项目文档管理办法
项目公文管理制度
项目公文管理制度第一章总则第一条为规范项目公文管理工作，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于项目单位内部公文的起草、审批、传阅、签发、归档和销毁工作。
第三条项目单位内部公文的管理应遵循依法、科学、规范、高效的原则，保证公文的真实、准确、完整、及时。
第四条项目公文应当体现政策性、法律性和决策性，具有指导性和约束性。
第五条项目单位应当建立健全公文管理制度，明确工作职责，加强组织领导，统一管理，完善流程，提高效率。
第六条项目公文的管理应当依照国家有关法律法规和项目单位的规章制度进行，保证合法、合规。
第七条项目公文的管理应当依据信息化管理需要，利用现代化的手段进行管理。
第二章公文的起草和审批第八条项目单位内部公文的起草应当明确主题、内容、格式和结构，语言简练、清晰、简洁明了。
第九条项目单位内部公文的起草应当根据文件的性质和重要性确定起草人和审稿人，并经过审定和签发。
第十条项目单位内部公文应当依据工作需要和依法用印的规定，报请公文管理机构封装盖章。
第十一条项目单位内部公文的审稿人应当认真审核文件的内容、格式和规范，确保文稿的规范、准确、完整。
第十二条项目单位内部公文的审稿人根据文件的性质和重要性，进行签署并报请相关领导审定。
第十三条项目单位内部公文起草和审定的过程应当及时、简便，并避免繁琐程序。
第十四条项目单位内部重要公文的审定应当严格执行领导审批制度。
第十五条项目单位内部公文的审定应当依法依规签发，必须由领导亲自签署，不得代签。
第十六条项目单位内部公文的审定应当保证文稿的真实、准确、合法、合规，确保文件的合法效力。
第三章公文的传阅和签发第十七条项目单位内部公文的传阅应当按照公文权限和程序进行，确保传阅的范围、顺序和及时性。
第十八条项目单位内部公文的传阅应当标注明确的传阅意见，并由负责人签署确认，杜绝漏传、乱传。
第十九条项目单位内部公文的签发应当根据文件的性质和重要性确定签发人员，并依法依规完成签章。
项目文档归档管理办法
项目文档归档管理办法一、背景介绍在项目开展过程中，会产生大量的文档，包括项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
为了保证项目的顺利进行和信息的有效管理，需要建立一套科学合理的项目文档归档管理办法。
二、管理目标1. 确保项目文档的完整性和准确性；2. 提高项目文档的可查阅性和可维护性；3. 保护项目文档的安全性和机密性。
三、归档管理流程1. 文档分类根据文档的性质和用途，将项目文档进行分类，如项目计划、需求分析、设计文档、测试报告等。
2. 文档命名规范为了方便查找和管理，需要对文档进行统一的命名规范，包括文档名称、版本号、作者、日期等信息。
3. 文档存储位置确定项目文档的存储位置，可以选择使用云存储或者本地服务器进行存储，确保文档的安全性和可访问性。
4. 文档版本管理对于时常修改的文档，需要建立版本管理机制，记录文档的修改历史和版本号，以便追踪和回溯。
5. 文档审批流程对于涉及重要决策和变更的文档，需要建立审批流程，确保文档的准确性和合规性。
6. 文档归档策略根据文档的重要性和使用频率，制定文档归档策略，包括归档时间、归档方式等，确保文档的及时归档和整理。
7. 文档访问权限管理对于涉及机密信息的文档，需要进行权限管理，确保惟独授权人员可以访问和修改。
四、具体操作方法1. 新建文档在开始编写新文档之前，根据文档分类和命名规范，选择合适的文档模板，并填写相关信息。
2. 文档修改在对文档进行修改时，需要记录修改的内容和修改的日期，并及时更新文档版本号。
3. 文档审批对于需要审批的文档，需要按照审批流程进行审批，并记录审批意见和结果。
4. 文档归档根据文档归档策略，及时将文档归档到指定位置，并更新文档的状态和归档日期。
5. 文档查阅通过访问权限管理，确保惟独授权人员可以查阅和下载文档，并记录查阅的人员和时间。
6. 文档备份定期对项目文档进行备份，确保文档的安全性和可恢复性。
五、风险控制措施1. 数据备份定期对项目文档进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
工程项目文件记录管理制度
工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。
三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。
负责归档工作的人员应具备相关资质。
2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。
3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。
4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。
5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。
四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。
2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。
3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。
