办公用品采购办法

办公用品采购管理办法

一、目的

为了使公司办公用品采购工作正规化、制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，以确保所采购的办公用品等能满足公司正常运作需求，特制定本办公用品采购管理办法。

二、采购流程及图示

1、采购流程：需求部门→部门主管审批→行政部审核→总经理审核→采购部采购→验收→入库

2、图示

三、采购申请与审批

1、办公用品采购分为月度计划性采购和紧急临时性采购。

2、月度计划性采购：公司每月25日至30日由行政部汇总所需物品。各需求部门需采购办公用品时，应填写《物品申购单》，填写此表时应详细填写需申购物品的名称、型号、规格、数量，经需求部门负责人审批，交

由行政部汇总，然后报执总办公室复核，再交总经理（或执行总经理）签批后，由采购部统一采购。

3、紧急临时性采购：需求部门因工作原因急需非常备性办公用品及其他物品、器具，可由需求部门填写《物品申购单》，填写时应详细填写需申购物品名称、型号、规格、数量，经需求部门负责人审批，交由行政部汇总，然后报执总办公室复核，再交总经理（或执行总经理）签批后，由采购部统一采购。原则上，各部门紧急临时性采购所填写的《物品申购单》必须于每周四上午交至行政部汇总，由执总办复核后呈报总经理或执行总经理审批，其他时间不予受理。

4、各需求部门每月应按规定时间将所填写的《物品申购单》提交至行政部，超期则不另行购买，累积下月统一购买。需求部门不得把超期的月度计划性采购变更为紧急临时性采购。

四、购置

1、采购部凭行政部提供的《物品申购汇总表》、《物品申购单》所列内容购买。不得擅自多购、少购、更改需采购物品的数量、型号、规格。若市场中无所列物品的型号和规格，应及时通知行政部，由行政部与该物品需求部门进行协调，更换替代物品。

2、采购人员要严格执行采购计划，按规定的质量、数量、规格、型号执行，自觉做到以下五点：

a）未列入计划的不采购；

b）规格型号不清的不采购；

c）超出市场一般价格的不采购；

d）不合格的不采购；

e）无生产合格证、生产许可证等的不采购。

3、采购部应建立采购业务档案，经常开展业务分析、不断总结采购经验，不定期开展业务培训。

四、验收和入库

1、采购的物资必须先进行验收，再办理入库手续。对验收不合格的物资，资产管理员不得办理入库手续。

2、采购部购买的物资由资产管理员和使用部门人员共同根据《物品申购单》，对采购的物资的品牌、型号、规格、数量、质量进行验收。对所采购的物品有下列情况的，验收人员有权拒收。

1）无生产合格证、无生产许可证等必备书面证明。

2）不符合《物品申购单》中货物的数量、质量、规格、型号的。

3）采购人员不配合验收人员进行验收工作。

3、对验收不合格的物品，采购员应及时与供应商联系退货或换货。

4、购置物品验收合格，无其他问题后，资产管理员对照采购计划单与实物进行入库登记。

1）入库单有资产管理员填制，并由采购员、验收人员、使用部门人员签字确认。

2）资产管理员入库后，要及时更新物品库存明细单。

五、报销

1、采购人员报销时需填写报销单。凭发票、《物品申购汇总表》或《物品申购表》报销。若单据不齐，公司财务人员有权拒绝付款或报销。

2、对下列情况之一的发票，公司财务人员有权拒绝付款或报销：

1）付款单位（抬头）明显不是本公司名称的发票；

2）项目填写不全、字迹不清、有涂改痕迹的发票；

3）价格、费用明显不合理的发票；

4）发票日期超过14天的过期的发票或假发票；

5）其他不真实、不合法的发票。

六、违规处理

1、采购人员未进行市场价格、质量调查，所购物品以次充好，残缺不整，价格明显偏高的，对采购员和采购部负责人罚款50元。

2、验收人员对验收物资不认真，给公司造成损失的，由当事人安责任大小承担，并对当事人每次罚款50元。