一个跨国公司的法律事务部管理

一个跨国公司的法律事务部管理

“我工作的很大一部分就是和其他律师一起架起一座桥，连接有时存在于律师执业和经营商业之间的鸿沟。”Abbott公司的首席运营法律顾问这样看待他的工作

和一群具备不同性格和对很多问题有不同观点的人一起工作不是一件轻松的事情，这对任何一个领导者来说都是艰巨任务，更妄论一个本职工作就是要和律师一起共事的人，任务甚至更为艰巨，但著名的Abbott公司的首席运营法律顾问Jeffrey D. Paquin已经准备好迎接这个挑战。

“从本质上来讲，律师们都非常聪明和独立，他们也希望参与到每一个决策过程中去。这并不是一件坏的事情。这样，我工作的很大一部分就是和其他律师一起架起一座桥，连接有时存在于律师执业和经营商业之间的鸿沟。”Abbott公司的首席运营法律顾问Jeffrey D. Paquin这样看待他的工作。

管理过企业法律事务部、协会、公司、会计师事务所和律师事务所的Paquin承认，管理者的角色非常具有挑战性。为了帮助法务团队集中精神服务公司业务，Paquin和总法律顾问 Laura Schumacher一起，制定了一个涵盖员工、流程和科技的年度运营计划和战略。“我工作的一部分就是确保我们拥有一个清晰的使命并且遵循这个使命—实际上我们去年已经制定了一个新的使命书。”

Abbott法律部门的新使命表述如下：

在一个多样化的、合议制的和多劳多得的环境中，成为世界一流的法律部门，提供事前的、高质量的和成本有效的服务，以便促进Abbott战略目标、维护其声誉和提高其形象。

据Paquin介绍，新的使命描述得益于行政部门、法律助理、律师和公司其他关键人物的贡献。“如果我们持续遵循这个使命，我们将在关注我们的价值和领先方面取得一个非常优秀的成绩。”

Paquin认为，那些在管理法务部运营之上的律师—将会在商业世界中持续盛行。“像我这种类型的工作正在变得越来越热门，在北美的公司中，这种职位越来越成为一个常设的工种。我想，在今后5到10年，会有一些大型法务部的总法律顾问就像我们公司的总法律顾问聘请我那样，聘人管理法务部门的运营。”

一个人怎样在工作中表明自己的价值？这是一个很多公司法务部门必须要解决的问题。“公司律师在过去的数十年都在努力解决这个问题—如何评估我们的价值？从我个人来说，我已经被这个问题拷问了20年。最后，我们不得不朝向我们的客户，看他们是不是满意了，我们必须竭尽所能确保在完成一定商业目标上与我们的客户保持一致。”

Abbott公司业已发现其客户对它们的法务工作非常赞同：出具法律意见的质量；法律意见出具的速度；法律意见的结果。“不过，最近几年，一定程度上节省和避免成本也变得越来越重要了。我们实际上正在进行一个新的客户调查。我们都认识到客户反馈是多么的重要，这样可以修补我们的整个流程，”Paquin如是说。

在特定领域如诉讼或者专利等方面，Paquin会用非常具体的指标进行监管，比如，诉讼周期，专利文件中的申请数量等。“在过去的两或三年中我在法律事务部多次关注到，在这些微观价值领域把这些法律事务通过报表的形式归类整理，报表不管是实时的还是频繁更新的，在信息提供、决策和设立目标等方面是非常有用的。我想这类的商业智能管理将会变得越来越重要。”

如何激发团队的力量

在Paquin的职业生涯中，很多其所做的和正在做的事情就是领导。一个优秀的领导并不是仅仅告诉人们做什么，怎样做或者什么时候应该做，而是必须搞清楚怎样去激发自己的团队。采纳领导的“最佳实践”是Paquin很长时间一直在考虑的问题。“作为一个领导是一项特权从而不能看轻。在我的职业生涯中，我花了很多时间研究领导力和在不同的论坛上教授领导力。实际上我10年前就开始总结‘杰夫十大领导力原则’。幸运的是，在我周围是力量强大的Abbott公司领导层，从他们身上我可以进一步学习到新的领导技巧。”

Paquin的领导力原则包括：鼓励激发；授权和你共事的人们；发展自己的职业生涯；榜样式领导；知道自己团队的优点和缺点；有效沟通和倾听；关心别人；对工作热情；对自己和别人要诚实和要善于找乐。

