更新档案管理理念 实现档案管理科学化 翟琳

更新档案管理理念实现档案管理科学化翟琳

发表时间：2018-09-11T16:11:38.003Z 来源：《基层建设》2018年第23期作者：翟琳

[导读] 摘要：档案管理是当前商业和单位运营的一个组成部分，可以有效提高单位的人力资源管理水平，为科学合理的档案奠定基础。

单县审计局山东菏泽 274300

摘要：档案管理是当前商业和单位运营的一个组成部分，可以有效提高单位的人力资源管理水平，为科学合理的档案奠定基础。管理层直接影响单位的发展。随着社会经济的发展和市场经济体制的改革，各行业和社会各个领域的体制也进行了相应的改革，其中人事制度改革也更加深入透彻。因此，在当前的档案管理工作中，档案管理工作如何顺应时代发展，更新档案管理工作的内容和范围，同时完善档案手机的方法和手段成为当前企业管理工作要解决的问题。为进一步提高企业档案管理工作水平，提高企业核心竞争力，促进企业快速稳健发展，对档案管理概念进行更新分析研究，实现科学档案管理意义重大。

关键词：更新档案；管理；科学化

引言：随着科学技术的迅速变化，我国经济发展的步伐也加快了，在当前各个领域，市场经济空前繁荣为我国推进社会主义建设奠定了坚实基础。随着市场经济体制改革和加入世贸组织，中国经济发展带来机遇的同时，也使市场更具竞争力，在这个时代，企业或组织要激烈。为了在市场竞争中取得快速发展，我们必须做好各方面的业务运作，以确保单位不会因激烈的市场竞争而被磨灭。档案管理是当前商业和单位运营的一个组成部分。档案管理可以有效提高单位的人力资源管理水平，从而单位打造一支高素质的核心团队，科学合理的档案奠定基础。

1 人事档案现状及存在的问题

1.1对档案的重视程度不够。长期以来，包括一些领导干部在内的不少人对档案工作存在误解，他们认为档案工作是一项涉及复制，写作和保存的交易性工作。这不是单位的主要工作，也不能为单位创造经济效益，可以应付转移并检查文件。这表明有些人对档案工作缺乏了解，忽视了档案工作。这种对档案工作的蔑视已经不能满足当前的管理需求。

1.2人事档案交接手续不严密，重视不够。大多数文件管理人员不是全职员工。因此，在离职或转职时，文件和程序的转移不按程序办理。检查没有被检查，清理没有被清理，签名没有被签名，导致文件，材料等的数量，问题的责任不清楚，边界不清楚。有的人甚至认为文件传输只是一堆钥匙，使得人事档案传输前后转移，人事档案管理硬件设施不完善，档案管理人员培训不到位等等。

1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分员工没有收到专业的文件知识培训，他们不了解档案的重要性，管理档案的要求，档案资料的收集，组织，备案和约束力，档案收集意识淡薄。另外，多数档案管理人员担任多个角色，档案工作投入不足。部分档案资料仍不准确，存档资料未及时准确补充，致使档案资料不能真实反映人的真实情况，导致档案资料不全。

2 人事档案管理对策及思考

2.1严格按程序交接。人事档案的转移是一个彻底细致的过程，有严格的手续和责任，应按照程序处理。文件传输程序：首先对所保存的文件进行全面清理，使帐号保持一致，其次，贷款文件必须及时归还，安排欠条，并在欠条上标明原因和提醒；第三种是对未排序和分散的文件进行分类和存储，并在清理和分类后及时归档。第四是根据转移请求交付文件，并在切换程序中指明切换时间，地点，保管人，转让人和接收人。还应在转让单上签名并加盖库存名称和库存移交数量等，以便负责移交。

2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部档案管理意识，完善档案硬件管理设备，增加档案，购置空调，除湿机，档案架，电脑。引入计算机管理软件建立人事档案储存和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要组成部分，它与个人利益密切相关，如薪酬福利，职称评估等。因此，要提高档案管理人员的整体素质，提高工作主动性，从根本上保证档案资料的准确，完整和及时归档。此外，还应建立完善的档案管理系统，并努力确保档案的完整，完整和真实可靠。

2.3健全档案管理制度。建立档案工作制度必须符合下列要求：一是规章制度要体现合理性和科学性。既定的规章制度必须符合单位特点和实际档案管理，以适应单位档案管理的需要。其次，它简洁实用。该系统必须具有可操作性，其设置方便实用，操作简单易行，可操作性强，以更好地发挥系统的指导性和规范性作用。

总之，要想在档案工作中取得新的进展和突破，就必须抓住当前的有利时机，加强学习，不断改革创新，突破原创思路和模式，形成一套新的档案理念和档案理念适应档案业务的发展，为档案管理的科学化，规范化和现代化做出应有的贡献。

2.4加强档案信息化建设。

2.4.1档案工作人员要树立档案信息意识。档案工作者是档案信息建设的基本力量，它们的活力与信息化建设的成败有关。只有档案工作者才能从思想上形成档案信息意识，认识档案信息化建设的重要性。只有当他们有强烈的使命感和责任感时，才会主动关心档案信息化建设，认真做好信息化工作的各个环节，积极考虑各种文献信息的渗透和整合社会文献信息系统，促使档案信息化建设与其他社会信息业务相结合共同发展。

2.4.2提高档案信息化水平技术。配备电脑，服务器，交换机，路由器，扫描仪等硬件设备。系统软件的开发，应用或改进可通过计算机系统软件的操作进行培训和推广，同时逐步建立分支中心前期准备工作的平台；档案中心目录的内容和全文被数字化。文件信息数据的输入是目录中心的基础工作，每年由各职能部门移交大量结果文件数据，从信息源头开始整理和输入，建立统一的数据格式标准，实施纸质文件和数字文件“双重工作模式避免了重复劳动，这不仅节省了人力和财力，而且大大加快了归档信息数字化的过程；它还定义了互联网上的机密信息。制定保密标准，为图书馆文件定义公开，内部，秘密和机密信息，其次，为档案信息用户进行在线身份验证，为不同身份的用户提供不同的信息搜索权限，以确保软件系统的安全。

2.4.3提高档案信息管理水平。信息技术的广泛采用和电子政务的加速，使档案馆基础设施建设的重点转向档案信息化。如今以计算机管理渗透的形式，计算机管理软件的应用为档案管理的现代化做出了巨大贡献。档案部门建立了自己的局域网，购买了电脑，光盘刻录机，扫描仪等，在系统开发和文件利用方面发挥了重要作用。因此，选择适合电子文档形成单元特点的适当文件管理软件，并进行有计划，有针对性的输入，开发和利用是文件信息化发展的重要任务。通过选择合适的档案管理软件，不仅可以达到电子文档科学高效管理的目的，而且通过电子软件实现软件作为信息资源的整合和开发，不仅是电子文档形成单元的有益积累，也是经济和社会发展的过程。

2.5提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，搞好咨询服务，利用各种渠道向人民群众宣传人事档案管理知识，使人们认识到人事档案不是可有可无的。它对我未来的工作有重要影响。二是加强人事档案的规范化管理，