电子文件和电子档案管理办法

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5.4.3 各部门定期（每季度至少一次）对非办公应用的机械、电器设备的电子数据进行收 集、整理和备份。 6 相关文件
无 7 质量记录表式 7.1 《电脑用户需求单》 8 附录 8.1 需求申请流程图
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1 目的 加强公司办公使用的计算机、信息系统及电子文件管理，保证电脑及信息系统的安全
及正常运行，确保系统内数据的保密及安全。 2 范围
包括公司办公电子数据和机械设备电子数据 3 定义 3.1 办公电子数据：办公应用的电脑制作的电子信息数据（包括程序和文件）、。 3.2 机械设备电子数据：非办公应用的机械、电器设备上的电子数据。 3.3 IT：公司计算机管理和维护的负责人。 3.4 电脑用户：办公电脑的使用人。 3.5 机械设备用户：非办公应用的机械、电器设备的使用人。 4 职责 4.1 IT 负责公司办公电脑信息系统及电子数据的安全。 4.2 电脑用户负责本人办公电子数据的安全。 4.3 机械设备用户负责本人使用的非办公应用的机械、电器设备的电子数据的安全。 4.4 综合部负责财务软件的使用、数据备份和安全管理。 5 程序 5.1 电脑用户需求申请（见附件） 5.1.1 电脑用户填写《电脑用户需求单》，对电脑信息系统的使用权限或电子数据的安全应 用等需求提出申请，对本人所需申请项目的功能和应用做简要描述，经本部门领导签字 批准后，递交给 IT，经信息部门核实批准该申请后进行实施。 5.1.2 用户在完成本人申请配置需求后，应对其进行使用检验，合格后进行签收，完成此 次申请程序。 5.2 电子数据软硬件载体应用安全 5.2.1 公司为用户配置的电脑硬件设备所有权归公司所有，属于公司的设备资产，用户在 使用中应爱惜、保护设备，未经许可不可擅自拆开设备，损坏存储电子数据的硬件载体， 若因此造成的损失，由用户自行承担相应责任。 5.2.2 公司为用户配置的电脑软件设备所有权归公司所有，属于公司的设备资产，用户不
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需求申请流程图
电脑用户 所属部门领导 信息部/设备能源部
IT 电脑用户、IT 8.2 电子数据操作流程图 电脑用户 电脑用户
需求申请
部门审核
N
申请审核 Y
需求实施
完成签收
数据生成
数据备份
电脑用户需求单
IT 电脑用户
服务器数据备份 数据使用
附加说明： 本标准由品质技术部门提出； 本标准由品质技术部门起草；
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本标准主要起草人：赵小林、王进 本标准审核人：杨文云 本标准批准人：吕哲
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得将此类软件用作其它用途，如发生另行安装、销售等行为，若因此违反国家的相关软 件版权法律或造成公司的电子数据泻露，由用户自行承担相应责任。 5.2.3 公司为用户办公配置的各类信息系统的使用权限（包括开机、网络密码、财务软件 系统的使用权限等），用户应确保这类使用权限的保密，未经许可不得转告他人使用。 5.2.2.4 对非办公应用的机械、电器设备的电子数据(含监测用计算机程序等)，应设置使 用权限（包括开机、修改密码等），用户应确保这类使用权限的保密，未经许可不得转告 他人使用。 5.3 数据安全 5.3.1 用户对于本人使用的电脑应设置相应的密码以保护数据安全，如开机、屏保和网络 密码等。密码应由数字或字母组成，长度不应少于六位。 5.3.2 为确保数据安全，用户使用电脑时不得将数据存于 C 盘上，可存于 D 盘或 E 盘，同 时公司为用户开设文档服务器用于备份个人数据，用户每月使用文档服务器备份次数应 不少于一次，若发生数据遗失的事故，而用户事先又没做过数据备份，由用户自行承担 相应责任。 5.3.3 公司对于办公应用的电子数据提供备份支持，不包括非办公应用的机械、电器设备 上附带的电子数据，这类相关设备的数据、使用维护由综合部负责。 5.3.4 用户通过网络共享数据应将数据复制到 Share 文件夹，必须将共享文件夹设为只读 方式，为提高安全性还可设置相应的访问密码、权限。未经公司允许用户不得将本人所 有的工作数据或某工作项目的整个系列数据进行共享。 5.3.5 使用笔记本电脑的用户应妥善保管自己的设备，并加设电脑使用密码，做到经常使 用文档服务器进行数据备份，若发生设备遗失应立即报告公司 IT，并以书面报告的形式 将遗失数据中关系到公司重要数据安全和利益的数据项目进行呈报。 5.3.6IT 负责机房终端设备的管理和维护工作，未经 IT 同意，任何人不能进入机房（不可 抗拒的因素除外，如：自然灾害、后勤保障问题等）。 5.4 数据备份 5.4.1 IT 每月对于文档服务器中的办公电子数据进行定期备份。 5.4.2 电脑用户定期（每月至少一次）对本人的办公电子数据进行收集、整理和备份，可 通过使用文档服务器、光盘刻录机、硬盘保存的方法进行数据备份。