高校文书档案管理工作的现状分析及对策思考

高校文书档案管理工作的现状分析及对策思考摘要:文书档案是高校档案的重要组成部分,在高校工作中发挥着重要的作用,要做好文书档案的管理、开发和利用,必须要注重其规范性、标准性、指导性、政策性和服务性,确保文书档案保管利用价值最大化和检索利用便捷化。文章分析了高校文书档案管理中存在的问题,并提出了解决的方法和措施。

关键词:高校文书档案现状分析对策

文书档案是在行政管理事务活动中产生的,通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影,又是现在管理建设状况的记录,因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。

文书档案在高校中同样起着重要的作用,高校文书档案工作是整个学校各职能管理部门工作的重要组成部分,目前在文书档案管理工作中,或多或少也存在一些问题,影响着文书档案立卷的质量与标准。

1 高校文书档案管理中存在的问题

1.1 文书档案立卷质量不高

高校档案整理的目的就是为了保存在各种工作与活动中形成且具有保存价值的原始文件材料记录,可以为后人提供借鉴经验和查考凭证,也为编写校志等提供宝贵资料,所以档案案卷的真实、齐全、完

整极为重要。档案收集得齐全,就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌;反之,档案材料不齐,标准不高,就不能很好地反映学校的工作原始情况,如严重不齐全的,反映的将是支离破碎的情况,直接影响将来的编史修志等工作。另外,公文格式不规范、文书立卷不符合原则和方法、案卷保管期限划分混乱等也会导致文书档案质量不高。

1.2 档案材料归档措施不到位

随着科技进步的加快,高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及,极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料,则与传统的档案立卷方式产生了冲突。有的文书档案资料只存于软盘、硬盘和光盘之中,不打印文字资料进行留底保存,很难达到长久保存的目的;有的只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料,不利于重要文件档案的保存。

1.3 管理工作人员积极性不高

有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案管理意识和责任心,对管理方面的专业知识掌握不到位,致使文书在立卷过程中不符合原则,达不到规定的要求和方法,出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。还有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了,而工作中的资料在工作完成后便随手一扔,认为没有保存的必要,认为档案收集工作是档案室工作人员的事情,与己无关。

2 解决高校文书档案管理的对策与措施

针对高校文书档案管理工作中存在的问题,笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。

2.1 加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身,文件质量的好与坏直接影响到档案的质量,没有高质量的文件就没有高质量的档案,高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识,在文件处理中,要把好文件资料的质量关,要时刻想到档案工作,做好文书资料的立卷归档,实现文书、档案工作一体化。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化,不能五花八门;严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。另外,文件处理要及时准确。收发文件要及时登记,发现缺失要及时查找,特别是账外资料,如领导讲话、会议资料等,应注意及时收集,确保文件档案资料的齐全完整。此外,强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节,“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度,它不仅是文书工作的最后环节,也是档案工作的开始环节,并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后,文书部门或业务部门要及时整理归档。只有这样,才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

2.2 做好高校文书档案现代化归档工作,杜绝错误

办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的普遍运用和迅速发展,公文中不可避免地将出现大量的电子文件,这些新型文件要归档,就必须借助现代化的管理平台,建设一个全新的电子文件管理系统,同时让这个系统纳入到整个信息管理工作中,实现信息优化配置与共享。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候,文书工作人员或档案员要努力提高自身认识,做到开拓进取,与时俱进。努力在新形势下研究探索文书档案管理的新路子、新模式,使文书档案管理工作不断向纵深领域发展。

2.3 提高高校文书档案管理人员的专业技能

高校文书档案管理工作人员要不断加强学习,充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平,要积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论。另外,科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高要求,管理工作人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性,坚持素质教育、终生学习的理念,不断提高新的学习目标、任务和要求,主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识,掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平,努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。

2.4 提高文书档案管理工作人员的积极性

学校首先要重视档案管理工作,建立健全规章制度,加强档案整理工作的检查监督,做好宣传工作,全面提高思想认识,促进文件材料的收集工作;其次要增强文书档案管理工作人员的责任感,把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情,提高脚踏实地、实事求是的工作作风和工作态度,把好业务技能关,要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训;再次要搞好各岗位协作,要明确各个岗位在资料收集、整理、分类、保管和移交工作的职责,消除档案管理工作与己无关的思想认识,应该做到人人了解档案的重要性,注意对平时工作中资料的收集、保管,杜绝将有用的资料、文书丢弃。

3 结语

文书档案工作是高等学校管理工作的重要组成部分,它既是提高管理工作效率和质量的必要条件,也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作,作为担负着承上启下职责的学校各职能部门,尤其要处理好文书工作和档案管理工作的关系,充分发挥文书档案的优势,弥补管理工作中的不足,适应时代的发展,才能使高校文书档案利用价值最大化和检索利用便捷化。

参考文献