五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。
2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。
3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。
4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。
六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。
2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。
3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。
工程项目文档资料管理制度及实施措施
工程项目文档资料管理制度及实施措施在今天的工程项目中，咱们聊聊文档资料管理制度和实施措施，这可是个大事儿啊。
想想看，项目多了，资料自然也就多了。
就像家里的杂物间，东西堆得满满的，找个啥可费劲呢。
文档资料管理这块儿，就得好好抓紧，别让它变成“信息黑洞”，说不定哪天你想找个合同，翻了半天，最后发现被猫给藏起来了。
那可真是“心急如焚”，气得直想踢猫。
咱得有个明确的管理制度。
这个制度就像是家里的规矩，谁也不能随便打破。
大家得知道，什么资料该怎么处理，怎么存放，万一要查找的时候，能轻松搞定，不然到时候你就是“想破脑袋也没办法”。
得制定一些基本规则，谁负责收集、整理、存档，这样一来，人人都有责任感，工作也就顺利多了。
再说了，大家都知道这规矩，能省不少麻烦。
你想，干活的时候，谁都不想听见“找不到、没看到”这种话，听得让人心烦意乱。
要注意的就是资料的分类和存放。
这个可得认真对待，毕竟，资料就像调料，得分门别类，不然可就“乱成一锅粥”了。
工程项目的资料，往往包含合同、设计图纸、会议纪要等等，各种各样。
得给它们分门别类，搞个文件夹，像是给每个孩子起个好名字，才能让它们在文件柜里安安心心地待着。
要是让资料都混在一起，想找到某个图纸，简直就是“像大海捞针”，时间浪费得不可开交。
然后，咱还得定期审查这些资料。
就像是家里的冰箱，定期检查一下，过期的东西得扔掉，才能保持新鲜。
定期审查不仅能让咱知道哪些资料还需要保留，哪些可以处理掉，最重要的是可以发现一些潜在的问题。
比如，某些资料丢了、漏了，赶紧补救，不然一旦出现了问题，那可真是“赔了夫人又折兵”。
就像之前说的，资料管理得像打理花园，定期修剪，才能开出美丽的花。
此外，信息技术的运用也不可忽视。
现如今，科技这么发达，咱们得好好利用这些工具。
使用电子文档管理系统，云存储，甚至是一些专门的软件，能让资料管理变得简单多了。
这就像把文件从纸质转到电子，瞬间“轻松得多”。
电子化后，查找资料就像在手机上找歌那么方便。
中国科协项目管理办法(试行).doc
中国科协项目管理办法(试行).doc=== 第一篇范本 ===1. 引言1.1 编制目的本文档旨在规范中国科协项目管理的相关工作，提高项目管理效率和质量，确保项目顺利进行。
1.2 适合范围本文档适合于中国科协项目管理办法的制定、实施、监督等相关方面。
2. 项目管理机构及职责2.1 中国科协项目管理委员会2.1.1 职责：- 制定和修订中国科协项目管理办法；- 监督项目管理工作的执行情况；- 审核项目管理计划和相关决策。
2.2 项目管理部门2.2.1 职责：- 负责项目管理工作的执行；- 制定和执行项目管理计划；- 监督项目发展情况。
3. 项目管理流程3.1 项目立项3.1.1 提出项目立项申请项目负责人向项目管理部门提交项目立项申请，包括项目名称、目标、预算等内容。
3.1.2 项目评估和批准项目管理部门对项目提出评估意见，并将评估结果报告给中国科协项目管理委员会，由委员会做出最终决策。
3.2 项目执行3.2.1 制定项目管理计划项目负责人根据项目目标制定项目管理计划，包括时间计划、资源计划、风险管理等内容。
3.2.2 分配和资源项目负责人根据项目管理计划，对项目成员进行分配，并分配项目所需资源。
3.2.3 监督项目发展项目管理部门对项目执行情况进行监督和检查，确保项目按照计划进行。
4. 项目管理制度4.1 项目变更管理任何项目变更需经过项目管理部门审核和批准，并及时通知相关人员。
4.2 项目风险管理项目管理部门应对项目的风险进行评估和管理，并及时采取措施防范风险。
5. 附件本文档涉及附件1：项目立项申请表格本文档涉及附件2：项目管理计划模板6. 法律名词及注释- 项目：指中国科协在一定时限内为实现特定目标所实施的一系列活动；- 项目负责人：指负责项目的组织和管理，并向项目管理部门负责的人员；- 项目管理委员会：由中国科协设立，负责制定和落实项目管理办法的机构。
=== 第二篇范本 ===1. 简介本文档为中国科协项目管理办法的试行版本，用于规范和指导中国科协的项目管理工作。
项目组文档管理实施办法
项目组文档管理实施办法项目组文档是项目组在各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录，是项目组在整个项目建设周期中形成的一种重要资源。
包括项目前期启动、采办、建造、完工、项目关闭各阶段中形成的全部文件资料（包括纸载体和电子版文件）。
1.文档模板根据公司统一要求，项目组对外联络主要使用备忘录。
