员工外出及出差管理制度
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员工外出管理制度
1、目的
为规范员工外出及出差行为,实时掌握员工去向与工作动态;使外出及出差行为目标明确,办事时效合理,成本可控,特制订本制度。
2、适用范围:全体员工
3、职责
3.1行政部负责本制度的编制、修订;
3.2各部门依照本制度严格执行、并监督落实情况;
3.3行政监督各部门和人员外出情况,并提出奖惩。
4、定义
4.1 外出:指员工因公事或私事必须离开工作岗位和工作场所,外出处理相
关事情的行为;其中,因公外出当日能返回公司,私事外出需请
事(病)假。
4.2 出差:指员工因公事到(或被派遣到)公司范围之外的地方处理公司业
务,当日不能返回公司的行为。
5、外出
5.1请假外出
5.1.1 员工上班时间因私外出,须先填写请假条,遵照请假程序,获得权限审批人批准。
5.1.2 车间员工请假外出,须将被核准之请假条交于当班保安,并打下班卡后方可离开。
5.1.3 办公室员工请假外出,须将被核准之请假条交于前台,并打下班卡后方可离开。
5.1.4 保安队长每天将前一日请假条收集整理交至前台,做为后续考勤依据。
5.2休息时间外出
5.2.1 因行业特殊(兼顾到现行考勤制度),车间员工原则上中途休息不允
许外出;确实需要外出的,须填写放行条,主任级(含)以上领导签
字后,交予保安放行。
5.2.2 中途休息时间外出的员工,需在下个班次开始前及时返岗。如若迟
到,需在保安岗登记返厂时间后方可进入车间(准时返岗者无需在离
岗登记本登记)。
5.2.3 离岗登记本的记录同样做为考勤核算的依据,迟到的时间一律按考勤制度处理。
5.3办公室员工因公外出(公出)
5.3.1 部门直属领导,对本部门员工之外出行为负责,对本部门员工之去
向负责,如不掌握讯息,负连带责任(此款同样适用于车间)。
5.3.2 各部门的负责人外出,需向常务副总申报,包括口头、电话、微信、
QQ等形式,征得同意后,在前台外出登记本上登记后方可离开。
5.3.3 普通职员因公外出,需填写外出申请单,部门领导签批后,在前台
处登记后方可离开(部门需评估外出的必要性,大致需用时长)。
5.3.4 员工外出返厂后,需在登记本上登记返厂时间,前台应加以监督。
5.3.5 员工公出,不论是在下班前返岗,还是在下班后返岗,均需打下班
卡。否则,依据考勤管理制度,按异常签卡或旷工处理。
5.3.6 外宿员工因公外出,仅在《外出申请单》上的预计返厂时间迟于下
班时间的情形,方可直接回家,否则,无下班打卡记录,按异常补
卡或旷工处理。
5.3.7 业务外出送货,填写《放行条》总经办签核后交保安,保安凭单准
予货品放行;然后,在前台《车辆使用登记表》做好登记后方可外
出,返厂时需登记返厂时间。
5.3.8 行政部定期检查外出登记本,对异常外出,相关外出人员需做出合
理解释,否则,按员工奖惩制度予以处罚。
6、出差
6.1 员工出差前应先填写《出差申请表》,注明出差时间、地点、事由、同
行人、费用预算(拜访对象及其联系方式)等,手上的未完成工作需做
好安排(交接)。
6.2 填好《出差申请表》后,先由部门审批,然后呈送总经办审批;复印一
份交行政。
6.3 出差实行“先预算,后开支”的费用控制原则:
①出差费用可“先垫付,后报销”;也可“先借支,后抵扣”,即比较预
算费用和实际报销费用,多退少补,需退回公司部分可现金补回公司,
也可在当月工资中扣回。
②费用超支部分需说明理由。
③员工预算出差费用时,需综合考虑目的地、出差时长、出行方式、办
事费用等具体因素,合理预算,然后填写借款单向财务借支。
④出差返回后,应及时报帐,否则,财务按照“前款不清,后款不借”
的原则,不予以下次出差借款的核发。
6.4 出差人员应将每日工作向部门领导或总经办汇报。返回后,如有必要,
需形成书面的出差报告(如市场考察分析,客户意向等)。
6.5 严禁假公济私,以出差名义办理私人事务。一经查处所有费用自行承担。
6.6 出差过程中,如遇特殊情况需延误行程、需更改行程线路、或根据实际
工作需要延长出差时间,均需事先向公司申报,否则,未经公司允许产
生的费用,一律不予报销。
6.7 员工在外出差,需注意人身财产安全,如夜晚在外游荡遭受伤害,本人
承担责任;禁止在外从事抢劫、偷窃、诈骗、酗酒、斗殴、贩毒、赌博、
招嫖等与公司业务无关损害公司形象的个人不法行为,违者立即开除,
公司不承担任何责任。
6.8 市内出差(如连续几天的培训、会议等)一律返回家中或公司住宿。
7、出行方式、差旅费标准及报销要求
7.1 出行方式
7.1.1 因公外出或短途出差(深圳及深圳周边):①业务耗时不长:A、有
厂车的情形下,优先安排厂车;B、如无厂车而事情不是很急迫,
坐公交或汽车;C、在厂内车辆无法调度而时间紧急或交通不便的
情况提前作好规划,,优先选用顺风车,其次是滴滴拼车。②业务
耗时较长,可安排厂车先送到公交站或地铁站或车站,然后乘坐公
交、汽车或地铁(综合考虑轻重缓急、厂内用车情况及所办业务耗
时情况)。
7.1.2 远途出差一般选择火车作为交通工具,特殊情况下采用汽车出行,
车程在8小时内的,原则上只能乘坐硬座;一般火车超过8个小时
可以选择卧铺出行,特殊情形选择飞机或轮船的,需向总经办申请
并取得同意。
7.1.3 所有外出或出差申请,出差前提交到行政部:①作为考勤依据。②
方向相同时间相近的出行,可统筹合并用车。
7.2 出差费用标准
7.2.1住宿、餐饮标准,参照下表数据,高于此标准的超额部分由出差员工
个人承担,特殊情况无法控制在支出时可提前与公司协商。