“这就是杰夫10大领导力原则—是我在领导方面试图遵循和鼓舞自己的技巧和特点。”Paquin指出。

Paquin和总法律顾问紧密合作的一个事情就是确保员工满意。Paquin说，也许在他工作过的地方会有不满存在于员工当中，但这不适用于Abbott公司。“我想Abbott公司的员工们总体上是满意的—Abbott公司是一个优秀的公司并且是一个领先的雇主单位。我们在全球的雇主排行榜上赫赫有名。根据Working Mother Magazine(工作母亲杂志)，我们已经连续7年位列全球百佳公司之列。我们还被商业周刊连续两年评为50家适宜开始工作的地方。我们同时也是50家最佳多样性公司之一和财富50家少数族裔公司之一。所以，总体来说，我们在涉及员工方面做得非常不错。”

在外界的赞美之外，每隔一年，Abbott公司都要在员工内部进行一次调查，以此评估公司做得怎么样，在哪些地方公司可以再提高。Paquin说，这也是法律事务部领导层比较关注的领域。“这就是我们进行调查的原因所在：我们想知道我们是否能以及怎样提高—总有空间能做到更好。据最近的调查，我们已经识别出若干个关键领域。比如，我们还要在沟通上多多提高；其它对调查的反馈方面，我们正修整我们内部局域网从而可以涵盖更多沟通要素：我们正在制定能够分发到法律事务部在全球范围内员工的新闻简报；我们正在增加全员会议的次数；我们还正在实施其它多个激动人心的和沟通有关的促进措施。”

整合全球范围内的有效资源

把工作在美国之外的员工纳入整合到公司总部办公工作流程中是另外一项法律事务部管理的重要要素。“和很多大型的公司一样，如何整合美国之外的法律专家参与Abbott公司的活动和知悉公司全球的工作情况，是目前我们正面临的挑战。因此，在我们最近国际法律工作组的重组中，新团队的领导—Lara Levitan，正在努力解决这一问题。”

由于长期关注职业发展，尤其是培训和教育项目，Paquin看到很多法务部门都在为自己的员工提供大量的培训项目。在Abbott公司，有一个为所有法律部门员工而设置的“强健有力的”培训项目。Paquin介绍，“我们拥有内外部培训和教育项目的完整计划。课程内容既有广度又有深度，既有面对面授课又有在线网络课程。我们原则上允许各层次员工尽可能多的获得他们经理认为合适的培训和教育。这些项目非常出色—在每个方面都是最高级的；我们为此感到非常骄傲。”

Paquin还指出，对Abbott公司法律团队来说，法律援助和社区服务活动也是非常重要的，这一点在企业法律顾问共同体内看来也正变得越来越重要。“我们的总法律顾问不仅向我们所有人强调法律援助和社区服务活动的重要性，并且把这一点内化到每个员工的工作目标当中。公司鼓励每位法律部门员工每年匀出10个小时去进行法律援助和社区服务活动，钱由公司出。”据Paquin介绍，公司在全球的262名法律部门员工去年参加了这一项目，他们提供法律援助和社区服务的时间大约有3000个小时。

企业法律顾问的素质要求

像上述项目一样，Abbott公司会在很多不同法律领域开展工作，以促进公司商业目标的实现。现在，越来越多的律师开始转向做企业法律顾问。Paquin也看到了这一趋势。“我当然关注到了这一趋势。我在企业法律顾问界待了很长时间，我已经注意到，现在越来越多的律师把简历投向了公司法务部。但企业法律顾问职位和机会却没有增加，换句话说，远远没有足够的企业法律顾问职位提供给这么多感兴趣和有资格的候选人。”

Paquin指出，新任企业法律顾问会面临很大的挑战，尤其是对年轻律师来说。他个人对具有广博的企业法律事务经验，特别是典型的企业法务部门工作经验而不是新的外部律师经验的法律专业人士具有倾向性。“我们很少直接从法学院雇佣企业法律顾问或者雇佣只有几年经验的。这是对年轻律师的首要的挑战。”

除了所有法务部门都看重的律师应该具有的综合或者特殊潜在的专业技能外，Paquin 还非常看重强有力的领导技巧、创新性、协作精神以及幽默感。“我们的工作就是处理严肃的和重要的事情，并且经常在不可想象的压力下面。在这种情况下，每天下班能够笑对自己和享受快乐是非常重要的。我相信每个人都有他们自己的标准，我在评估一个人应聘企业法律岗位时也会考虑这一点。”