2.文件编号规则1.1日常往来函件1.2合同采办文件3.确定文档归档X围在文档的处理工作中，正确划定项目文档的归档X围是保证项目文档齐全完整，符合质量标准要求的关键环节和重要措施，同时建立统一的归档制度，以便对项目的全部文档实行集中、统一管理。
1.1需要归档文件——记录项目建造周期、具有查考利用价值的文件；1.2需要归档文件——在项目运作过程中生成的文件、上级部门发来的需要贯彻执行的文件和其他机构涉与重要问题的文件等；1.3不需归档文件——相互抄送、无须办理归档和为参考利用而收集来的文件、重复文件以与其他一些不再具有查考利用价值的事务性、临时性文件。
4.文档分类办法1.1按部门——按控制部、合同采办部、HSE部对日常往来函件进行分类；1.2按名称——根据项目组文件不同名称分类，主要用于管理文件，如会议纪要、周月报、安全检查等；1.3按专业——按船体、电气、轮机专业对工程技术资料进行分类；1.4按性质——按预审、退审、详细设计等不同阶段性质对技术资料进行分类；1.5按接收机关——将项目组与采油公司机关（上级单位）的来往文件分类，如海油发展对项目组可研批复文件。
5.文件科学排列确定好文件分类后，需要对文件夹内的文件进行排序，使其条理化、系统化，方便日常的管理和利用。
上级机关文件在前，本项目组的文件在后，来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件中后，正文在前，原稿在后。
6.进行文件夹编目1.1编页（X）号——将文件夹内排列好的文件按照顺序编上页（X）号，以固定他们在案卷内的位置，明确案卷内文件的数量，便于保护和查找利用，通常在文件的右上角编著阿拉伯数字；1.2编制文件夹文件目录——文件夹目录相当于文件的明细表，放于文件夹首页，包括每件文件的排列序号、题目、编号（文件号或图号），责任人（直接编制人员或部门）、编制日期、备注等。
工程项目文档归档管理办法
工程项目文档归档管理办法一、引言在工程项目的实施过程中，会产生大量的文档资料，这些文档资料是项目成果的重要记录，也是项目管理和决策的重要依据。
为了确保工程项目文档的完整性、准确性和可追溯性，提高文档的利用效率，特制定本工程项目文档归档管理办法。
二、适用范围本办法适用于本公司所有工程项目文档的归档管理，包括但不限于新建项目、改建项目、扩建项目等。
三、文档分类（一）项目前期文档1、项目可行性研究报告2、项目立项申请及批复文件3、项目规划许可文件4、项目用地许可文件5、环境影响评价报告及批复文件6、项目勘察报告1、初步设计文件2、施工图设计文件3、设计变更通知及审批文件（三）项目招投标文档1、招标公告2、招标文件3、投标文件4、评标报告5、中标通知书（四）项目合同文档1、工程总承包合同2、工程分包合同3、设备采购合同4、材料采购合同5、监理合同6、其他相关合同1、施工组织设计2、施工日志3、工程进度报告4、质量检验报告5、安全检查报告6、施工变更通知及审批文件（六）项目验收文档1、分项工程验收报告2、分部工程验收报告3、单位工程验收报告4、竣工验收报告5、竣工决算报告（七）其他文档1、项目会议纪要2、往来函件3、项目照片及影像资料四、文档归档要求（一）完整性归档的文档应包括项目从立项到竣工验收的全过程资料，确保无遗漏。
（二）准确性文档内容应真实、准确，数据可靠，签字盖章齐全。
（三）规范性文档的格式、编号应符合公司的规定，便于查找和管理。
（四）及时性文档应在规定的时间内完成归档，确保时效性。
五、文档归档流程（一）收集由各部门和项目负责人负责收集本部门或本项目产生的文档资料。
（二）整理对收集的文档进行分类、编号、装订，确保文档的有序性。
（三）审核由项目经理或相关负责人对整理好的文档进行审核，确保文档的完整性和准确性。
（四）归档审核通过的文档移交公司档案管理部门进行归档保存。
六、文档存储与保管（一）存储设施公司应配备专门的档案存储设施，如档案柜、档案室等，确保文档的安全存储。
项目文件管理办法
项目文件管理办法项目文件管理办法一、总则本办法旨在加强项目文件的管理，确保项目文件的完整性、准确性和安全性，为项目的顺利实施和后续工作提供可靠支持。
本办法适用于公司各部门的项目文件管理工作，包括但不限于项目立项、实施、验收等阶段。
二、管理职责1.项目管理部门负责项目文件的总体规划和监督实施，确保项目文件的及时收集、整理和归档。
2.项目负责人负责具体执行项目文件的管理工作，包括文件的分类、编码、存储、检索和使用等。
3.相关部门负责提供项目文件所需的资料和信息，并协助项目负责人完成文件管理工作。
三、管理流程1.项目立项阶段：项目管理部门根据项目实际情况制定项目文件管理制度，明确文件分类、编码规则、存储方式和使用权限等，并下发各部门执行。
2.项目实施阶段：项目负责人根据项目进度及时收集和整理项目文件，包括设计文件、施工方案、进度报告、验收记录等。
对于纸质文件，应做好分类和归档工作；对于电子文件，应建立电子文档管理系统，便于检索和使用。
3.项目验收阶段：项目负责人对项目文件进行汇总和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
对不合格的文件进行整改和补充，确保项目文件的整体质量。
4.项目后评价阶段：项目管理部门组织项目后评价工作，对项目文件的质量和管理效果进行评估和总结，发现问题并及时改进。
四、管理措施1.制定完善的文件管理制度，包括文件的分类、编码、存储、使用等方面的规定。
2.建立统一的文件管理系统，实现文件的分类、编码、存储、检索和使用等功能，提高文件管理效率。
