对外接待工作管理办法

对外接待工作管理办法

（试行）

接待工作是公司行政事务和公关活动的重要部分。为使对外接待工作规范有序，特制定本办法。

一、接待部门

公司办公室为公司接待的职能归口部门。凡来宾由办公室报告或通知相关领导及有关人员参加接待。遇到重大接待工作由公司领导直接协调各部门共同做好接待工作。

二、接待原则

1.热情相待。不论层次，各方面的来宾，负责接待的部门和个人都要持热情欢迎的态度。

2.统一指挥、统一口径。接待来宾时，各单位各部门要服从负责接待工作领导的统一指挥，统一口径表态，不得擅作主张，各行其是。

3.保证安全。负责接待工作的单位、部门和工作人员要确保来宾的人身和财产安全，在安排住宿、交通和参观游览等活动时，要事先做好相关工作。

4.简朴大方。要讲实效，既不铺张浪费又不失面子，尽可能少花钱多办事、办好事。

5.加强保密观念，维护企业利益。与来宾交往中，不得出卖、泄露企业的商业机密。

三、接待礼仪

1、迎送。迎送规格要依据来宾的身份、来访（视察、考察）的目的

来决定。主要迎送通常要同来宾身份相当。迎送来宾的人员要在指定的时间到达目的地。

2、会谈。双方如需会谈，负责接待的部门要事先主动将时间、地点、出席人等具体安排和有关事项与来宾沟通、协商好。

3、安排宴请、参观、考察等活动时，要事先了解清楚来宾的习俗、兴趣，尽可能满足来宾的要求。陪程接待服务的人员，如中途出现不能解决的问题或发生意外情况，应立即向分管接待工作的领导汇报，不能擅自变更日程和中途脱离服务。

4、参与接待工作的人员要衣冠、仪容整洁，举止文明、不卑不亢。

5、在接待工作中要注意常用的礼节，如握手、介绍、问候、交谈、接打电话、陪客等，不可因小失大。

四、接待工作中的其他要求

1、办公室接到接待任务后，要尽可能全部了解掌握来宾身份、来访目的等，并拟定详细具体的接待日程安排，报主管领导同意后，付诸实施。

2、接待工作任务完成后，主管接待的部门要及时建立公共关系资源库，并做好跟踪完善工作。

3、接待工作需要各单位、各部门和有关人员配合的，有关单位和部门要积极支持、配合、不得推诿、扯皮。

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