知识产权程序文件—文件控制程序

更 改 记 录

修订次

实施 日期

页 码

对应 条款

更 改 内 容 文件更改申请号

1 2 3 4

5

制订 审核 批准

深圳***科技有限公司 Shenzhen *** Technology Co.,Ltd

文件控制程序

文件编号 ***-IPCX4.2.2-2018 受控类型

程序文件

制定部门

管理部

版本

1.0

生效日期 2018-07-16 总页码 6

1 目的

对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与知识产权管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保知识产权管理体系有效运行。

2 范围

适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。记录是一种特殊类型的文件，依据《记录控制程序》文件的规定予以控制。

3 职责

3.1 管理部为本程序归口管理部门，其职责为：

3.1.1 负责公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；

3.1.2 负责本部门第三层次文件的编制、审核、更改及管理工作；

3.1.3 负责公司商业秘密程序文件编制、审核、更改及管理工作；

3.1.4 负责商业秘密记录审核及各部门商业秘密保密工作审核；

3.1.5 负责收集国家最新相关政策法规并传递给知识产权管理部门。

3.2 开发部

3.2.1 负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性；

3.2.2 负责监督公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；

3.2.3 负责研发阶段专利挖掘相关文件管理和专利申报相关文件准备工作；

3.2.4 负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录进行。

3.3 文件编制小组：负责组织公司知识产权管理手册、程序文件的编制、更改工作。

3.4 管理者代表：负责组织文件编写小组编制、换版知识产权管理体系文件，并负责对

体系文件的审核。负责对知识产权管理体系的策划安排。

3.5 各职能部门负责对所使用文件的管理。

3.6 总经理负责批准知识产权管理手册（包括方针、目标）、程序文件、作业指导文件、

知识产权管理体系策划。

4 工作程序

4.1 文件分类

4.1.1 按文件来源分：内部文件、外来文件。

4.1.2 按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。

4.1.3 按文件秘密级别分：机密文件、普通二级文件。机密文件指公司的一、二、三阶

文件及客户/供应商提供的图面和技术资料，除机密文件以外的其它文件均为普通文件。

4.1.4 按文件类别分：

a)知识产权管理手册；

b)知识产权管理体系程序文件；

c)公司内部支持性管理文件（包括公司规章制度等）；

外来文件：知识产权局下发文件，行政判决、司法判定、律师函件，相关法律法规，知识产权

4.2 文件编号

4.2.1 知识产权管理手册编号： *** — IPMS — □□□

4.2.2 程序文件编号

发布年号；

知识产权管理手册代码

公司名称“深圳***科技有限公司”

***—IPCX □.□.□/□.□.□—□□□

4.2.2 作业指导文件（含各类规章制度）编号 ***—IPSOP —□□

发布年号；

必要时的标准条款号；

标准条款号；

知识产权程序文件代号；

公司名称“深圳***科技有限公司”

4.2.3记录表格编号

文件流水号：01、02、03…… 作业指导文件

公司名称“深圳***科技有限公司”

必要的表格流水分号 01、02、03……

表格流水号 01、02、03…… 必要时的标准条款号； 标准条款号；

知识产权程序文件代号； 记录表格代号。

4.2.5 外来文件编号

国际标准、国家标准、行业标准、地方标准以现行的标准代号为编号，法律、法规以颁布年号为编号。知识产权局下发文件，行政判决、司法判定、律师函件以实际的文件编号为准。

4.3.1 研发及项目过程产生的知识产权记录、原始文件等由开发部项目负责人编制，开发部经理审核，分管副总批准。知识产权申报需要报开发部审批管理。

4.3.2 公司商业秘密管理程序文件和管理工作由管理部进行编制，各部门相关的记录和工作流程由管理部进行审核管理。

4.1 文件的版本、修订状态、受控状态的标识

4.4.1 知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件的版本以第1.0、2.0、3.0……版为版本标识。

4.4.2 知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件均以文件编号为该文件的唯一性标识。适用的外来文件的国际标准、国家标准、行业标准、地方标准以现行的标准代号为该标准的唯一性标识，法律、法规以颁布年号为该法律、法规文件的标识。

4.4.3 文件以第 0.1.2.3……次修改为修订状态标识。

4.4.4 受控的知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、技术文件、管理文件以及适用的外来文件的国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、法律、法规等文件以盖“受控”印章为受控状态标识，非受控文件以盖“非受控”印章为非受控标识。

4.5 文件的发放和更换

4.5.1 管理部对知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件以及适用的外来文件编制【受控文件控制清单】，以确保对有效文件的控制，防止使用失效或作废文件。

4.5.2 需要发放的公司正式文件，文件编制部门应填写【文件发放申请表】，经主管部门和知识产权管理部门审核，知识产权管理者代表批准后，由管理部按照文件发放范围将文件登记、发放给相关部门或相关人员，原稿文件由管理部负责归档、保存。

4.5.3 受控的知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标）、程序文件、作业指导文件及适用的外来文件等文件由管理部在【文件分发签收表】上确定发放范围，知识产权手册（包括知识产权方针、知识产权目标、程序文件）经总经理批准后实施发放，作业指导文件及适用的外来文件经管理者代表批准后实施发放，以确保在使用场所有可获得有效版本的适用文件。为了便于追溯，每份文件应有不同的发放号。领用人在【文件分发签收表】上签名领取。

4.5.4 非受控文件由管理部经管理者代表批准后由领用人签名领取。

4.5.5 当受控文件使用者的文件严重破损而影响使用时，使用者提出申请，经文件发放范围的批准人批准后向管理部交回破损文件补发新文件，新文件的分发号与交回的文件保持一致。管理部将收回的破损文件按 4.9 的规定处理。

4.5.6 当受控文件使用者的文件丢失时，使用者应及时报告，并提出申请，经文件发放范围的批准人批准后，向管理部补发，管理部补发时在【文件分发签收表】上注新的分发号，在备注栏注明原发放编号作废并做好记录。

4.5.7 为了确保文件得到有效控制及有序管理文件，各部门对接收的文件建立【文件目录页】，并妥善保管文件，以保持其清晰、易于识别。