3.明确各部门的职责和分工，确保项目文件的及时收集、整理和归档。
4.加强电子文件的安全管理，建立电子文档备份系统，防止电子文件损坏或丢失。
5.对项目文件进行定期检查和审计，确保文件的完整性、准确性和合规性。
6.对项目文件管理工作进行定期评估和总结，发现问题并及时改进。
五、监督与考核1.项目管理部门负责对项目文件管理工作的监督和考核，发现问题及时提出整改意见。
项目实施阶段文档管理办法
项目实施阶段文档管理办法项目实施阶段文档管理办法为了规范工程建设项目实施阶段的文档管理工作，确保文档的完整性、准确性、系统性和保密性，特制订本办法。
适用范围：本办法适用于公司新建、改建、扩建等固定资产投资项目实施过程中形成的各种形式的文件资料的管理，包括文字、图纸、图表、记录、声像等具有保存价值的资料。
职责与分工：项目前期主管部门职责：1.负责项目基础设计批复前文件的接收、发放、归档等工作。
2.参与有关单位组织的档案验收工作，并对工程建设项目文件管理工作进行业务监督、检查和指导。
3.负责向项目实施主管部门移交项目前期文件。
项目实施主管部门职责：1.制定、修订工程建设项目文件管理制度，并对工程建设项目文件管理工作进行业务监督、检查和指导。
2.负责工程项目施工准备阶段和竣工验收阶段文件的接收、发放、组卷、归档等工作。
3.负责组织相关部门对各承包商交付文件的完整性和正确性进行审查，并参与有关单位组织的档案验收工作。
项目实施管理部门职责：1.负责施工阶段文件的接收、发放、整理、保存等工作。
2.工程交工后4个月内，将分类整理的文件移交项目实施主管部门组卷。
设计单位职责：按照设计合同约定向有关部门提交设计相关文件。
施工单位职责：1.负责施工过程形成的项目施工文件的收集、整理、归档，并在项目中交后3个月内移交相关部门。
2.配合建设单位、监理单位等组织的文件检查工作。
监理单位职责：1.负责监理业务范围内文件资料的收集、整理、归档，并在项目交工后4个月内移交相关部门。
2.检查施工单位文件资料收集整理的及时性和准确性。
3.负责交工资料和竣工图的审核。
采购部门职责：1.负责项目物资采购供应过程中形成的各类文件的收集、整理、归档，并在项目中交后3个月内移交档案管理部门。
2.负责提供项目物资的相关技术和质量证明文件等资料，含非标设备竣工图3套。
生产使用部门职责：1.负责编制、收集、整理、归档各类生产准备文件，并在生产考核或标定后1个月内移交档案管理部门。
项目实施阶段文档管理办法
项目实施阶段文档管理办法项目实施阶段文档管理办法一、引言本管理办法旨在规范项目实施阶段文档的编制、审核、存储、查阅等环节，确保项目文档的质量和安全，提高项目实施效率。
本管理办法适用于公司内所有项目实施阶段的文档管理。
二、文档管理原则1.完整性：文档应涵盖项目实施阶段的所有重要信息，包括但不限于项目计划、设计文档、施工文档、验收文档等。
2.准确性：文档应准确反映项目实施过程中的实际情况，确保数据的真实性和准确性。
3.及时性：项目团队应及时编制和更新项目文档，确保文档与项目进展同步。
4.可读性：文档应清晰明了，易于阅读和理解。
5.可追溯性：项目文档应易于追溯和查阅，方便对项目过程进行监督和审查。
三、文档管理流程1.编制：项目团队根据项目实施计划，按照规定的格式和内容编制项目文档。
2.审核：项目经理负责审核项目文档的准确性和完整性。
审核通过后，签字确认。
3.存储：项目团队应将项目文档存储在安全可靠的位置，确保文档不丢失、不损坏。
4.查阅：项目相关人员可根据需要查阅项目文档，但需遵守公司保密规定。
四、文档分类及内容要求1.项目计划：包括项目目标、实施方案、时间计划、资源计划等。
2.设计文档：包括设计方案、施工图纸、效果图等。
3.施工文档：包括施工日志、施工进度报告、质量控制记录等。
4.验收文档：包括验收报告、质量评估报告、竣工图等。
5.其他重要文档：如会议纪要、决策记录等。
五、文档管理培训与监督1.公司应定期组织项目团队成员进行文档管理培训，提高团队成员的文档编制和管理能力。
2.公司应设立专门的监督机构，对项目文档进行定期检查和审计，确保文档质量和安全。
3.对于不符合要求的文档编制和管理行为，公司将视情况进行批评、纠正或处罚。
六、附则1.本管理办法由公司项目管理部负责解释和修订。
2.本管理办法自发布之日起执行，原有规定与本管理办法不符的以本管理办法为准。
项目文档管理办法
项目文档管理办法（V1。
1版本）2015-04—141 引言1 .1编写目的制订统一的文档管理办法及格式,对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流 ,以利项目开发及进展；制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。
2 任务概要2 .1工作内容项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档;同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。
2 。
2工作要求项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录,根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档,注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。
2 。
