公司行文管理制度

公司行文管理制度

为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止。正确指导公司的各项工作，特制定本规定。

一、公文起草

1、涉及全公司性文件，由总经办负责起草；专业性文件原则上由各职能部门负责起草，总经办负责归档。

2、涉及表彰或处分人员的报告，须写明或附上被表彰人员或处分人员的名单。

二、公文审批流程

1、公文草拟后，主要负责人对全稿内容进行认真审核；

2、将公文草拟稿抄送其他职能部门，要求在规定时间内反馈相关建议或意见。

3、汇总信息，召开会议，讨论意见，确定最终稿。

4、各部门主要负责人公文会签(附件一)。

5、总经理审批。

6、会签单及公文存档，复印件公告。

三、行文规定

1、纸型、纸质

复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）。

2、封面

文件材料需加封面，封面上需有公司名字、文件名称、起草部

门负责人签名、起草时间、总经理签名、签发时间等信息(见附件二)。

封面可使用必要的文字和徽标，但不宜用花边和图案。加封面的材

料同时应加封底。

3、书写要求

3.1文件标题统一采用小二号字、宋体，同时须加粗。

3.2正文字体统一为宋体，字号统一为四号字（表格采用小四号字）。每段文字前空两格，第2行起均顶格。

3.3章节的排序为第一层“一”，第二层“1”，第三层“1.1”，第四

层“1.1.1）”。

3.4落款、盖印

在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名

称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下

1/3，左右居中，端正清晰。

3.5页面设置

上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅,或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。印刷页码居中。

3.6装订

一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，

钉垂直。

3.7分类与编号

3.7.1文件分类

公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。

3.7.2简化编号名称

由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：简化为“NBZS”。

3.7.3细化编号内容

初拟编号为公司总经理办公室统一编制，内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法：NBZS-ZJB-2014-001(公司总经理办公室2014年第1 份文件)，其中公司名称：=NBZS；部门名称：ZJB（总经理办公室）；时间：2014年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如

2013-001。便于管理保存。

3.7.4各部门名称为

总经办（ZJB）、行政部（XZ）、技术部（JS）、质检部（ZJ）、销售部（XS）、财务部（CW）、生产部(SC)、工程部（GC）、采购部（CG）。

附件一：行文审批会签表

企业管理制度、方案会签表

附件二：封面样式

X

X

X

X

制

度

文件传阅确认函

本人郑重承诺：关于制度，我已仔细阅读并理解；同时，在公司任职期间将严格遵守公司制度规范。

承诺人：

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注：此表作为被审批文件的附件交与资料管理员留存和管理。