成本管理与科技更新

企业法律顾问经常处于公司法务工作的核心地带。然而，很多工作仍然要外包给外部的律师事务所。因此，Paquin和公司总法律顾问及其他高层就不得不考虑相应的成本。“在外部律师层面，Abbott公司目前正在审查和加强所有有关管理外部律所的项目，乃至是增加新的项目。比如，去年，我们就制定了高级外部法律顾问指南，更新了跟踪外部法律顾问和相应花费的科技手段，实施了一个新的选择法律服务供应商的项目。”公司还建立了一个新的外部法律顾问评分审查程序，还执行了一个和律所之间的变通的费用安排办法。“我们正在研究一套完整的、跨年度的外部法律顾问集中管理系统和一种评估我们雇佣律所工作有效性的程序，这一工作还处在起步阶段。鉴于律所经营和企业经营之间巨大的不对等性，管理外部法律顾问费用是一个非常重要和复杂的事情。我知道ACC正在做出很多努力以力求帮助企业法律顾问们厘清这些问题。”

Paquin还指出，对于法务部来说，电子调查也是一个非常重要的领域。“如果这些天你去一些法律科技供应商的会议，你会发现90%都是电子调查供应商，这主要是因为公司都会投入大量的资金花费在这个领域。这个领域的挑战多如牛毛。在Abbott公司，我们有一个专门的工作组负责电子调查，这个工作组由Alex Buck领导。我们还更新和加强了公司范围内的电子调查和记录。我们还实施了新的记录保持系统PSS Atlas, 在公司内部我们称之为ALeRT。像很多公司一样，我们今年也计划实施一个新的全公司范围内的数据收集工具。”

首席运营法律顾问关注的另外一个领域就是识别和实施可持续发展的科技，从而创造和保持法务部门的工作效率。“像很多公司一样，Abbott公司正在审视我们自己的科技基础设施，我们也正在很多领域实施加强版的或者新的法律科技技术。”该公司已经实施了一个新的财务管理系统—Smart Invoice，并且正在考虑在事务管理、文档、知识、IP和其它领域实施加强版的或者新的科技。

善于借助外部资源

对额外资源的需求并不是小型法律事务部的专利，Paquin也会想到一些对Abbott公司这样的大型法律事务部非常有用的额外的东西。“相比较于小型法律事务部，我们不得不处理更多的大量的客户，更多的事务量，更多的成本，更多的律所和更多的专题。所以，很多大型法务部的领导层，包括我自己，很大程度上能够理解我们也像小型法务部那样需要更多的资源。”况且，Paquin非常清楚小型法务部导致的局限性。他建议，小型的、资源困乏型的法律事务部要特别关注自己的人力资源。“如果你没有很多科技和其它资源的预算，那么就聚焦在‘无成本或低成本’的人力资源计划上—这应该成为你的首要关注点。”Paquin 还建议小型法务部利用ACC会员资格所带来的资源。“利用ACC的资源是非常重要的。这里有大量的基准和最佳实践信息可以提供—基本上是一些小型法务部已经经历过的，你可以不用重复投资。通过ACC，你可以利用一些特定领域的大公司法务部门利用其自身资源所做出的工作成果。”

在关注发展新生项目同时，避免重复投资且利用过去经验、项目和计划，是有效管理法律事务部的关键点。“管理法律程序就像管理商业程序一样，”Paquin说，“作为公司的企业法律顾问，在一天结束的时候，我们有时想到律师是非常特别的，我们所处理的问题也是非常特别的。如果我们能够这么想，同时能站在商业客户角度处理法律问题，我们就能够

提供更好的服务。企业法律顾问们识别、分析和解决法律问题不应该迥异于我们客户识别、分析和处理非法律问题的程序。”

相关链接：

Abbott公司，中文译为雅培公司，是一家生产医疗保健产品的美国公司。由华莱士雅培医生(Dr.Wallace Abbott)在美国芝加哥成立。雅培的医疗保健产品及服务主要包括医药、营养产品、医院用品及诊断用品。公司共有五万位雇员，分布全球四十四个国家，分别从事生产、分销及联营业务，产品销售到世界一百三十个国家。