3工作程序对于项目常规文档：1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类.2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录,例如命名为“项目存档文档”）下。
3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。
对于项目存档文档：1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核.2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下.注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。
3 文档管理3 。
1总则3.1。
1 所有重要文档集中管理,维护档案的安全与完整.3.1。
2 所有存档文件根据需要归档。
3。
1。
3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。
3。
1。
4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责.3.1。
5 由专人负责项目文档管理工作。
项目工程收发文管理制度
项目工程收发文管理制度一、总则为规范项目工程收发文管理工作，提高文书管理效率，保障项目工程顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于项目工程中的各类文件、资料的收发管理工作。
三、文件编号管理1.1 文件编号的设置在项目工程中，每一份文件都必须设置文件编号，编号由项目管理部门负责统一制定。
1.2 编号的规范文件编号采用YYMMDD+3位流水号的形式，例如20220101001，其中YYMMDD为年月日，流水号从001开始递增。
1.3 文件编号的管理文件编号由项目管理部门负责管理，各部门在发文时需向项目管理部门申请文件编号并按规定方式填写。
四、文件收发管理2.1 发文（1）发文单位应按照文件编制格式，完整填写文件内容，并加盖单位公章。
（2）发文前，应向项目管理部门申请文件编号，并在文中标明文件编号。
（3）发文单位应将发出的文件及时送交收文单位，并留存一份备查。
2.2 收文（1）收文单位应按规定时间接收来文，并及时办理相关手续。
（2）收文单位应认真查阅文件内容，如有问题及时反馈给发文单位。
2.3 预警和催办收文单位在遇到重要文件未到达或超时未办理问题时，应及时向发文单位发送预警或催办函，催促对方尽快处理。
五、文件归档管理3.1 归档要求项目工程中的文件应按照文件类型、时间顺序、重要性等要素进行分类归档。
3.2 归档责任各部门应指定专人负责文件归档工作，并严格执行归档规定，确保文件整齐、清晰、易寻。
3.3 归档保管项目管理部门应配备专门设备用于文件归档，并设置访问权限，保障文件安全。
六、文件查阅管理4.1 查阅申请任何单位或个人需要查阅项目工程中的文件，需提出书面申请，经项目管理部门批准后方可查阅。
4.2 查阅时限查阅单位或个人应在规定时间内查阅完毕，并保证文件的完整性。
4.3 查阅注意事项查阅单位或个人在查阅文件时，应注意保护文件的安全性，严禁擅自复制、篡改文件内容。
七、违章处理对于违反本制度规定，擅自篡改文件内容、私自处理或泄漏文件、滞留文件等违规行为，将按照相关规定给予相应处罚。
EPC总包项目工程文件管理办法
EPC总包项目工程文件管理办法1. 引言本文件旨在规范EPC总包项目的工程文件管理，确保项目文件的安全、完整和准确性。
项目文件的管理对于项目的顺利进行和后续工作的衔接具有重要意义。
2. 文件分类根据项目的不同需求和特点，工程文件可分为以下几类：- 投标文件：包括投标书、技术规范等；- 设计文件：包括设计图纸、施工图纸等；- 合同文件：包括合同书、补充协议等；- 施工文件：包括施工方案、进度计划等；- 建设文件：包括施工记录、质量检查报告等。
3. 文件管理责任项目文件的管理责任应由以下人员负责：- 项目经理：负责整体文件管理工作，并组织相关人员协同配合；- 文件管理员：负责具体文件的归档、存储和检索；- 相关部门负责人：负责提供相关文件和数据，并协助项目经理完成文件管理工作。
4. 文件管理流程项目文件管理的流程包括以下几个步骤：- 文件归档：将重要文件按照分类整理，并采用统一的编号和命名规则进行归档；- 文件存储：采用安全可靠的存储设备和系统，确保文件的安全性和可访问性；- 文件检索：建立文件检索系统，方便快速检索所需文件；- 文件更新：及时更新文件内容，保证文件的准确性和时效性；- 文件销毁：按照规定的文件保管期限，及时销毁不再需要的文件，确保文件管理的整洁和规范。
5. 文件管理原则在工程文件的管理过程中，应遵守以下原则：- 安全性原则：保证文件的机密性和完整性，防止文件泄露和损坏；- 准确性原则：确保文件的内容准确无误，避免给项目带来错误和风险；- 共享性原则：建立文件共享平台，方便项目相关人员获取和分享文件信息；- 历史性原则：保留项目文件的历史记录，方便项目验收和经验总结。
6. 文件管理措施为了有效管理项目文件，应采取以下措施：- 设立文件保密机制，限制文件的访问权限和传播范围；- 建立备份制度，定期备份重要文件，防止文件丢失；- 加强培训和指导，提高项目相关人员的文件管理意识和技能；- 定期进行文件审查，检查文件的完整性和准确性；- 定期清理和整理文件，确保文件管理的条理和规范性。
