3-11特种载体档案管理规定修改

特种载体档案管理规定

浙江省能源集团有限公司发布

2010-03-23发布2010-03-23实施

Q/ZN 202055-2010

Q/ZN

前言

为了深入开展“规范化、集约化、精细化”的管理，更好地贯彻执行浙能集团基本建设的方针和目标，切实加强对浙能集团基本建设中形成的有保存价值的声像、磁声载体及实物档案的管理，更好地利用各门类的档案，进一步提高浙能集团基建项目管理水平，特制订本规定。

本标准由浙能集团工程部提出。

本标准由浙能集团工程部归口。

本标准起草部门：浙能集团工程部。

本标准主要起草人：冯杰。

本标准初审人：王瑾、李华君。

本标准会审人：谢尉扬。

本标准审核人：郑晓康、柴锡强、刘克萍。

本标准审定人：柯吉欣。

本标准批准人：沈志云。

本标准由浙能集团工程部负责解释。

特种载体档案管理规定

1 范围

本标准规定了工程建设项目特种载体档案管理程序，明确了特种载体档案的收集、整理、编制与归档的要求和办法。

本标准适用于浙能集团全资和控股的新、扩、改建的电力工程项目及控股公司协议委托浙能集团管理的电力工程项目，非电力工程项目可参照执行。

各单位在执行过程中发现的问题或建议可随时告知浙能集团工程部。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《中华人民共和国档案法》

GB/T11821-2002《照片档案管理规范》

GB/T17678.1-1999《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》

GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》

DA/T 15-1995 《磁性载体档案管理与保护规范》

3 总则

3.1为了对有保存价值的声像、磁性载体及实物档案加强管理，更好地利用各门类的档案，依据国家有关部门颁布的规范，特制定本管理规定。

3.2项目公司负责各类活动中形成的照片、录像、光盘等特种载体的收集、整理及移交工作。各项目公司在工程管理中形成的各种载体档案应及时归档，任何单位或个人不得据为己有。

3.3为避免特种载体档案档号与文书、科技等其它门类的档号出现重复，特种载体档案的档号中将引入代号以示区别。特种载体档案的代号统一为英文字母大写字体。如下：照片档案代号——Z

录像带档案代号——L

录音带档案代号——Y

光盘档案代号——G

磁盘档案代号——C

实物档案代号——S

软件档案代号——R

4 术语和定义

4.1 特种载体档案

特种载体档案主要指工程项目在建设中直接形成的、对本单位具有保存价值的、除纸质载体以外的其它载体的历史记录。在现阶段主要有：照片、胶片、磁盘、磁带、光盘、软盘及实物等。

4.2照片档案

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

4.3 磁性载体文件

磁性载体文件系指以磁性材料（如光盘、软盘、磁盘、录音带、录象带等）为信息载体的文件。

4.4 磁性载体档案

磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。

4.5 软件

软件系指计算机程序和相应的数据及其它文件，包括固件中的程序和数据。

4.6软件文件

软件文件系指软件的书面描述和说明。它规定了软件的功能、性能、组成及软件设计、测试、维护和使用方法。

4.7保管单位

保管单位系指一组具有有机联系的、价值和密级相同或相近的文件材料的集合体。本标准规定的保管单位形式为盒、盘等。

5 职责

5.1 项目公司

5.1.1 负责编制特种载体档案编制办法

5.1.2 负责收集、整理、编制特种载体档案

5.2 施工单位负责收集承建项目相关的特种载体档案，与工程竣工档案一起移交项目公司。

5.3 监理单位负责收集项目建设过程中监理活动相关的特种载体档案，与工程竣工档案一起移交项目公司。

6 管理内容和方法

6.1 照片档案管理办法

6.1.1 照片档案的收集

6.1.1.1 收集范围

1）反映工程项目原貌，从奠基、开工典礼、工程建设施工过程（特别是隐蔽工程的施工过程）、竣工落成典礼、试生产等全过程建设活动的照片。

2）上级领导视察、检查工程项目形成的照片。

3）反映本项目主要职能活动、重要工作成果和历史面貌的照片。

4）本项目组织或参加的重要外事活动的照片。

5）记录本项目重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象影响工程的照片。

6）其他具有保存价值的照片。

6.1.1.2 收集的照片反映主题要突出，同一主题、同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，克服有片必档的现象。

6.1.1.3对于用数码相机拍摄的照片，除把数码数据刻录到光盘上归档外，对照片应冲洗成纸质照片同时归档。

6.1.2归档时间和要求

6.1.2.1对具有归档价值的照片一般要求随时归档，摄影者或承办部门及时对照片进行收集、整理，并向档案部门归档。对工程项目形成的照片，各参建单位可在工程项目竣工后集中向项目公司档案室移交归档。

6.1.2.2 归档要求：照片、底片、文字说明三部分齐全；底片与照片的影像应一致。数码照片底片以电子版刻光盘归档。说明应由照片的拍摄者撰写提供，说明内容应包括六要素：摄影时间、地点、照片反映的事由、背景、人物及摄影者姓名。

6.1.3照片档案的整理

6.1.3.1照片档案整理的原则：有利于保持照片档案的有机联系；有利于保管，有利于查找利用。照片档案的底片、照片应分开存放，其保管期限分为永久、长期、短期三种。

6.1.3.2照片的分类应按保管期限-年度(或单位工程)-问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

6.1.3.3 照片档案在同一保管期限下可采用：年度+Z一册号一张号，年度用四位阿拉伯数字表示，保管期限可用Y/C/D对应永久、长期、短期表示。其中施工单位随竣工档案移交的照