行政工作实行方案

行政工作实行方案

为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本方案。行政部工作主要包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、车辆管理,公司设备管理,订餐订房订票管理,报刊及邮发管理等。

根据企业行政部的基本职责和公司的基本现状我建议实行以下公司行政管理制度：

一、办公用品管理

1、公司各部门所须的办公用品由办公室统一购买，各部门按实际需要领用。

2、办公用品的申购主要集中在每月的25日——27日，办公用品的领取主要集中在每月的1日和16日两次，其余时间如须领取办公用品须部门经理或总监签字确认。

3、办公用品的领取必须填写办公用品领取一览表。

4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字确认。

二、打印,复印管理

1、公司所要复印的文档都应在行政部存档，未经行政部同意各部门不得私自打印和复印大量文件。

2、各部门所须复印或打印的文件，应由各部门主管进行统计申报行政部并作好登记，统一打印或复印应避免零星打印或复印。

3、如行政部发现需要打印或复印的部门未填写所须打印或复印的数量或数量不符，除责成其重新填写外将限制该部门使用打印机，直至落实责任及相关处罚。

4、任何人不得利用公司利用公司机器复印或打印与工作无关的文件，行政部一经发现有权根据公司相关规章制度并通知人事部进行处罚。

三、印章管理

1、印章应由行政统一管理。

2、各部门印章由各部门指定专人负责保管，印章使用及保管应有行政部记录，不能委托他人代管。

3、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

4、任何印章的使用必须经总经理批准后才可使用。

5、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

6、公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介

绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

7、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

四传真收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。

2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。

五信件收发

1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。

2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。

3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。

4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。

5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。

6、业务部给客户发送信件或快递时应统一统计，然后上报行政部所要发送信件的内容及数量。

六公司设备申请

公司设备指的是凡价值超过30元人民币以上的物品

1、讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：

1.1.配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；

1．2.要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资金用在“刀刃”上；

1．3.要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。

2、具体流程:

2．1各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），填写办公设备申请表经部门主管签字同意后，抄送给行政部。

2．2行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。

2．3如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施；

2．4如果采取“购买”程序，行政部问清所申请设备的性能和价钱，填写采购清单，然后由申请人找总经理签字后方可购买。

2．5采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”“货比三家”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。

6．所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。

七．订餐,订房,订票

为方便公司全体员工，体现行政部的服务性。现将有关订餐、订票、订房的申请流程汇总如下：

1、各部门根据各部门的实际需要，提出订餐、订票、订房申请，并填写相应的申请表（内容具体详实），申报行政部上报总经理。

2、各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予行政部代办，在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款。

3、各部门承担在订餐、订票、订房时过程中由于自身失误带来的风险，例如承担退票费、退房费等。

4、订餐、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前2～3天知会行政部，订餐、订房一般提前1～2天）。

5、各部门申请不得提高出实际需要的要求。如经发现行政部有权根据公司的的相关制度通知人事部进行相关处罚。

八宣传品的管理

1、公司宣传品包括宣传彩页、公司简介和产品说明书等。

2、领用宣传品在5份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用物品一览表登记。

3、领用宣传品在5份以上的，须由申领负责人进行统计，由部门主管签字确认后，在宣传用品领用一览表登记后领用。

4、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门主管投诉及进行相关处罚。

5、宣传用品的领用要厉行节约，严禁浪费。

九会议管理

1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。