项目文档管理办法
项目档案管理办法XX二零一七年二月项目档案管理办法第一章总则第一条为了规范项目组文档归档工作，更好地利用现有的文档资源，实现文档资源共享,确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管,特制定本办法。
第二条为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一名文档管理员，专门规范文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。
对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理.第三条所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。
各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档.所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。
第二章项目文档编写规范第四条文档版本管理1文档状态变迁规则项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改"三种。
文档刚建立时，其状态为“草稿”.文档通过评审后，其状态变为“正式”。
此后若更改文档，其状态变为“修改"。
修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。
2文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关.（1）处于“草稿"状态的文档版本号格式为V0。
YZ,YZ的数字范围为01~99，随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增.YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。
（2）处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为1~9.Y为次版本号，取值范围为0~9。
文档第一次成为“正式”文件时，版本号为V1。
0.（3)处于“修改”状态的文档版本号格式为VX。
YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变.当文档修改完毕通过评审,状态成为“正式"时，将Z值设为0，增加X.Y值。
参见上述规则（2）.第五条文档标识项目分类编号：A、B、C……；项目标志:本项目的标识，表明本项目是“XXXX”;日期编号:文档创建日期；版本号：本文档的版本号。
一个文档编码的例子为：A—MYD-20161111-V1.0.第三章项目文档管理制度第六条项目归档内容主要包括招标书、投标书、项目合同及附件、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件、项目成果等相关文档。
项目文档归档管理办法
项目文档归档管理办法项目文档归档管理办法第一章总则第一条本管理办法明确公司对项目文档归档管理的工作要求。
第二条本管理办法适用于公司所有工程项目。
第二章术语定义第三条项目文档(一)项目文档：指在工程项目实施活动中与工程项目相关联并且对企业有保存价值的各种文档资料。
项目文档包括：项目承接文档、项目实施文档、项目结算文档以及项目其它文档。
(二)项目文档分类：1.项目承接文档：承包合同、投标文件、中标通知书、项目委托书等。
2.项目实施文档：会审纪要、交工验收文件、初验报告、终验报告等。
3.项目结算文档：对外结算审定单、对外结算审定资料明细、项目成本结算表、分包合同、分包项目费用审核表、协作项目结算审定资料等。
4.项目其它文档：包括设计文件、三标一体化相关文档等。
第三章归档的工作职责及流程第四条分公司市场部负责项目承接文档归档前的归集保管，项目经理负责项目实施文档、项目结算资料文档归档前的归集保管。
第五条项目经理负责完成项目文档的移交归档工作。
第六条分公司生产部门负责监督、检查项目经理项目实施文档、项目结算文档的归集过程。
第七条分公司项目管理部负责项目文档的归档管理及档案移交工作。
第八条分公司综合部负责项目文档的保存管理，负责项目其它文档的保存管理。
第九条项目文档归档流程表明公司项目文档归档管理的总体要求，见附录A：《项目文档归档管理流程》。
第四章项目文档归档原则第十条根据《广东省电信工程有限公司档案管理实施细则》规定，项目文档为科技文档，分类代码为“E02”，项目文档按项目编号进行归档。
第十一条项目经理提交项目文档归档时，应按要求编制归档文件目录，详见附录C：《归档文件目录》（长期文件）及附录D：《归档文件目录》（短期文件）。
第五章项目文档的归集过程第十二条项目承接文档归集(一)分公司市场部完成承接合同签订后，将合同原件及合同对应的投标文件、中标通知书或项目委托书归集保管，并按附录E：《项目文档归集/归档记录》做好项目文档归集记录。
项目管理制度及办法
项目管理制度及办法一、引言在当今竞争激烈的商业环境中，项目管理对于组织的成功至关重要。
为了提高项目的效率和效果，制定适当的项目管理制度及办法是必不可少的。
本文将介绍一套完整而有效的项目管理制度及办法，以帮助组织实现更好的项目管理。
