一、目的

1、规范源泰公司文件管理流程。

2、明确公司、部门及地区不同文件层级的规则。

3、规范行文及编号规则。

二、名词解释

文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。

三、适用范围

适用于河北源泰公司。

四、文件管理职责

建立河北源泰公司文件管理体系，负责贯彻执行、修订，并对公司文件进行管理。

五、文件层级

根据文件涉及范围不同，文件分为：

1、公司级文件：即源泰公司文件。

2、部门级文件：即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等；

3、地区级文件：即**地区文件（如：保定地区文件）”；

4、联合行文：即两个及以上单位联合文件。

5、每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性

抵触。

六、文件格式

根据文件内容不同，文件格式分为：

1、请示/申请类文件格式

2、普通文件格式（非请示/ 申请类文件格式）

七、文件种类

根据文件内容不同，文件种类分为：

1、决定（代码A）：一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项。

2、通知（代码Z）：指通告事情的文字或口信。

3、通报(代码B)：指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。

例如：通报批评。

4、制度规范/管理流程（代码D）：指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。

5、请示/申请(代码E)：指向上级或有关部门申述理由，请求批准。

6、报告（代码C）：指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或作

口头叙述。

7、会议纪要(代码G)：纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题。

8、其他(代码I )：例如策划案等活动相关文件。

八、行文规则

1.公司级文件：源泰公司文件行文。

1.1.适用范围：面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制

度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。

1.2.签字权人：公司级文件由总经理或其授权人批准签发。

1.3.公司级文头格式：分普通类、请示类。（见附件1、附件2）

2.部门级文件：各部门级文件行职责范围内布署的文件

2.1.签字权人：部门负责人或其授权人

2.2.分部级文头格式：分普通类、请示类。（见附件3――附件8）

3.地区级文件：各地区级文件行文。

3.1.适用范围：涉及地区整体布署的文件。

3.2.签字权人：地区负责人或其授权人。

3.3.地区级文头格式：分普通类、请示类。（见附件9、附件10）

4.联合文件行文

4.1.适用范围：公司同级部门之间就同一问题需协作处理的，可协商一致后联

合行文。

4.2.联合行文文件头中应列出联合行文部门，主办部门名称应排列在前。

4.3.签字权人：部门第一负责人或其授权人；联合行文部门第一负责人或其授

权人共同批准签发。

4.4.联合文头格式：普通类。（见附件11）

九、文件处理程序及规范

1.拟文

1.1.拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。

1.2.拟文人要遵循拟文三原则：

1.2.1.简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章”；

1.2.2.明白：易懂、不晦涩；

1.2.3.准确：不模棱两可。

1.3.文头三要点：

1.3.1.明确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；

1.3.

2.明确收文人和抄送人姓名；

1.3.3.标题应突出,采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX的通知”），须明

确文件内容的关键字。

2.审批（审核/批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。

2.1.审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质

量负责，审核人姓名应手签。

2.2.批准人是对文件内容全面负责并签字的人，批准人姓名应手签。

2.3.审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件

在一个工作日内给予明确答复，审核/批准人需在签字同时标明回复时间。

文件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意后方可正式发布。

3.发文

3.1.公司级正式文件须转换为PDF格式，通过公司邮箱发布。

3.2.文件管理者审校格式、编号后进行发文，对不符合规范的文件，须要求拟

文人修改或重新拟制，责任由拟文人自负。

3.3.文件管理者发文时应遵照收文人为文件相关人。不应发给不相关的人，以

免造成垃圾邮件。

4.存档

4.1.文件管理者发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管

理。

4.2.联合行文由主办部门将原件存档，其他部门保存复印件。

5.监督

5.1.一级监督：人力资源部负责公司文件管理的执行情况监督。

5.2.二级监督：部门经理负责监督部门内文件管理的执行情况。

十、解释权限：本规定最终解释权在人力资源部。

十一、生效时间：本规定自发布之日起试行。

附件：文件文头格式（11个附件）

附件1：公司级普通类文件文头附件2：公司级请示类文头

公司级文件普通类文件.doc 公司级文件请示文

头.d o c

附件3――附件10：各部门普通类文件文头及请示类文件文头

部门普通类文件文

头.doc 部门请示类文件文

头.d o c

附件11：地区普通类文件文头附件12：地区请示类文件文头

地区普通类文件文

头.doc 地区请示类文件文

头.d o c

附件13：联合行文普通类文件文头

（例如：HR&CC,文件文头中用部门英文缩写,文件编号只标明主办部门的文件编号。）

联合行文文件文头.

doc

附件14：会签表

源泰会签表.doc