二、项目管理框架1. 项目目标确定在项目启动阶段，必须明确项目的目标和愿景。
项目目标应该与组织的战略目标相一致，并且需要经过相关方的共同确认和认可。
2. 项目范围管理项目的范围决定了需要完成哪些工作，以及哪些工作不属于项目的责任范围。
范围管理要求项目经理清晰地定义项目的范围，并与相关方进行充分的沟通和确认。
3. 项目时间管理项目时间管理要求项目经理合理安排项目的活动和里程碑，并制定详细的项目计划。
项目时间管理还包括对进度的监控和调整，以确保项目按时交付。
4. 项目成本管理项目成本管理涉及对项目资源和预算的合理分配和控制。
项目经理应该制定项目的费用估算和预算，并与相关部门进行协调和审批。
5. 项目质量管理项目质量管理要求项目组织制定适当的质量标准和流程，以确保项目交付的成果符合预期的质量要求。
项目质量管理包括质量计划、质量控制和质量保证等方面的工作。
6. 项目风险管理项目风险管理要求项目组织识别、评估和应对项目风险，以降低项目失败的概率。
项目风险管理包括风险识别、风险分析、风险应对和风险监控等环节。
7. 项目沟通管理项目沟通管理要求项目组织建立有效的沟通渠道，并确保项目信息的及时传递和共享。
项目沟通管理还包括与相关方的沟通和冲突解决等工作。
8. 项目人力资源管理项目人力资源管理要求项目组织合理配置和管理项目的人力资源。
项目经理应该根据项目需求招募、培训和管理项目团队成员，并制定相应的人力资源计划。
三、项目管理办法1. 设立项目管理办公室（PMO）为了提高项目管理的效果和一致性，可以设立项目管理办公室来负责项目管理的规范和支持。
项目管理办公室可以制定项目管理的标准模板和流程，并提供培训和咨询等支持服务。
项目信息和文档管理方案
项目信息和文档管理方案1.1.文件及信息的分类本办法中信息是指有意义的数据；文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类：（1）有关的国家、地方法令、法规；（2）上级政府、主管部门、工程所在地方的与本工程建设有关批文；（3）国家、行业、地方的规范和技术标准；（4）合同文件。
含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要；（5）工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、项目部阶段工作总结、监理周报、月报等。
1.2.职责划分（1）本工程项目部所有有关文件、技术资料管理归项目经理负责，项目部任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送达项目经理。
项目经理在指定时间内审阅签署处理意见后交办。
（2）项目部设信息材料办理员岗位，对本工程项目部所有有关文件、技术材料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。
（3）监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由项目部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交资料管理员。
（4）本工程项目部各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报项目部材料员，经项目经理审批后发放。
（5）项目部所有成员有义务将从其他渠道获得的文件，与自己承办的事务文件性成果实时交项目部材料员归档。
1.3.文件控制程序和编码办理（1）工作程序1）自编文件收罗整理程序2）外来文件收罗整理程序文件签收文件编号文件登记文件处理意见文件交办文件的换版与取消文件归档办理文件编号文件编写文件审批文件发放文件更改跟踪催办处理结果交验文件归档管理（2）需控制的文件和资料形式包括：1）以文件、图纸形式构成的文件；2）以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。
（3）需归档管理的文件包括：1)适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准和需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；2)政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。
项目文档资料管理制度及实施措施
文档资料管理制度及实施措施第一节、公司技术档案管理层次公司领导综合部主任工程部主任公司档案室工程部资料室各部门兼职档案员第二节、综合部公司档案室的直接管理部门（1）负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。
（2）负责根据国家和行业的档案法规，制定公司工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。
及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。
第三节、公司档案室负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作（1）负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。
（2）负责归档数据库的数据备份。
负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。
负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的安全及保密工作。
负责达标投产的资料整理工作。
（3）工程部建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。
督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。
协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。
审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。
第四节、工程部资料室职责（1）负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。
（2）负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。
负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。
（3）负责进口设备有关外文资料的翻译。
参加设备开箱验收，收取设备开箱资料。
及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。
协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。
第五节、计划部职责（1）负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，包括工程项目的融资、贷款合同、协议，工程项目开工报告和批复文件；（2）工程开工前的审计文件；（3）工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录；（4）工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录；设备招标投标文件；（5）工程项目的施工（含安装）合同及其执行文件、纪要、备忘录；（6）工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等，工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录；（7）工程项目招标投标文件；（8）本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。
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项目档案管理办法
一、总则
(一)为了加强项目档案的管理工作，维护项目档案的完整和安全，
进一步规范项目档案日常管理流程，制定本办法。
(二)项目档案是指在项目进展的整个过程中产生的包括非电子文
件、文本文件、声音文件、图形文件、多媒体文件等项目有关的文件资料。
(三)项目档案管理工作由档案管理人员负责，其主要职责是收集、
整理、归档项目资料，并定期向项目经理汇报档案管理情况。
(四)项目中的非电子文件在归档的同时，原则上可以转换成电子文
件的需备份电子版，在内容、相关说明和描述上保持一致。
(五)项目组成员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人
或项目经理整理后报文档管理人员存档。
所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。
(六)项目档案分为项目管理文件、技术文件、商务文件，各类的收
集范围见附表。
(七)建立档案索引目录，便于文件拷贝和查看。
二、文件收集
(一)收集范围：非电子文件、文本文件、影音文件、图形文件、多
媒体文件等项目进展过程中的所有文件。
(二)收集要求：
1.记录了重要文件的主要修改过程，有参考价值的电子文件应被
保留。
当正式文件是纸质时，由档案管理员进行电子文件的转
换工作。
2.保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之
间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3.在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取
更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
4.用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式
和属性。
三、文件归档
(一)归档时间：项目管理文件和商务文件一周归档一次。
技术文件
两周归档一次。
特殊情况，根据项目需要调整归档时间。
(二)归档要求：
1.有效性和完整性鉴定。
归档前由档案管理人员对文件的有效性
和完整性进行鉴定，查看文件是否破损、内容是否完整。
2.文件分类。
归档前对电子文件进行分类，有必要时对文件重新
命名，参考附表归纳到所属类别。
3.纸质文件按照类别归档，以标签形式注明类别，及时锁入安全
柜中。
4.文件分类后按照档案索引目录存入相应的文件夹。
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